BMF-Schreiben v. 15.10.2024 zu den elektronischen Rechnu ... / c) Zulässige Formate einer E-Rechnung

Das Konzept der E-Rechnung ist insoweit technologieoffen, als dass die Software für die Generierung, den Transport und die empfängerseitige Verarbeitung der Informationen nicht vorgegeben ist.^[40]

E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss insbesondere gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können.

Eine E-Rechnung liegt nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG insbesondere vor, wenn sie den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entspricht.^[41]

XRechnung ist Standardformat bei Bund und Kommunen: Die Normenreihe EN 16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformates XML für die E-Rechnung vor. Die europäische Norm EN 16931 wird vom CEN (Comité Européen de Normalisation = Europäisches Komitee für Normung) veröffentlicht. In Deutschland ist auf dieser Grundlage die XRechnung als rein strukturiertes Format entwickelt worden. Die XRechnung ist der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung an Rechnungsempfänger für öffentliche Aufträge sowie an den Bund und die Kommunen.^[42] Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein strukturiertes Format bzw. um eine Datei im XML-Format, anhand derer der Nutzer die Rechnungsdaten entnehmen kann.^[43] XML steht für "extensible Markup Language" und ist ein textbasiertes Format, bei dem zwar das äußere Erscheinungsbild vordefiniert, der Inhalt aber grundsätzlich variabel ist.^[44] Die XRechnung enthält neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben weitere Informationen, wie etwa die Lieferantennummer, eine Auftragskennnummer sowie insbesondere eine Leitweg-Identifikationsnummer.^[45]

Das CEN plant im ersten Halbjahr 2025 eine neue Version der Norm ("EN 16931-1:2025") zu veröffentlichen. Neben den Anpassungen der sog. "Kernrechnungsdatensätze" wird es sowohl Regelungen für generelle B2B-Erweiterungen als auch die Möglichkeit sektorspezifischer Erweiterungen geben.^[46] Geregelt werden soll auch die Verwendung von Rechnungsanhängen (wie z.B. Aufmaße). Langfristig dürfte eine Rechnungsstellung nach der CEN-Norm auch die europäischen Vorgaben erfüllen. Im Rahmen der "VAT in the Digital Age"-Initiative wird das Format auch für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU als Maßstab gelten.^[47]

Weitere E-Rechnungsformate unter Beachtung der EU-Richtlinienvorgaben zulässig: Darüber hinaus sind hybride oder auch andere E-Rechnungsformate zulässig, wenn ihr strukturierter Datenteil der Richtlinie 2014/55/EU entspricht.^[48] Es sind alle Rechnungsformate erlaubt, die aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die teilweise aus einem strukturierten Format und teilweise aus einer Bilddatei bestehen. Dem Grunde nach ist jedes Format eine E-Rechnung i.S.d. § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG, das eine Syntax enthält, die der Richtlinie 2014/55/EU entspricht und mithin entweder eine CII- oder eine UBL-Syntax aufweist.^[49]

Hierzu gehört bspw. das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands) ab Version 2.0.1.^[50] Hierbei handelt es sich um eine Rechnung im PDF/A3-Format (vereinfacht gesagt ein unveränderliches PDF-Dokument), der eine Rechnung im XML-Format angehängt ist.^[51] Es handelt sich um eine hybride E-Rechnung, die sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument kombiniert. Auf den ersten Blick unterscheidet sich daher eine ZUGFeRD-Rechnung kaum von der herkömmlichen PDF-Rechnung. Da eine ZUGFeRD-Rechnung allerdings einen maschinenlesbaren Teil "eingebettet" hat, handelt es sich um eine E-Rechnung nach neuer Definition.^[52] Sie wurde durch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Dieser Standard ermöglicht den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen, indem er die Vorteile der digitalen Verarbeitung mit der Lesbarkeit herkömmlicher PDF-Rechnungen vereint.^[53] Ausgenommen sind aber die Profile MINIMUM und BASIC-W.

Zulässig sind schließlich auch andere in Europa verwendete Formate: Ausdrücklich führt das BMF die Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing an.^[54] Peppol BIS Billing ist das Pendant zur XRechnung bei der Übermittlung von E-Rechnungen ("Pan-European Public Procurement Online"). Hierbei handelt es sich um ein grenzüberschreitendes Netzwerk (Europa und darüber hinaus), das nicht nur für Regierungen und Behörden, sondern auch von Unternehmen genutzt wird. "OpenPeppol" verfügt über zertifizierte Access Points in 28 europäischen Ländern sowie in Australien, Kanada, China, Japan, Neuseeland, Singapur und den USA. Peppol ermöglicht einen vollautomatischen Austausch elektronischer Dokumente. Das neue "PEPPOL-BIS Billing 3.0" unterstützt die Einbeziehung von nationalen Regeln, die auf dem Herkunftsland des Verkäufers basieren.

Das strukturier...