BMF-Schreiben v. 15.10.2024 zu den elektronischen Rechnu ... / 3. Besondere Fragen im Zusammenhang mit einer E-Rechnung

a) Umfang einer E-Rechnung

Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen enthalten sein: Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u.a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Aus § 31 Abs. 1 UStDV folgt nichts anderes.

Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen.

Ergänzende Rechnungsangaben können in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z.B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei oder ein der E-Rechnung zugrunde liegender Vertrag). Ein enthaltener Link erfüllt nicht die erforderlichen Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG bzw. § 31 Abs. 1 UStDV.^[60]

[60] BMF v. 15.10.2024, BStBl. I 2024, 1320 = UR 2024, 820 ff., Rz. 35.

b) Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen

Versand per E-Mail oder Share-Point-Nutzung: Die Übermittlung von E-Rechnungen hat in elektronischer Form zu erfolgen. Eine bestimmte elektronische Übermittlungsart ist nicht vorgeschrieben. Für die E-Rechnung kommen (analog zu den hybriden Rechnungsformaten) Übermittlungen per E-Mail, per Webservice oder über das Peppol-Netzwerk infrage.^[61] Ausdrücklich in der Verwaltungsanweisung erwähnt werden u.a. der Versand einer E-Rechnung per E-Mail, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbunds und die Möglichkeit des Downloads von E-Rechnungen über einen Share-Point.^[62]

Auf den ersten Blick mag ein E-Mail-Postfach eine einfache Lösung zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht sein. Andererseits dürfte diese Variante schnell an ihre Grenzen stoßen, weil E-Mails anfällig für Phishing, Spam und andere Sicherheitsprobleme sind.

Die Fragen des zulässigen elektronischen Rechnungsformats und des Übermittlungswegs sind zivilrechtlich zu klären.^[63] Sollte der Datensatz nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung entsprechen, ist der (zivilrechtliche) Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung vor den ordentlichen Gerichten geltend zu machen. Ob man aber die Erteilung einer E-Rechnung vor den ordentlichen Gerichten ohne eine entsprechende vertragliche Regelung erfolgreich geltend machen kann, wenn auch eine inhaltlich ordnungsgemäße sonstige Rechnung ausgestellt wurde, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, dürfte fraglich sein.^[64]

Leistungsempfänger sollten daher mit dem Rechnungsaussteller die Modalitäten der Rechnungsstellung explizit und individuell regeln. Eine Aufnahme in allgemeine Einkaufs- bzw. Verkaufsbedingungen birgt die Gefahr, dass die Gegenseite in ihren allgemeinen Verkaufs- bzw. Einkaufsbedingungen abweichende Regelungen oder generelle Abwehrklauseln gegen Allgemeine Geschäftsbedingungen der anderen Seite hat, so dass sich insofern ein konkludenter Widerspruch der anderen Seite gegen diese Allgemeinen Einkaufs- bzw. Verkaufsbedingungen ergibt und diese damit nicht wirksam in die der Rechnungsstellung zugrunde liegende Vertragsbeziehung einbezogen werden.^[65]

Die Übermittlung von E-Rechnungen kann auch mittels externer Dienstleister erfolgen, wobei die Verantwortung in diesem Fall beim leistenden Unternehmer liegt. Schließlich erfüllt die Übergabe der XML-Datei auf einem externen Speichermedium (Stick) die Voraussetzung der Übermittlung in elektronischer Form.

Es ist unschädlich, wenn die Datei zu einer E-Rechnung mehrfach übersandt wird, solange es sich um dieselbe Rechnung handelt und die Übermittlung nur als inhaltlich identisches Mehrstück erfolgt (vgl. Abschn. 14c.1 Abs. 4 UStAE). Für den Rechnungsempfänger besteht allerdings in solchen Fällen die Gefahr der wiederholten Erfassung und damit des wiederholten Vorsteuerabzugs. Um dies zu verhindern, bedarf es eines Systems der sog. Dublettenprüfung.^[66]

Empfangsmöglichkeit muss gegeben sein: Entscheidet sich der Rechnungsaussteller zur Ausstellung einer E-Rechnung, müssen die Rechnungsempfänger in der Lage sein, diese zu empfangen.^[67] Hierfür genügt das Vorhandensein eines E-Mail-Postfachs.^[68] Es muss nicht zwingend ein gesondertes E-Mail-Postfach allein für den Empfang von E-Rechnungen bereitgestellt werden.^[69] Denkbar sind aber auch andere elektronische Übermittlungswege.

Rechnungsdaten, die in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. als XML-Datei) übermittelt werden, sind in diesem Datenformat aber grundsätzlich nicht menschenlesbar.^[70] Dies ist erst nach einer Konvertierung der Fall. Wenn eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format versendet wird, bedeutet dies im Ergebnis, dass eine Datei versendet wird, die ohne entsprechende Software nicht geöffnet und angesehen werden kann. Der Rechnungsempfänger kann dann ohne spezielle Software nicht prüfen, welche Angaben in der Rechnung enthalten sind.^[71] Dies ist vor allem wichtig bei reinen XML-Rechnungen, wie z.B. der X-Rechnung. Der Empfan...