Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Kraftfahrzeugg ... / 2. Führung des Fahrtenbuchs

Rz. 40

Stand: EL 136 – ET: 11/2023

Art und Umfang der Nutzung müssen für eine individuelle Nutzungswertermittlung im Einzelnen anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden.

Ein Einzelnachweis setzt voraus, dass die einzelnen Gruppen von Nutzungsarten voneinander abgegrenzt werden. Zu unterscheiden sind

•	die im Rahmen des Dienstverhältnisses anfallenden beruflichen Fahrten. Aufzuzeichnen sind Datum und Km-Stand zu Beginn und am Ende jeder Auswärtstätigkeit, Reiseziel – bei Umwegen die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner (> R 8.1 Abs 9 Nr 2 Satz 3 LStR). Ergänzend > Rz 42;
•	Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (> Rz 30) einschließlich der Familienheimfahrten (> Rz 53 ff). Aufzuzeichnen ist einmal die Fahrtstrecke (Angabe der Wohnung und der Tätigkeitsstätte sowie die Entfernungs-km) und in der Folge ein die Nutzungsart kennzeichnender Vermerk (zB ‚Weg zur Arbeit 47 km’ oder ‚Familienheimfahrt 230 km’);
•	private Fahrten einschließlich solcher im Rahmen eines weiteren Dienstverhältnisses oder einer anderen Einkunftsart (> Rz 28/1). Aufzuzeichnen ist die Zahl der gefahrenen Km.

Die Tatsache, dass der Gesetzgeber außerhalb der AO in § 8 Abs 2 Satz 4 EStG die Art und Weise des zu führenden Nachweises besonders regelt, lässt seine Entschlossenheit erkennen, diesem Nachweis Gewicht beizumessen. Einen zeitlich begrenzten repräsentativen Nachweis hat die FinVerw angesichts der eindeutigen gesetzlichen Absichten nicht zugelassen. Zur Verfassungsmäßigkeit dieser Nachweispflichten > Rz 17.

Rz. 41

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Sinn und Zweck eines Fahrtenbuchs ist es, dass die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit für den Nachweis der zu versteuernden Nutzungsvorteile bieten und mit vertretbarem Aufwand hinsichtlich ihrer materiellen Richtigkeit hin überprüfbar sind.

Zur ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs enthalten > R 8.1 Abs 9 Nr 2 LStR und H 8.1 (9–10) LStH Regelungen; die Anforderungen hat die Rechtsprechung bestätigt (BFH 212, 546 = BStBl 2006 II, 625; BFH 236, 497 = BStBl II 2012, 505): Das Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form zu führen; diese Anforderungen sind nur anhand der Originalunterlagen nachprüfbar. Das FA wird deshalb regelmäßig die Vorlage des Fahrtenbuchs im Original verlangen; eine bloße Reinschrift genügt nicht. Ausführlich hierzu > Fahrtenbuch. Die Führung eines Fahrtenbuches kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.

Bei dienstlichen Fahrten sind grundsätzlich folgende Angaben erforderlich:

•	Datum und Km-Stand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
•	Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
•	Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Rz. 42

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Der Umfang der Nachweise bei dienstlichen Fahrten bestimmt sich nach dem Zweck des Fahrtenbuchs, die eindeutige Zuordnung der Fahrten zur beruflichen Sphäre für einen Außenstehenden nachvollziehbar zu ermöglichen. Die Angaben müssen die berufliche Veranlassung und den Umfang der beruflichen Nutzung plausibel erscheinen lassen und ggf eine stichprobenartige Nachprüfung anhand betrieblicher Unterlagen (Reisekostenabrechnungen, Arbeitsberichte) ermöglichen.

Rz. 42/1

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Angaben über die Reiseroute zwischen den verschiedenen Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen der direkten Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich. Die Angaben zu Reisezweck und aufgesuchten Geschäftspartnern können auch außerhalb des Fahrtenbuchs, zB in Besuchsberichten, aufgezeichnet werden, wenn diese Unterlagen gemeinsam mit den Fahrtenbüchern aufbewahrt werden und dem FA zur Überprüfung jederzeit zur Verfügung stehen. Auf einzelne Angaben kann verzichtet werden, wenn dadurch der für die Abgrenzung notwendige Aussagewert und die Möglichkeit der Überprüfung nicht beeinträchtigt werden.

Rz. 42/2

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Die Verwaltung gewährt Ausnahmen und gewisse Aufzeichnungserleichterungen (BMF vom 03.03.2022, Rz 30, BStBl 2022 I, 232) insbesondere für

•	Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure und Pflegedienstmitarbeiter mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten;
•	Fahrten eines Taxifahrers im sog Pflichtfahrgebiet;
•	Fahrlehrer und
•	sicherheitsgefährdete Personen.

Rz. 43

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Entspricht das Fahrtenbuch nicht den Anforderungen, ist – abgesehen von kleineren Mängeln (BFH 221, 39 = BStBl 2008 II, 768) – der geldwerte Vorteil zwingend nach der 1-%-Regelung zu ermitteln; eine > Schätzung der Nutzungsvorteile ist nicht zulässig (BFH/NV 2007, 1314; OFD Koblenz vom 16.05.2006, DB 2006, 1463). Ein erst zu einem späteren Zeitpunkt im Handel erhältliches Fahrtenbuch weist schon durch das Fehlen des Merkmals "zeitnahes Erstellen" einen nicht mehr geringfügigen Mangel auf (FG Rheinland-Pfalz vom 13.11.2017 – 5 K 1391/15).

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