Das Finanzamt hat Zugriff auf die EDV
Die Finanzverwaltung hat das Recht, bei einer Außenprüfung Einsicht in die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Das Finanzamt kann auch verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihm die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.
Die Anforderung kann mit der Prüfungsanordnung innerhalb einer angemessenen Frist bereits vor dem Beginn der Prüfung geltend gemacht werden. Das Finanzamt ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.
Die Datenüberlassung umfasst auch die Mitnahme der Daten. Eine Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten ist auf mobilen Datenverarbeitungssystemen der Finanzbehörden unabhängig von deren Einsatzort zulässig. Die Finanzbehörde darf die Daten bis zur Unanfechtbarkeit der die Daten betreffenden Steuerbescheide auch auf den mobilen Datenverarbeitungssystemen unabhängig vom Einsatzort aufbewahren. Spätestens nach Bestandskraft bzw. Rechtskraft im Fall eines Urteils der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide muss das Finanzamt die vom Steuerpflichtigen überlassenen Daten löschen und ggf. den zur Auswertung überlassene Datenträger zurückzugeben. Die Kosten hierfür trägt der Unternehmer.
Für Besteuerungszeiträume, die vor dem 1. 1.2025 enden, gilt das Schreiben in der Fassung vom 28.11.2019 fort.
Für Besteuerungszeiträume ab dem 1.1.2025, gilt das Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001:002. Soweit die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) mit BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001:002 nicht verändert wurden, ist das Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001 weiterhin gültig.