Bürobedarf

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Höhe der abziehbaren Aufwendungen
• Nachweispflichten
• Vorsteuer
• Aufzeichnungspflichten

1 So kontieren Sie richtig

Praxis-Wegweiser: "Das richtige Konto"
Kontenbezeichnung	SKR 03/04	Eigener Kontenrahmen	Bilanz/GuV
Bürobedarf	4930/6815		sonstiger betrieblicher Aufwand
Bank	1200/1800		Bankguthaben
Kasse	1000/1600		Kassenbestand

So kontieren Sie richtig!

Die Aufwendungen für Bürobedarf buchen Sie auf das Konto "Bürobedarf" 4930 (SKR 03) bzw. 6815 (SKR 04).

Buchungssatz:

Bürobedarf

an Bank

Die gesamte in der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer buchen Sie auf das Konto "Abziehbare Vorsteuer" 1576 (SKR 03) bzw. 1406 (SKR 04).

Buchungssatz:

Abziehbare Vorsteuer

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Kauf von Büromaterial

Der Unternehmer Hans Groß kauft für sein Unternehmen Büromaterial, z. B. Papier, Schreibgeräte, Ablagemappen usw., i. H. v. 2.380 EUR.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4930/6815	Bürobedarf	2.000	1000/1600	Kasse	2.380
1576/1406	abziehbare Vorsteuer 19 %	380

Praxis-Tipp

Umsatzsteuerschlüssel – automatische Vorsteuerbuchung

Durch Verwendung des Umsatzsteuerschlüssels "90" kann man sich bei DATEV-Anwendungen die Kontierung vereinfachen. Dadurch wird automatisch das Konto "Vorsteuer" angesprochen.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
904930/906815	Bürobedarf	2.380	1000/1600	Kasse	2.380

3 Was als Bürobedarf zählt

Bürobedarf sind Arbeitsmittel, die zur Erledigung beruflicher Aufgaben dienen;^[1] sie haben Hilfsfunktion, bilden aber selbst nicht die Erwerbsgrundlage. Hierzu gehören Gegenstände, die schon ihrer Art nach einer Berufstätigkeit zu dienen bestimmt sind, z. B. Büromaschinen, Büroklammern u. Ä.

Gegenstände, die auch im Rahmen der allgemeinen Lebensführung nutzbar sind, können dem Einzelunternehmer bei der Zuordnung zu den betrieblich veranlassten Ausgaben Probleme bereiten. Nach der Rechtsprechung können derartige Gegenstände nur dann im Einzelfall der Ausübung der Erwerbstätigkeit dienen, wenn sie nach ihrer Zweckbestimmung dazu bestimmt sind und eine private Mitbenutzung nur von untergeordneter Bedeutung ist.^[2]

Wenn betrieblich angeschaffte Gegenstände – Bürobedarf – für private Zwecke verwendet werden, führt dies zu einer Entnahme, die gewinnerhöhend wird und ggf. als Eigenverbrauch der Umsatzsteuer unterliegt.

Beispiele für Bürobedarf sind:

• Schreibmaterialien,
• Zeichenmaterial,
• sonstiger Bürobedarf,
• Vordrucke,
• Lichtpausen,
• Fotokopien,
• andere Vervielfältigungen,
• Filme und fotografische Arbeiten,
• Buchbinder- und Beschriftungsarbeiten,
• Anfertigungen von Schildern,
• DVDs,
• Farbbänder für Schreibmaschinen.

Die Kosten für Bürobedarf können als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn sie betrieblich veranlasst sind.

[1] BFH, Urteil v. 18.2.1977, VI R 182/75, BStBl. II 1977, 464.

[2] BFH, Urteil v. 18.2.1977, VI R 182/75, BStBl. II 1977, 464.

4 In welcher Höhe Aufwendungen für Bürobedarf abziehbar sind

Betriebliche veranlasste Aufwendungen für Bürobedarf sind zu 100 % als Betriebsausgaben abziehbar.

Bei Umsatzsteuerpflicht kann die in den einzelnen Beträgen enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer von der Umsatzsteuerschuld abgezogen werden.

5 Diese Aufzeichnungspflichten müssen Sie für den Betriebsausgabenabzug beachten

Aufwendungen, die als Betriebsausgaben abziehbar sind, müssen durch Belege nachgewiesen werden können.

Der Betriebsprüfer kann die Vorlage dieser Belege verlangen,

• wenn Zweifel bestehen, ob Betriebsausgaben in der angegebenen Höhe entstanden sind oder
• wenn er die Absicht hat, die Korrektheit der Buchführung durch Stichproben zu kontrollieren.

Praxis-Tipp

Notwendige Angaben auf den Belegen

Achtung: Unterlagen und Belege müssen alle notwendigen Angaben enthalten. In Zweifelsfällen kann auf den Belegen notiert werden, aus welchem Anlass die Aufwendungen entstanden sind. Auf der Rückseite des Belegs können die entsprechenden Hinweise notiert werden. Zu den notwendigen Informationen gehören insbesondere:

• Leistender und Leistungsempfänger
• separat ausgewiesene Umsatzsteuer
• Datum des Beleges
• Betrag oder Mengenangabe

6 Zeitpunkt des Betriebsausgabenabzugs

Bei Gewinnermittlung durch eine Einnahmen-Überschussrechnung, können die Aufwendungen im Zeitpunkt der Zahlung als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich (Bilanzierung) werden die Aufwendungen zu dem Zeitpunkt, in dem diese in Rechnung gestellt werden gebucht.

Auch wenn der Gewinn durch Bilanzierung ermittelt wird, kann der gesamte Anschaffungspreis direkt als Betriebsausgabe abgezogen werden, wenn das einzelne Arbeitsmittel nicht mehr als 800 EUR gekostet hat. Es ist in diesem Fall keine Abschreibung über mehrere Jahre erforderlich.

Genaue Bezeichnung in der Rechnung empfehlenswert

Es ist im Geschäftsleben durchaus üblich, dass beim Kauf von Bürobedarf auch der Ausdruck "Bürobedarf" steht. Doch das könnte eventuell den Vorsteuerabzug gefährden. Denn gem. § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung u. a. die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände enthalten.

Nach § 33 UStDV muss eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 EUR nicht übersteigt, u. a. die Art der gelieferten Gegenstände enthalten.

Daher tut man gut daran, darauf...