Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 4 Aufzeichnungen bei Datenverarbeitungssystemen

Werden die Aufzeichnungen elektronisch – in einem Datenverarbeitungssystem – erstellt, muss auch die EDV bestimmte Anforderungen erfüllen. Nur wenn das EDV-System ordnungsgemäß ist, gilt die darin befindliche Buchführung für das Finanzamt als verbindlich. In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)^[1] sind die aktuellen Bestimmungen zusammengefasst.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001.

4.1 Datenverarbeitungssysteme: Was dazu zählt

Als Datenverarbeitungssystem (DV-System) wird die im Unternehmen eingesetzte Hard- und Software verstanden mit der steuerrelevante Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dies sind das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme. Zwischen den Systemen sind Schnittstellen vorhanden. Folgende Systeme gibt es:

• Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem,
• Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Materialwirtschaft, Fakturierung,
• Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Zeiterfassung,
• Archivsystem, Dokumenten-Management-System.

Auf die Bezeichnung des DV-Systems oder auf dessen Größe (Einzelgeräte, Netzwerk) kommt es dabei nicht an.

4.2 Elektronische Belege sind auch elektronisch aufzubewahren

Sind elektronische Daten (Buchungen) oder Dokumente (Eingangsrechnungen) im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung (nur) in ausgedruckter Form ist unzulässig.^[1]

Hinweis

Elektronisch erstellte Ausgangsrechnungen – Erleichterung

Es ist zulässig elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Ausgangsrechnungen) nur in Papierform aufzubewahren, sofern diese mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt werden und die dazugehörige Maske immer wieder mit der nächsten Rechnung überschrieben wird.

Werden Ausgangsrechnungen jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (= abgespeichert), ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht zulässig; so sind mithilfe eines Fakturierungssystems erstellte Rechnungen in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.^[2]

Als elektronische Belege gelten u. a. mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms oder einer Tabellenkalkulation erstellte

• Reisekostenabrechnungen und
• Überstundennachweise.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 119.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 120.

4.2.1 E-Mails: Bei Übermittlungsfunktion keine Aufbewahrungspflicht

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs, einer Rechnung oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig (einschließlich Header = "von", "an", "CC" etc.).^[1] Dient die E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, so ist nur die Rechnung, nicht die E-Mail aufbewahrungspflichtig (wie ein Briefumschlag).^[2]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 121.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 121.

4.2.2 PDFs: Es kommt auf das Format an

Geht ein Beleg als PDF ein, so ist er selbstverständlich im PDF-Format abzuspeichern.

Liegt ein elektronischer Beleg mit einer maschinellen Auswertbarkeit vor (d-Base, csv etc.), darf diese Auswertbarkeit nicht durch Abspeichern, z. B. als PDF, reduziert werden^[1] (z. B. sind nach dem Umwandeln von Excel-Tabellen, Kassenjournalen oder Buchungen in ein PDF Berechnungen nicht mehr möglich, weshalb eine solche Umwandlung nicht zulässig ist).

PDF/A-3-Format: Für elektronische Rechnungen hat der Bundeswirtschaftsministerium das PDF/A-3-Format entwickelt (Stichwort: ZUGFeRD). Jede Rechnung wird darin als PDF (Bild = Image) und einer damit zusammenhängenden XML-Datei gespeichert. Die XML-Datei enthält alle Rechnungsangaben in maschinell auswertbarer Form. Dieses Format erfüllt die Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit. Das reine Abspeichern als Bild (PDF ohne XML) reicht nicht aus.

[1] S. gesonderter Abschnitt; BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 129.

4.2.3 Speichern/Konvertieren: Grundsatz und Ausnahme

Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern.^[1] Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.^[2]

Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist und der Zusammenhang zwischen Urversion und Konvertierung hergestellt werden kann.^[3] Zu diesem Grundsatz gibt es auch Erleichterungen.^[4]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 131 u. Rn. 133.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 131 u. Rn. 133.

[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 135.

[4] vgl. Kapitel 4.3.6. Systemwechsel, Migration, Archivierung (= Auslagerung).

4.2.4 Bildliches Erfassen: Wiedergabe muss mit dem Original übereinstimmen

Werden Belege in Papierform empfangen und danach bildlich erfasst (gescannt, fotografiert), ist das Ergebnis so aufzubewahr...