Bildungscontrolling: Weiterbildung optimal gestalten / 3 Kostenkontrolle

Eine Kostenkontrolle gibt Aufschluss über die entstandenen Kosten und bietet damit auch die Möglichkeit, künftige Maßnahmen besser zu planen und zwischen verschiedenen Alternativen zu wählen. Sie ist notwendig, um Rentabilität zu berechnen oder zumindest abzuschätzen.

3.1 Ziele der Kostenkontrolle

Mittels Erfassung entstandener Kosten, Vergleich zu geplanten Kosten sowie deren Relation zum erzielten Output wird folgendes erreicht:

• Übersicht über die Kosten und Transparenz über deren Entwicklung im Zeitablauf,
• Zuordnung von Kosten zu einzelnen Maßnahmen sowie zu Bereichen, Abteilungen oder Teams und damit Grundlage einer evtl. Verrechnung,
• Ermittlung von Einarbeitungskosten im Rahmen des Onboardings,
• Vergleich zwischen Personalbeschaffungs- und -entwicklungskosten,
• Soll-Ist-Vergleiche als Grundlage zukünftiger aktiver Steuerung,
• Entscheidungsgrundlage für neue Maßnahmen,
• Kostenvergleiche zwischen verschiedenen Anbietern und Möglichkeiten (Präsenz vs. E-Learning),
• Kommunikation der Kosten intern, z. B. an Führungskräfte und Mitarbeiter,
• Kommunikation an externe Stakeholder, z. B. im Personalbericht (in Nachbarländern, wie Frankreich, gibt es sogar eine gesetzliche Vorgabe eines Minimums der Weiterbildungsinvestition)
• Benchmarking der Kosten und
• Grundlage zur Rentabilitätskontrolle (siehe Abschnitt 4.4).

3.2 Kosten erfassen und vergleichen

Unterschieden wird zwischen direkten Kosten, wie Teilnehmergebühren bei externen Anbietern, Trainerhonoraren und Raumkosten bei internen Seminaren, und indirekten Kosten, wie Arbeitsausfall und die damit kurzfristig entgangene Leistung des Mitarbeiters. Weiterbildungskosten können darauf aufbauend folgenden Phasen zugeordnet werden:

• Kosten bei der Planung und Entwicklung der Weiterbildung, z. B. Zeit für Planung und Entwicklung, Beschaffung von Material und Ressourcen zur Erstellung von Maßnahmen oder Auswahl von externen Anbietern.
• Kosten bei der Durchführung der Weiterbildung, z. B. Trainerhonorare, Lehr- und Lernmittelkosten, ggf. Reisekosten, Spesen und Raumkosten, sowie anteilige Verwaltungskosten und Teilnehmer-Gehälter für die Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsplatz.
• Evaluierungskosten, z. B. Kosten für Auswertungen von Befragungen, Tests und anderen Follow-up-Maßnahmen wie Interviews mit Teilnehmenden.

Um die Kosten zu vergleichen, empfiehlt es sich, ein entsprechendes Formular zu entwickeln, in dem die Kostenarten strukturiert aufgeführt werden. Damit bieten sich folgende Einsatzmöglichkeiten:

• Entscheidung über interne oder externe Durchführung, kurz "Make or buy",sowie den Einsatz von internen oder externen Trainern, Coaches, Moderatoren etc.,
• Vergleich externer Alternativen und Anbieter untereinander sowieGegenüberstellung von Soll- zu Ist-Kosten.

Eine detaillierte Kostenbetrachtung ermöglicht es auch, Kostentreiber ausfindig zu machen. Auf zukünftige Weiterbildungsmaßnahmen kann so wirtschaftlich steuernd Einfluss genommen werden.

Hinweis

Kosten und Qualität müssen stimmen

Zu beachten ist, dass außer den Kosten zwingend die Qualität und Persönlichkeiten zu beachten sind. Um Lernerfolge zu erzielen, müssen Anbieter, deren Angebote, Trainierende und Coaches zum Unternehmen und zur Zielgruppe passen.

3.3 Budgets festlegen

Im Bildungsbudget wird festgelegt, welche Mittel für einen definierten Zeitraum, meist ein Jahr, für Weiterbildungsmaßnahmen zur Verfügung stehen. Voraussetzung der Budgetverwaltung ist, dass die relevanten Kostenarten für das jeweilige Unternehmen festgelegt werden, um darauf basierend die konkrete Planung durchzuführen und anschließend einen Soll-Ist-Vergleich vorzunehmen.

Bei der Festlegung des Budgets sind verschiedene Varianten, ggf. auch in Kombination, möglich:

• Prozentsatz der Lohn- und Gehaltssumme, vom Umsatz oder vom Jahresgewinn,
• Prozentsatz der Vergütung des einzelnen Mitarbeiters,
• Ein fester Betrag pro Mitarbeiter,
• Benchmarking (Orientierung an anderen Unternehmen) sowie
• Trendfortschreibung unter Beachtung von Veränderungen und Entwicklungen.

Die Festlegung erscheint so einfach. Bei Veränderungen der äußeren Anforderungen und/oder in der Mitarbeiterschaft selbst kann sich aber der tatsächliche Bildungsbedarf weit davon entfernen. Um nicht mehr oder weniger Geld als nötig auszugeben, ist es daher sinnvoll, wie beschrieben, frühzeitig den Weiterbildungsbedarf zu ermitteln und auch das Budget entsprechend anzupassen.

Hinweis

Budgetplanung

Wenn die Weiterbildung erst einmal systematisch durchgeführt wird, sollten die anfallenden Kosten zunächst im Nachgang möglichst genau erfasst werden, um dann später konkrete Anhaltspunkte für die weitere Budgetplanung zu haben.