Altersstruktur: Die 4-Generationenkanzlei managen

Zusammenfassung

Wie ist die Einstellung Ihrer Mitarbeiter – und Ihre eigene - zum Thema Digitalisierung und neue Medien? Wer springt begeistert auf den Zug auf, wer ist zurückhaltend bis hin zu ablehnend?

Auch wenn die Antwort nicht zu 100 % trifft: Oft tun sich ältere Mitarbeiter schwerer damit und brauchen länger, um sich den veränderten Arbeitsweisen anzupassen. Kein Wunder, denn wer 30 Jahre gewohnt ist, die Kontenabstimmung auf Papier zu machen, wird aufjaulen, wenn das Ganze nur noch digital abgewickelt werden soll.

Auch die durchgängige Excel-Nutzung für Arbeitspapiere soll noch nicht in allen Kanzleien Standard sein (es soll sogar Fälle geben, in denen Mitarbeiter die Ergebnisse der Summenspalten in Excel nochmals mit der Rechenmaschine nachprüfen). Wissenschaftler sprechen von 4 Generationen, von denen sich in Sachen Digitalisierung die ersten beiden elementar von den anderen beiden abgrenzen:

Digital Immigrants	Digital Natives
Aufgewachsen ohne Internet	Aufgewachsen mit Internet
Baby Boomer – Jahrgänge 1956 bis 1965	Generation Y – Jahrgänge 1981 bis 1995
Generation X – Jahrgänge 1965 bis 1980	Generation Z – Jahrgänge ab 1996

Wie gesagt, die Einstellung zur digitalen Welt ist nicht ausschließlich altersabhängig. Es gibt auch 55-jährige, die Neuem grundsätzlich positiv gegenüberstehen und sich leicht in der digitalen Welt zurechtfinden und 25-jährige, die facebook nicht nutzen. So ziemlich eines haben Sie aber inzwischen wohl alle gemein: Sie nutzen ein Smartphone. Ein Punkt, den Sie übrigens anführen können, wenn einer Ihrer Mitarbeiter gegen die zunehmende Digitalisierung wettert und den Verfall der Sitten beklagt – fragen Sie ihn, ob er sein Smartphone gern wieder gegen ein Schnurtelefon eintauschen möchte.

Bremsen der Digitalisierung

Der Einstieg in die digitale Welt kann also gebremst werden, je nachdem wie Ihre Altersstruktur und Einstellung in der Kanzlei ist. Dabei spielt es auch eine Rolle, wer die informelle Führerschaft im Team bei diesem Thema übernimmt. Sind es die sogenannten "Grauen Eminenzen", die um ihr Herrschaftswissen fürchten, wenn neue Techniken im Vormarsch sind? Diese könnten versuchen, die jüngeren Mitarbeiter zu beeinflussen, um zu verhindern, dass deren Wissen künftig mehr zählt. 

Aussagen wie "Das haben wir schon immer so gemacht", "So wie wir jetzt arbeiten, geht es doch viel schneller" oder "Unsere Mandanten bestehen auf Pendelordner und Papier" gehören hier zum Standardrepertoire. Jüngere Mitarbeiter akzeptieren das vermutlich bis zu einem gewissen Grad, doch sie passen sich dann entweder resigniert an oder sie suchen sich eine andere Kanzlei. 

Erstellen Sie deshalb für Ihre Kanzlei eine Generationenübersicht und heben Sie dabei die Stärken der jeweiligen Generation hervor (die Bezeichnungen sind an die Portfolioanalyse der Boston Consulting Group angelehnt, in der Produkte nach ihrem Potenzial charakterisiert werden. Auf die Kategorie "Poor Dogs" haben wir bewusst verzichtet):

Kennzeichen	Blind Dots (unter 20) | Stars (20-35)	Cash Cows (35-55) | Seniors (über 55)
Kommunikation	Chat, WhatsApp, facebook	Persönlich, Telefon
Arbeitsweise	Digital	Papierorientiert
Wissen	Aufbauphase, Ausprobieren, Erfahrungen sammeln	Fachkompetenz, Erfahrungswissen, weiß worauf es ankommt
Neues	Offen	Hinterfragend
Feedback	Häufig, direkt, bin ich gut?	Jahresgespräch, ich bin gut

Ordnen Sie Ihre Mitarbeiter der jeweiligen Gruppe zu und finden Sie Ihre eigenen Abstufungen. Das können Sie auch bei einem spannenden Mitarbeiter-Workshop gemeinsam erarbeiten.

Generationentandems bilden

Ziel ist es, dann Generationentandems zu bilden, d. h. zwei Mitarbeiter mit mindestens 10 Jahren Altersunterschied tauschen sich regelmäßig über ihre Arbeit aus und zeigen sich gegenseitig, wie sie bestimmte Aufgaben erledigen. Zusätzlich können in diesen Generationentandems konkrete Fragestellungen und Lösungen diskutiert werden, z. B.

• Wie wird das Erfahrungswissen für alle nutzbar gemacht?
• Wie viel digitale Kommunikation braucht die Kanzlei?
• Gegenseitig: wenn ich so alt wäre wie Du, würde ich…
• Welche Art Feedback wünschen wir uns gegenseitig und vom Chef?

So erreichen Sie, dass Jung von Alt lernt und umgekehrt und das Verständnis für die jeweilige Sichtweise der Anderen geweckt wird.