BMF-Schreiben v. 15.10.2024 zu den elektronischen Rechnu ... / 2. Neuregelungen zur obligatorischen elektronischen Rechnung durch das Wachstumschancengesetz

a) Rechnungsarten ab dem 1.1.2025 (E-Rechnung sowie "Sonstige Rechnung")

Neudefinition der E-Rechnung: Ab dem 1.1.2025 wird durch § 14 Abs. 1 UStG der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung (im Folgenden: E-Rechnung) nur vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG).^[8] Aus der Definition, dass eine E-Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen muss, ergeben sich keine weitergehenden Verpflichtungen. Der Rechnungsempfänger ist insbesondere nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen oder durchführen zu können.

Begriff der "sonstigen Rechnung": Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1.1.2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entsprechen (anderes elektronisches Format). Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, z.B. PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails.^[9] Anders als bisher wird eine lediglich elektronisch versendete Rechnung – bspw. eine Rechnung, die als PDF an eine E-Mail angehängt ist und ausschließlich unstrukturierte Daten enthält – nicht mehr als E-Rechnung verstanden. Letztere ist im Ergebnis nur noch eine Visualisierungshilfe.^[10]

[8] BMF v. 15.10.2024, BStBl. I 2024, 1320 = UR 2024, 820 ff., Rz. 4.

[9] BMF v. 15.10.2024, BStBl. I 2024, 1320 = UR 2024, 820 ff., Rz. 7.

[10] Sterzinger, UR 2024, 117 (122); Kraeusel, UVR 2024, 181 (185).

b) Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen

Geltungsbereich der Verpflichtung: Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt nur, wenn es sich beim Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger um einen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässigen Unternehmer handelt, also um einen Unternehmer, der in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat.^[11] Insofern können ausländische Unternehmer nur von der deutschen E-Rechnungspflicht betroffen sein, wenn sie über eine inländische Betriebsstätte verfügen, die eingangs- oder ausgangsseitig an dem betreffenden Umsatz beteiligt ist.

Hat der Unternehmer seinen Sitz im Inland und wird ein im Inland steuerbarer und steuerpflichtiger Umsatz vom Ausland aus, z.B. von einer Betriebsstätte, erbracht, ist der Unternehmer als im Inland ansässig zu betrachten, selbst wenn der Sitz des Unternehmens an diesem Umsatz nicht beteiligt war.^[12]

Ebenso werden Unternehmer, die ein im Inland gelegenes Grundstück besitzen und steuerpflichtig vermieten, insoweit als im Inland ansässig behandelt.^[13]

In diesen Fällen bedarf die Ausstellung einer E-Rechnung nicht mehr der Zustimmung des Empfängers; gleichzeitig setzt dies voraus, dass dieser die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schafft.^[14]

Auslandsansässigkeit eines Unternehmers – Rechnung in Papierform weiter möglich: Ist mindestens einer der beteiligten Unternehmer im Ausland ansässig, kann die Rechnung auch weiterhin auf Papier oder auch als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden.^[15] Sind leistender Unternehmer oder (und) Leistungsempfänger zwar im Inland umsatzsteuerrechtlich registriert, aber nicht ansässig, gilt die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung ebenfalls nicht.^[16] Entsprechendes gilt, wenn es sich um Umsätze zwischen Unternehmer und privatem Kunden handelt.^[17]

Mögliche Abgrenzungsschwierigkeiten: Diese Begrenzung der E-Rechnungspflicht auf im Inland ansässige Leistungsempfänger dürfte insbesondere bei großen Unternehmen, die eine Vielzahl an Leistungsempfängern unterschiedlicher Natur haben, zu Abgrenzungsschwierigkeiten führen.^[18] Im Ergebnis kann ein Unternehmen nicht pauschal E-Rechnungen im zwischenunternehmerischen Bereich ausstellen, sondern muss grundsätzlich zwei gesonderte Prozesse vorsehen (sonstige Rechnung neben der E-Rechnung). Daneben ist der Kundenstamm regelmäßig auf das E-Rechnungszustimmungserfordernis zu überprüfen und eine entsprechende Dokumentation vorzuhalten.^[19]

Außerdem kann der leistende Unternehmer insbesondere bei Einzelpersonen unter Umständen nicht erkennen, ob der Leistungsempfänger Unternehmer ist und falls ja, ob dieser die Leistung auch für sein Unternehmen bezieht.^[20] Kommt eine im Inland belegene umsatzsteuerliche Betriebsstätte eines im Ausland ansässigen Unternehmens ins Spiel, ist zu beurteilen, ob diese auch tatsächlich in den Umsatz involviert ist.^[21]

Rechnungsaussteller kann sich auf Angabe des Leistungsempfängers verlassen: Daher kann sich ein Rechnungsaussteller bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen. Dabei kann die Verwendung der Umsatzsteuer...