Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Lohnkonto / 7. Sammellohnkonto und andere Aufzeichnungserleichterungen

Rz. 45

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Bei > Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 Abs 1 Nr 1 EStG und § 40b EStG sind grundsätzlich ebenfalls Eintragungen im Lohnkonto des einzelnen ArbN erforderlich (> Rz 28). Lassen sich aber bei der Pauschalierung der LSt nach § 40 Abs 1 Nr 2 EStG sowie nach § 40 Abs 2 EStG die auf den einzelnen ArbN entfallenden Teilbeträge nicht leicht ermitteln, kann ein sog Sammellohnkonto benutzt werden. Das ist ein Lohnkonto, in dem bestimmte Teile des Arbeitslohns für eine unbestimmte Anzahl von ArbN außerhalb des für sie geführten individuellen Lohnkontos aufgezeichnet werden. Dafür kommen aufgrund ihrer Ausrichtung in Betracht die pauschale Nacherhebung der LSt in einer größeren Zahl von Fällen (> Pauschalierung der Lohnsteuer Rz 82 ff), die Abgabe unentgeltlicher oder verbilligter > Mahlzeiten im Betrieb, Leistungen bei > Betriebsveranstaltungen, Übereignung eines PC und Zuschüsse zur Internetnutzung sowie > Fahrtkostenzuschüsse (> Pauschalierung der Lohnsteuer Rz 160 ff) – insbesondere für den Fall der wahlweise nicht steuerfrei gestellten Beiträgen iSd § 3 Nr 15 EStG gemäß § 40 Abs 2 Satz 2 Nr 2 EStG. Zu den Einzelheiten über die Führung eines derartigen Lohnkontos vgl § 41 Abs 1 Satz 8 EStG; § 4 Abs 2 Nr 8 und Abs 3 LStDV.

Rz. 46

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Die mit dem Sammellohnkonto bezweckten Aufzeichnungserleichterungen erweisen sich aber nur dann als für den ArbG praktikabel, wenn die > Sozialversicherung für die Beitragsbemessung ausnahmsweise auf eine Zuordnung der Leistungen zu den einzelnen versicherten ArbN verzichtet (vgl § 1 SvEV; > Anh 15 S 3).

Rz. 47

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Werden die Steuerabzüge für Teilzeitbeschäftigte nach § 40a EStG pauschaliert (> Geringfügige Beschäftigung; > Pauschalierung der Lohnsteuer Rz 165 ff), sind weitere Erleichterungen möglich; vgl im Einzelnen § 41 Abs 1 Satz 8 EStG iVm § 4 Abs 2 Nr 8 Satz 4 LStDV. Bei Beschäftigung von Aushilfskräften in der > Landwirtschaft Rz 3 bzw der Forstwirtschaft (§ 40a Abs 3 EStG) ist auch die Art der Beschäftigung aufzuzeichnen (> Pauschalierung der Lohnsteuer Rz 188/3, 236). Werden Bezüge von Teilzeitbeschäftigten nicht mit dem ermäßigten Satz für KiLSt besteuert (> Pauschalierung der Lohnsteuer Rz 295 ff und > Anh 16), ist zusätzlich die unterlassene Erhebung der KiLSt aufzuzeichnen und auf die als Beleg aufbewahrte entsprechende Unterlage im Lohnkonto hinzuweisen (> R 41.1 Abs 4 Satz 2–3 LStR). Zur Nachholung unterlassener Aufzeichnungen im Lohnkonto innerhalb angemessener Frist vgl EFG 1993, 610 (nur LS). Sind keine Aufzeichnungen vorhanden, aus denen die Voraussetzungen für eine Pauschalierung der Steuerabzüge zu entnehmen sind, müssen diese ggf auf andere Weise nachgewiesen werden (BFH 146, 553 = BStBl 1986 II, 681).

Rz. 48

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Weitere Ausnahmen von den Aufzeichnungsverpflichtungen können die OFDen oder die an ihre Stelle getretenen, den FÄ vorgesetzten Behörden (vgl § 6 Abs 2 Nr 4a AO) bei maschineller Lohnabrechnung zulassen, wenn die Möglichkeit der Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist (§ 4 Abs 3 Satz 1 LStDV, > R 41.1 Abs 2 LStR); die Zahlung entsprechender Bezüge sowie die Art ihrer Aufzeichnung sind gleichwohl im Lohnkonto zu vermerken. Auf Antrag soll ferner das > Betriebsstätten-Finanzamt auf die Aufzeichnung von Sachbezügen iSd § 8 Abs 3 EStG für solche ArbN verzichten, bei denen durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, dass der Freibetrag nicht überschritten wird (§ 4 Abs 3 Satz 2 LStDV, > R 41.1 Abs 3 LStR). Zur Aufzeichnung von Sachbezügen, die wegen des 44-EUR-Freibetrags nach § 8 Abs 2 Satz 11 EStG steuerfrei bleiben, > Rz 26 f.

Rz. 49

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Randziffer einstweilen frei.