E-Rechnung: BMF-Schreiben veröffentlicht mit wichtigen Konkretisierungen

Praxis-Hinweis: Wichtige Konkretisierungen zu den Verpflichtungen zur Erteilung und zum Empfang der sog. E-Rechnung (ab 1.1.2025)

Zum Hintergrund: Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) wurden die gesetzlichen Vorgaben zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31.12.2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst. Als Kernpunkt der Neuregelung wird die obligatorische Verwendung einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze) eingeführt. Unter der E-Rechnung versteht man dabei stark vereinfacht Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format erteilt werden. Die Regelungen zur Verwendung der E-Rechnungen werden stufenweise bis zum 1.1.2028 implementiert, wobei für alle Unternehmer in Deutschland ab dem 1.1.2025 die Pflicht besteht, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Neuregelung stellt die Ausgangsbasis für die zu einem späteren Zeitpunkt geplante zeitnahe und transaktionsbezogene elektronische Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Verwaltung dar. In einem ausführlichen Schreiben fasst das BMF die Anforderungen zur E-Rechnung zusammen und nimmt zu einer Vielzahl von Praxisfragen Stellung. Die Aussagen dieses Schreibens sind von überaus wichtiger Bedeutung, sodass das Studium des BMF-Schreibens jedem Steuerpflichtigen ans Herz gelegt sei.

BMF-Schreiben zu E-Rechnung: Auswahl wichtiger Aussagen

Nachfolgend zusammengestellt eine Auswahl wichtiger Aussagen:

• Rn. 15: Der Rechnungsaussteller kann sich bei der Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser inländische Unternehmer ist, oder nicht. Hintergrund ist, dass die Pflicht zur Erteilung der E-Rechnung nur besteht, wenn beide Parteien inländische Unternehmer sind.
• Rn. 22: Auch bei Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweisen (§ 34 UStDV), die grundsätzlich von der Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung ausgenommen sind, kann freiwillig eine E-Rechnung erteilt werden, sofern der Empfänger zustimmt (auch durch konkludentes Handeln).
• Rn. 25: Das BMF nennt Beispiele für zulässige Rechnungsformate. Hervorgehoben wird hierbei das Format XRechnung und das ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL). Darüber hinaus sind auch europäische Formate wie z.B. das französische Factur-X zulässig (vgl. Tz. 28).
• Rn. 31: Bei hybriden Formaten (z.B. ZUGFeRD), d.h. Formaten, die aus einem strukturierten Datenteil (XML) und einem menschenlesbaren Datenteil (z.B. PDF) bestehen, ist zukünftig der strukturierte Datenteil führend. Das ist eine Umkehr der heutigen Sichtweise des BMF.
• Rn. 32: Bei dem menschenlesbaren Datenteil (z.B. PDF) eines hybriden Formates handelt es sich so lange um ein für Zwecke des § 14c UStG „unschädliches“ Mehrstück, wie der Charakter als Mehrstück nicht verloren geht. Dies soll gem. BMF z.B. bei Rundungsdifferenzen und konkretisierenden Angaben im menschenlesbaren Datenteil der Fall sein.

Praxis-Tipp: Achten Sie bei hybriden Datenformaten möglichst darauf, dass die mitgegebenen Informationen zwischen strukturierten und dem menschenlesbaren Datenteil nicht voneinander abweichen. Dies erspart Diskussionen, ob der Charakter als Mehrstück verloren geht oder nicht.

• Rn. 40/41: Ab dem 1.1.2025 besteht für inländische Unternehmer die Verpflichtung, eine E-Rechnung empfangen zu können. Nach BMF reicht ein E-Mail-Postfach aus, wobei dieses Postfach nicht ausschließlich für den Rechnungsempfang eingerichtet werden muss. Rechnungsempfänger können die Annahme einer E-Rechnung nicht verweigern.
• Rn. 45: Bei Dauerschuldverhältnissen (z.B. Mietverträgen, Leasingverträgen), bei denen üblicherweise nicht monatlich eine Rechnung erteilt wird, besteht zukünftig (bei Vorlage der übrigen Voraussetzungen) für den ersten Teilleistungszeitraum (z.B. bei monatlicher Mietzahlung der erste Monat nach Mietbeginn) die Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung. Diese einmalige Erteilung einer E-Rechnung hat gem. BMF „abgeltende“ Wirkung, solange sich die Rechnungspflichtangaben des § 14 UStG nicht ändern (z.B. der Mietzins).

Erfreulich ist, dass für alle vor dem 1.1.2027 erteilte Dauerrechnungen, die nicht als E-Rechnung erteilt wurden, faktisch ein Bestandsschutz eingeräumt wird. Das bedeutet – solange sich die Rechnungspflichtangaben nicht ändern – muss nachträglich keine E-Rechnung erteilt werden.

• Rn. 48: Bei Rechnungen zu Voraus- und Anzahlungen räumt das BMF ein, dass die europäische Norm, an der sich die verpflichtende E-Rechnungs-Formate orientieren, die Darstellung von Schlussrechnungen (Stichwort: Absetzung der An- /Vorauszahlungen) noch nicht abbilden kann. Das BMF verweist in diesem Zusammenhang auf die Möglichkeit der Erteilung einer sog. Restrechnung (vgl. Abschnitt 14.8. Abs. 11 UStAE) und räumt bis zum 31.12.2027 ein, bei einer E-Rechnung die Absetzung der An- / Vorauszahlungen in einem unstrukturierten Anhang zu vollziehen.
• Rn. 49: Das BMF führt aus, dass bei der Berichtigung (z.B. aufgrund fehlender oder unrichtiger Angabe) einer E-Rechnung derselbe Rechnungstyp verwendet werden muss, wie bei der initialen Rechnungsausstellung.
• Rn. 51: Bei der Berichtigung der Bemessungsgrundlage (§ 17 UStG) kann, muss aber der nach § 17 Abs. 4 UStG erforderliche Beleg nicht als E-Rechnung erteilt werden. D.h. insb. bei nachträglichen Rabatten oder Bonuszahlungen besteht faktisch Formatfreiheit.

Praxis-Tipp: Zum Zwecke der Vereinheitlichung der Geschäftsprozesse ist auch die freiwillige Erteilung eines Beleges in einem anerkannten E-Rechnungsformat empfehlenswert.

• Rn. 55 f.: Das BMF stellt klar, dass grundsätzlich nur eine E-Rechnung, wenn Sie verpflichtend zu erteilen war, bei Vorlage der übrigen Voraussetzungen des § 15 UStG zum Vorsteuerabzug berechtigt. Sofern eine Rechnung fälschlicherweise nicht als E-Rechnung ausgestellt wird, kann dies unter engen Voraussetzungen mit Rückwirkung berichtigt werden (auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs).
• Rn. 60: Gem. BMF muss der strukturierte Teil einer E-Rechnung so aufbewahrt werden, dass dieser in seiner ursprünglichen und unveränderten Form vorliegt. Dasselbe gilt für zusätzlich übersandte Dokumente (z.B. Anhänge).

Wichtig: Die Grundsätze des BMF-Schreibens sind für alle Umsätze anzuwenden, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden.

BMF-Schreiben v. 15.10.2024, III C 2 – S 7287 – a/23/10001:007