BMF-Schreiben v. 15.10.2024 zu den elektronischen Rechnu ... / b) Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen

Geltungsbereich der Verpflichtung: Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt nur, wenn es sich beim Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger um einen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässigen Unternehmer handelt, also um einen Unternehmer, der in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat.^[11] Insofern können ausländische Unternehmer nur von der deutschen E-Rechnungspflicht betroffen sein, wenn sie über eine inländische Betriebsstätte verfügen, die eingangs- oder ausgangsseitig an dem betreffenden Umsatz beteiligt ist.

Hat der Unternehmer seinen Sitz im Inland und wird ein im Inland steuerbarer und steuerpflichtiger Umsatz vom Ausland aus, z.B. von einer Betriebsstätte, erbracht, ist der Unternehmer als im Inland ansässig zu betrachten, selbst wenn der Sitz des Unternehmens an diesem Umsatz nicht beteiligt war.^[12]

Ebenso werden Unternehmer, die ein im Inland gelegenes Grundstück besitzen und steuerpflichtig vermieten, insoweit als im Inland ansässig behandelt.^[13]

In diesen Fällen bedarf die Ausstellung einer E-Rechnung nicht mehr der Zustimmung des Empfängers; gleichzeitig setzt dies voraus, dass dieser die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schafft.^[14]

Auslandsansässigkeit eines Unternehmers – Rechnung in Papierform weiter möglich: Ist mindestens einer der beteiligten Unternehmer im Ausland ansässig, kann die Rechnung auch weiterhin auf Papier oder auch als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden.^[15] Sind leistender Unternehmer oder (und) Leistungsempfänger zwar im Inland umsatzsteuerrechtlich registriert, aber nicht ansässig, gilt die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung ebenfalls nicht.^[16] Entsprechendes gilt, wenn es sich um Umsätze zwischen Unternehmer und privatem Kunden handelt.^[17]

Mögliche Abgrenzungsschwierigkeiten: Diese Begrenzung der E-Rechnungspflicht auf im Inland ansässige Leistungsempfänger dürfte insbesondere bei großen Unternehmen, die eine Vielzahl an Leistungsempfängern unterschiedlicher Natur haben, zu Abgrenzungsschwierigkeiten führen.^[18] Im Ergebnis kann ein Unternehmen nicht pauschal E-Rechnungen im zwischenunternehmerischen Bereich ausstellen, sondern muss grundsätzlich zwei gesonderte Prozesse vorsehen (sonstige Rechnung neben der E-Rechnung). Daneben ist der Kundenstamm regelmäßig auf das E-Rechnungszustimmungserfordernis zu überprüfen und eine entsprechende Dokumentation vorzuhalten.^[19]

Außerdem kann der leistende Unternehmer insbesondere bei Einzelpersonen unter Umständen nicht erkennen, ob der Leistungsempfänger Unternehmer ist und falls ja, ob dieser die Leistung auch für sein Unternehmen bezieht.^[20] Kommt eine im Inland belegene umsatzsteuerliche Betriebsstätte eines im Ausland ansässigen Unternehmens ins Spiel, ist zu beurteilen, ob diese auch tatsächlich in den Umsatz involviert ist.^[21]

Rechnungsaussteller kann sich auf Angabe des Leistungsempfängers verlassen: Daher kann sich ein Rechnungsaussteller bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen. Dabei kann die Verwendung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder – soweit vergeben – der Wirtschafts-Identifikationsnummer ein Indiz dafür sein, dass der Empfänger als Unternehmer handelt.^[22]

Ein Restrisiko besteht hingegen für den Leistungsempfänger, wenn der (ggf. unerkannt im Inland ansässige) Rechnungsaussteller zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet war und stattdessen eine sonstige Rechnung i.S.v. § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG ausstellt.^[23]

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Ausgenommen von der Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung sind Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV.^[24] Mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG), können diese jedoch auch als E-Rechnung ausgestellt und übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV, § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV). Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent erfolgen.^[25]

Gesamtbetrag der Rechnung entscheidend: Maßgebend für die Vereinfachung nach § 33 Satz 4 UStDV ist allein der Gesamtbetrag der Rechnung, auch sofern in einer Rechnung über mehrere Leistungen abgerechnet wird. Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 250 EUR, ist eine E-Rechnung auszustellen, auch wenn der Bruttobetrag des der Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung unterliegenden Anteils der abgerechneten Leistungen weniger als 250 EUR beträgt (z.B. bei auch mitabgerechneten bestimmten steuerfreien oder nicht steuerbaren Leistungen).^[26] Denkbar ist die Übermittlung der E-Rechnung an die (bekannte) E-Mail-Adresse des Leistungsempfängers laut Stammdaten/Kundenkarte. Diese Übermittl...