Außenprüfung: Gastronomiegewerbe / 2 Gewinnermittlung

Aufgrund der Betriebsgröße und der Betriebsorganisation kann handelsrechtlich die Buchführungspflicht^[1] zum Tragen kommen, wenn das entsprechende Unternehmen als Kaufmann i. S. d. § 1 HGB anzusehen ist.^[2] Dann sind u. a. Inventuren und Bilanzen zu erstellen.

Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen gilt: Wenn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren der Jahresüberschuss unter 80.000 EUR (voherige Geschäftsjahre 60.000 EUR) und der Umsatz unter 800.000 EUR (voherige Geschäftsjahre 600.000 EUR) liegen, kann ein Einzelunternehmer, der Kaufmann ist, von einer Buchführung absehen.^[3] Sollte das Unternehmen keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigen, entfällt als sog. "Kleingewerbetreibender" handelsrechtlich die Buchführungspflicht als Kaufmann von vornherein ohne weitere Voraussetzungen.^[4] Ob ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb erforderlich ist, wird z. B. an der Umsatzart (vorwiegend bare oder unbare Umsätze), der Anzahl der Arbeitnehmer und dem Umfang von Forderungen und Verbindlichkeiten festgemacht. Es handelt sich jeweils um eine Betrachtung des konkreten Einzelfalls.

Sofern handelsrechtlich eine Buchführungspflicht vorliegt, gilt dies auch für das Steuerrecht (sog. "derivative Buchführungspflicht").^[5]

Ist dies nicht gegeben und liegen weiterhin in Betrieben oder Nebenbetrieben die steuerlichen Gewinne unter 80.000 EUR und Umsätze unter 800.000 EUR, können diese Betriebe grundsätzlich auch die Einnahmen-Überschussrechnung als Gewinnermittlungsart wählen.^[6] Hier müssen nur die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben^[7] sowie Entnahmen und Einlagen aufgezeichnet^[8] und ein Anlagenverzeichnis geführt werden.^[9]

Die Umsätze können bei Unterschreiten der Umsatzgrenze von 800.000 EUR dann umsatzsteuerlich auch nach der Ist-Versteuerung besteuert werden.^[10] Damit entsteht die Umsatzsteuer erst mit tatsächlicher Vereinnahmung des Entgelts.^[11]

[1] §§ 238 ff. HGB.

[2] § 238 Abs. 1 HGB.

[3] § 241a HGB.

[4] § 1 Abs. 2 HGB.

[5] § 140 AO.

[6] vgl. § 141 Abs. 1 AO.

[7] § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG.

[8] § 4 Abs. 4a Satz 6 EStG.

[9] § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG.

[10] § 20 Abs. 1 Nr. 1 UStG.

[11] § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG.

2.1 Kassenführung

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung müssen Kassenaufzeichnungen in einer bestimmten Form vorgenommen werden:

Eine sog. "offene Ladenkasse" ist immer zulässig. In diesem Fall sind zwingend Kassenberichte zu erstellen. Mittels Kassenbericht wird ausgehend vom ausgezählten Kassenendbestand unter Abzug des ausgezählten Kassenendbestands des Vortags und unter Hinzurechnung der Barentnahmen des laufenden Tages und Abzug der Bareinlagen und belegmäßig nachgewiesenen Barbetriebsausgaben die sog. "Tageslosung", d. h. die Tageseinnahmen, ermittelt.

Registrierkassen ohne Speicher dürfen nicht mehr verwendet werden. Die Aufbewahrung von lediglich Tagesendsummenbons reicht für die Ordnungsmäßigkeit nicht mehr aus. Bei PC-Kassen müssen alle vom System generierten Daten einzeln aufbewahrt werden.^[1] D. h. aus den Daten muss für den einzelnen Vorgang die Zusammensetzung ersichtlich sein. Das gilt grundsätzlich nicht bei Verwendung einer "offenen Ladenkasse" und bei Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen.^[2] Diese Erleichterung gilt jedoch nicht, wenn tatsächlich Einzelaufzeichnungen geführt werden.^[3]

Neben diesen für alle Gewinnermittlungsarten gültigen Grundsätzen gibt es zusätzliche relevante Punkte abhängig von der Gewinnermittlungsart.

Kassenführung bei Buchführung

Im Fall der Buchführung muss zusätzlich ein Kassenbuch geführt werden. Beim Kassenbuch muss eine geschlossene Kassenführung (Anfangsbestand, Zu- / Abgänge und Endbestand) gewährleistet sein.

Kassenführung bei Einnahmen-Überschussrechnung

Im Fall der Einnahmen-Überschussrechnung sind die o. g. Anforderungen bei einer "offenen Ladenkasse" und einer PC-Kasse zu erfüllen.

[1] § 146a Abs. 1 Satz 1 AO; FG Hamburg, Urteil v 5.3.2018, 3 K 205/15; FG Hamburg, Beschluss v. 16.1.2018, 2 V 304/17; FG Hamburg, Beschluss v. 8.1.2018, 2 V 144/17; FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 20.10.2017, 4 K 4206/14.

[2] § 146 Abs. 1 Satz 3 AO.

[3] AEAO zu § 146 AO, Tz. 2.2.6.

2.2 Buchführungsvorschriften

Folgende Vorschriften sind von Buchführungspflichtigen im Gastronomiegewerbe speziell zu beachten:

Inventur

In der Inventur zu erfassen sind verderbliche und nicht verderbliche Waren sowie auch Verpackungen (z. B. für Pizzen etc.). Hierbei handelt es sich um Umlaufvermögen^[1] (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe).

Kasse

Die Besonderheiten für den Bereich "Kasse" sind unter Tz. 2.1. dargestellt.

Lohnkonten

Beschäftigte im Gaststättengewerbe fallen unter das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwArbG). Die diesbezüglichen Aufzeichnungspflichten sind zu beachten. So muss insbesondere der Hinweis auf die Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren an die Arbeitnehmer aufgezeichnet und aufbewahrt werden.^[2] Weiterhin gilt das Mindestlohngesetz (MiLoG). Bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen ...