Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Lohnzuschläge / 6. Einzelnachweis

Rz. 61

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Da nur Zuschläge für tatsächlich geleistete SFN-Arbeit steuerfrei bleiben (> Rz 47 ff), setzt das den Einzelnachweis der geleisteten Arbeitsstunden voraus (> R 3b Abs 6 Satz 3ff LStR). Die Art und Weise des Nachweises bleibt im Einzelnen grundsätzlich demjenigen überlassen, der die Steuerfreiheit in Anspruch nimmt, idR also dem ArbG; ergänzend > Rz 8. Die Voraussetzungen des § 3b EStG müssen jedoch für das FA mit einem angemessenen Zeitaufwand nachprüfbar sein. Gewöhnlich wird deshalb neben dem Arbeitstag (Datum) auch die Dauer der Tätigkeit, dh die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden (Stundenzettel) und soweit erforderlich (zB bei Nachtarbeit) die Uhrzeit (Arbeitsbeginn und -ende) für jeden ArbN aufgezeichnet und so eine Anlage zum > Lohnkonto geschaffen. In Betrieben mit vollkontinuierlichem Schichtbetrieb können die Schichtpläne einen wesentlichen Teil der Aufzeichnungen ersetzen. Bei einem den Verlauf jeder Schicht einzeln darstellenden Schichtplan kann uE davon ausgegangen werden, dass die danach für den einzelnen, einer bestimmten Schicht zugeordneten ArbN anfallende steuerbegünstigte SFN-Arbeitszeit im Regelfall der tatsächlich geleisteten, auf Sonn- oder Feiertage sowie die Nachtstunden entfallenden Arbeitszeit entspricht. Weicht die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von dem Schichtplan ab (zB bei Krankheit, Urlaub, Elternzeit, Dienstbefreiung, Schichtwechsel, Streik, Ausfall einer oder mehrerer Schichten, nicht vermerkten Sonderschichten), so muss dies allerdings im Einzelnen aufgezeichnet und entsprechend ausgewertet werden (ergänzend > Rz 54). Entsprechendes gilt, wenn ein ArbN fast ausschließlich zur begünstigten Nachtzeit arbeitet (BFH/NV 2010, 201 = DStRE 2010, 143). Es reicht nicht aus, dass der ArbG lediglich für einen repräsentativen Zeitraum die tatsächlich geleistete SFN-Arbeit aufzeichnet. Auch eine > Schätzung der zu den begünstigten Zeiten geleisteten Arbeit ist nicht zulässig (vgl BFH 169, 515 = BStBl 1993 II, 314; BFH 210, 113 = BStBl 2005 II, 725). Zu einer engen Handhabung der Regelung vgl auch BFH 169, 515 = BStBl 1993 II, 314.

Rz. 62

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Erhalten ArbN ausnahmsweise Zuschläge für SFN-Arbeit, die außerhalb des Betriebs, zB auf einem Fahrzeug, im Ausland oder in der Privatwohnung (> Rz 51) geleistet wird, so sind an den Nachweis der tatsächlichen Arbeit zu den begünstigten Zeiten uE keine geringeren Anforderungen zu stellen. Eigene Aufzeichnungen werden deshalb die betrieblichen Anschreibungen nicht ohne Weiteres ersetzen können. EFG 1976, 185 hat allerdings – uE zu Recht – in einem Sonderfall eigene Anschreibungen des ArbN für ausreichend gehalten, weil die Ausübung der Tätigkeit während der begünstigten Zeiten wegen der besonderen Umstände wahrscheinlich war und von Dritten bestätigt wurde. Auch BFH 163, 83 = BStBl 1991 II, 298 hat grundsätzlich alle nach der AO in Betracht kommenden Beweismittel – hier Zeugenaussagen von Kollegen – zugelassen. Ergänzend > Rz 61.

Rz. 63

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

In Betrieben, in denen üblicherweise SFN-Arbeit verrichtet wird, wegen der Besonderheiten der Arbeit oder der Lohnabrechnung Einzelanschreibungen oder – bei Schichtbetrieb – vergleichbare Aufzeichnungen aber nicht möglich sind, kann das > Betriebsstätten-Finanzamt Ausnahmen von den Aufzeichnungspflichten zulassen. Zur verwaltungsinternen Abstimmung > R 3b Abs 6 Satz 7 LStR. Von dieser Regelung wird erfahrungsgemäß nur nach eingehender Prüfung und in engen Grenzen Gebrauch gemacht. Die für die Entscheidung idR verwaltungsintern berufenen obersten Finanzbehörden gehen dabei gleichwohl nicht von einer objektiven Unmöglichkeit der Aufzeichnungen aus, sondern ob diese unter Anwendung eines strengen Maßstabs unzumutbar sind. Dabei wird weniger auf den beim ArbG anfallenden Erfassungsaufwand und ggf sein Verhältnis zu den steuerfrei bleibenden Beträgen, sondern auf die besonderen Bedingungen abgestellt, unter denen die Aufzeichnungen gemacht werden müssen, zB beim Flugverkehr (> Fliegendes Personal, > Deutsche Lufthansa). So kann bei Fluggesellschaften, die Flüge in verschiedene Zeitzonen durchführen, auf Einzelanschreibungen verzichtet werden. Werden die Flüge hingegen fast ausschließlich innerhalb derselben Zeitzone durchgeführt, so ist die Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten, begünstigten Zeiten nach Auffassung der FinVerw zumutbar, soweit sie nicht ohnehin nach der Betriebsordnung für Luftfahrgerät erforderlich ist (FinMin NW vom 06.07.1998, DB 1998, 1490; SenFin HB vom 04.04.1991, Stotax First; OFD Frankfurt vom 24.10.1991 – S-2343-A, Stotax First; EFG 1999, 1008; 1170). Die Ausnahme gilt aber nicht für eine Mehrstundenvergütung; das FG kann die Befreiung von Einzelanschreibungen nicht auf andere Sachverhalte ausdehnen (EFG 2002, 1581).

Rz. 64

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Die Befreiung des ArbG von den Aufzeichnungspflichten durch das > Betriebsstätten-Finanzamt (> Rz 63) hat Wirkung nur für den LSt-Abzug und gilt nicht für die > Ver...