Beschaffungskosten bei globalem Einkauf vollständig kalk ... / 2 Kosten der globalisierten Beschaffung

Der Vergleich mehrerer Preise für ein Einkaufsgut gehört zum Tagesgeschäft eines Einkäufers. Regelmäßig wird aus den direkt dem Gut zuzuordnenden Werten ein vergleichbarer Wert ermittelt. Darin gehen neben dem ausgewiesenen Preis pro Einheit auch Abschläge wie Skonti, Rabatte, Boni oder Zuschläge, wie Mindermengenzuschlag oder Dokumentationskosten, ein. Dabei trägt zur Vergleichbarkeit der Werte von unterschiedlichen Lieferanten auch die Berücksichtigung der individuellen Verpackungs- und Transportkosten bei.

Andere Kostenarten, die im Einkauf entstehen, werden in den Gemeinkosten gesammelt und, wenn überhaupt, über einen Schlüssel gleichmäßig auf die Einkaufsgüter verteilt. Grund dafür ist sowohl die Schwierigkeit diese Kostenarten zu den einzelnen Rohstoffen, Materialien, Bauteilen oder Waren zuzuordnen, wie auch die Tatsache, dass eine solche exakte Zuordnung aufgrund der geringen absoluten Höhe der Kosten nicht sinnvoll wäre. Kosten außerhalb des Einkaufs bzw. Einkaufsprozesses sind noch schwieriger zuordenbar.

2.1 Zusatzkosten in der globalen Beschaffung

Durch die Bearbeitung globaler Beschaffungsmärkte ändern sich die Gegebenheiten vieler Unternehmen jedoch grundlegend. Es entstehen Kostenarten, die der mittelständische Einkäufer bisher nicht beobachten konnte. Andere bekannte Kostenarten gelangen zu einer bis dato nicht gekannten Bedeutung. Dies muss dem Einkäufer, oft mit Hilfe des Controllers, deutlich gemacht werden. Welche Kosten das sind und in welcher Höhe sie zu erwarten sind, ist von der individuellen Situation abhängig. Häufig zu findende Beispiele sind:

Währungssicherung: Die für eine globale Beschaffung interessanten Güter werden nur selten in EUR eingekauft. Um die notwendige Fremdwährung für den Planungszeitraum risikolos einkaufen zu können, wird ein Sicherungsgeschäft abgeschlossen.

Kommunikation: Um die notwendige Qualität der Produkte und Sicherheit der Belieferung zu gewährleisten, ist eine gute Kommunikation zwischen Einkäufer und potenziellen Lieferanten erforderlich. Reisen und Messebesuche im Ausland sind dabei förderlich, oft wird trotz englischer Kommunikation ein Dolmetscher benötigt, da die professionelle Übersetzung von Verträgen und Abmachungen notwendig oder sinnvoll ist.

Beratung: Trotz aller Informationen im Internet können sich die Einkäufer mittelständischer Unternehmen kaum selbst ein vollständiges Bild über die globalen Märkte machen. Um den ausländischen Markt zu analysieren und um die einzelnen Anbieter dort zu beurteilen, ist fremde Hilfe unumgänglich. Geleistet wird diese von Agenturen, die sich auf die kaufmännische und technische Unterstützung von Einkäufern spezialisiert haben. Sie informieren über das Marktpotenzial, kennen die Markteilnehmer, organisieren Messebesuche und stellen Kontakte zu potenziellen Lieferanten her. Weitere Unterstützung kann auch in der Abwicklung des regelmäßigen Geschäfts geboten werden. Diese Hilfe verursacht jedoch wesentliche Kosten.

Hinweis

Auslandshandelskammern

Für die ersten Schritte auf den globalen Beschaffungsmärkten sind die Auslandshandelskammern begehrte und professionelle Ansprechpartner. Auch dabei entstehen Beratungskosten, die oft wie die IHK-Beiträge in den Gemeinkosten verbucht werden. Die Bedeutung dieses Kostenblockes steigt mit dem Volumen der im Ausland beschafften Güter.

2.2 Kosten der notwendigen Prozesse

Voraussetzung für die Globalisierung der Beschaffung ist die Möglichkeit, weltweit schnell und zuverlässig mit den Partnern im Ausland Informationen auszutauschen und zu kommunizieren. Die Grundlage dazu bildet die Digitalisierung der Prozesse im Einkauf. Die intensive Nutzung von Internet und E-Mail-Systemen kann inzwischen fast als selbstverständlich angesehen werden.

Wichtiger ist jedoch die Digitalisierung der internen Einkaufsprozesse. Denn globale Beschaffungswege sind in der Regel wesentlich länger, als dies bei lokalen Beschaffungen der Fall ist. Damit im Bedarfszeitpunkt nicht zu viel und schon gar nicht zu wenig Güter vorhanden sind, muss die Nachfrage nach den Einkaufsgütern längerfristig geplant werden. Der Beschaffungsprozess inklusive der Auftragserteilung, Bereitstellung durch den Lieferanten, Transport und Grenzabfertigung, benötigen Zeit, in der eine Versorgung aus dem Bestand möglich sein muss. Dies genauer zu planen als vor der Globalisierung gelingt nur durch verbesserte Planungsprozesse. Die IT unterstützt den Einkauf dabei durch leistungsfähigere digitale Planungssysteme und das Controlling durch entsprechende Planungsinstrumente. Dabei entstehen nicht nur im Einkauf zusätzliche (Prozess-) Kosten, sondern auch in der IT und im Controlling.

2.3 Zusatzkosten sichtbar machen

Wenn der Einkauf die Chancen der globalen Beschaffung nutzt, entstehen zusätzliche Prozesse, andere erhalten größere Bedeutung. Dabei entstehen die beschriebenen Kosten, deren Volumen häufig unterschätzt wird. Somit wird ein Teil der Vorteile des globalen Einkaufs durch höhere Gemeinkosten im Beschaffungswesen bezahlt.

Diese Zusatzkosten der Globalisierung gilt es zu identifizieren und auf die global beschafften Güter zu verrechnen. Das ges...