Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Reisekosten / 2. Besonderheiten bei Aufwendungsersatz durch den Arbeitgeber

Rz. 39

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Der ArbG wird idR anhand der betrieblichen Reisekostenabrechnung die Aufwendungen des ArbN ersetzen; die ersetzten Beträge bleiben im Rahmen von § 3 Nr 13 und Nr 16 EStG steuerfrei; zu Einzelheiten > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern und – für den öffentlichen Dienst – > Reisekostenvergütungen. Ersetzt der ArbG geringere Beträge als die amtlichen Km-Sätze laut BRKG für die Kfz-Benutzung (> Rz 63) oder die gesetzlichen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand (> Rz 84 ff), so werden die Unterschiedsbeträge grundsätzlich bei der Besteuerung des ArbN (> Rz 3) als > Werbungskosten abgezogen. Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen werden mit den gleichen Pauschbeträgen angesetzt, wie sie der ArbG steuerfrei hätte erstatten können. Zur Berücksichtigung von Tagegeld bei gestellter Verpflegung > Rz 108 ff. Übernachtungskosten (> Rz 110 ff) kann der ArbN aber nur in Höhe der ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen abziehen; das gilt bei Übernachtung im > Inland und > Ausland Rz 1 (> R 9.7 Abs 2 LStR; > Rz 113). Die allein für die Erstattung durch den ArbG maßgebenden Pauschbeträge (> R 9.7 Abs 3 LStR; > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 52 ff) gelten nicht für den WK-Abzug; der ArbN kann also nur tatsächlich entstandene, über die pauschale Erstattung durch den ArbG hinausgehende Übernachtungskosten abziehen. Für die Ermittlung von WK, die die steuerfreie ArbG-Erstattung übersteigen, ist die Auswärtstätigkeit aber einheitlich zu betrachten. Deshalb dürfen die vom ArbG erstatteten Beträge nicht zunächst zur Abgeltung pauschal erstatteter Übernachtungskosten bestimmt und nur der über diese pauschale Abgeltung hinausgehende Erstattungsbetrag als Ausgleich der Verpflegungsmehraufwendungen verwendet werden (BFH 166, 452 = BStBl 1992 II, 367).

Beispiel 1:

Der ArbN macht in seiner Steuererklärung 2020 folgende Reisekosten geltend:

Verpflegungsmehraufwand für 40 An-/Abreisetage = 14 EUR	560 EUR
Verpflegungsmehraufwand für 90 Tage zu 24 Std = 28 EUR	2 520 EUR
Aufwendungen für 90 Übernachtungen laut Einzelnachweis	7 110 EUR
	10 190 EUR
abzüglich Auslösungen für 130 Tage × 35 EUR	4 550 EUR
Summe der abziehbaren WK	5 640 EUR

Abwandlung: Der ArbN kann dem FA für seine Übernachtungskosten keine Belege vorlegen. Nach einer Bescheinigung des ArbG dient die Auslösung zunächst zur Abgeltung der Übernachtungskosten; der übersteigende Betrag ist für den Mehraufwand an Verpflegung bestimmt.

Das > Wohnsitz-Finanzamt erkennt Übernachtungskosten nur in geschätzter Höhe von hier 50 EUR je Übernachtung an. Danach berechnen sich die abzuziehenden WK wie folgt:

Verpflegungsmehraufwand wie bisher	3 080 EUR
Aufwendungen für 90 Übernachtungen geschätzt (50 EUR)	4 500 EUR
	7 580 EUR
abzüglich Auslösungen für 130 Tage × 35 EUR	4 550 EUR
Summe der abziehbaren WK	3 030 EUR

Rz. 39/1

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Übersteigt der vom ArbG erstattete Pauschbetrag die nachweislich tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten, versteuert das > Wohnsitz-Finanzamt die Differenz im Rahmen der Veranlagung des ArbN nicht. Gleiches gilt, wenn die pauschalen Km-Sätze die tatsächlichen Kfz-Kosten übersteigen, denn es obliegt dem ArbG, diese Beträge als Teil des steuerpflichtigen Arbeitslohns mit insoweit abgeltender Wirkung dem LSt-Abzug zu unterwerfen (beachte aber > Rz 69).

Rz. 40

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Reisekosten sind auch dann WK, wenn der ArbN gegen seinen ArbG einen Anspruch auf Ersatz der Kosten hat, diesen aber nicht geltend macht (BFH 89, 187 = BStBl 1967 III, 570). Werden in Tarifverträgen Reisekosten (Auslösungen) mit festen Beträgen vereinbart, berechtigt das nicht zu der Vermutung, der entstehende Mehraufwand werde voll abgegolten (BFH vom 08.02.1974 – VI R 88/71, nv). Entsprechendes gilt für den öffentlichen Dienst: Das FA darf nicht einfach unterstellen, dass die Leistungen des öffentlichen Dienstherrn alle Mehraufwendungen abgelten (vgl BFH 104, 241 = BStBl 1972 II, 257 mwN; BFH 135, 509 = BStBl 1982 II, 498).