BWA: Praktische Tipps für die Umsetzung im Unternehmens- ... / 3 Jede BWA ist nur so gut wie die Buchhaltung – Tipps für eine aussagekräftige BWA

Die BWA ist ein äußerst taugliches Analyse-Instrument – wenn die zugrundeliegenden Daten stimmig sind. Voraussetzung ist die regelmäßige Pflege der Daten und eine korrekte Buchhaltung. Naturgemäß handelt es sich bei der BWA immer nur um eine vorläufige Ansicht der Entwicklungen. Um diese möglichst aussagekräftig zu gestalten, sollten zum Beispiel Abgrenzungsbuchungen oder Abschreibungen so erfasst werden, dass sie zumindest anteilig ergebniswirksam sichtbar werden. Werden monatliche Abschreibungen von der Buchhaltung nicht gebucht oder Bestände nicht ermittelt und erfasst, verringert sich der Aussagewert. Um eine werthaltige BWA zu erhalten, müssen Unternehmer also sicherstellen, dass Geschäftsvorfälle laufend, zeitnah und zeitanteilig gebucht werden.

Häufig aber läuft es umgekehrt: Belege werden einfach erfasst, wie sie hereinkommen, ohne sie zeitlich abzugrenzen. Für Abschreibungen gilt ähnliches. Veränderungen beim Warenbestand werden entweder gar nicht oder nicht jeden Monat festgehalten. Solche Buchhaltungsfehler führen zu Fehlinterpretationen bei der BWA-Analyse und zu fälschlich positiven Ergebnissen – etwa wenn der Warenumsatz bereits verbucht wurde, der Wareneinsatz aber noch nicht. Hier reicht oft schon eine Grobinventur im Vierteljahr, um mögliche Fehler zu vermeiden.

Darüber hinaus müssen auch die Analysetools der BWA mit Inhalt bestückt werden. So setzt ein aussagekräftiger Soll-Ist-Vergleich voraus, dass Unternehmer vorab Beträge und Budgets festgesetzt haben, denen sie den Ist-Zustand gegenüberstellen können. Eine Offene-Posten-Liste ist hilfreich, wenn Debitoren und Kreditoren nicht bereits in der Summen – und Saldenliste aufgeführt sind. Je nachdem, was die BWA an Interpretation liefern soll, ist es ratsam, sich mit dem Steuerberater zusammenzusetzen und zu definieren, was die wichtigsten Positionen sind und welche Daten die Buchhaltung zusätzlich einpflegen sollte.

Entscheidend ist: Die BWA ist notwendig, um bestimmte betriebliche Zusammenhänge besser zu verstehen und beurteilen zu können. Sie bietet viele Möglichkeiten, um die wirtschaftliche Lage des Unternehmens richtig einschätzen zu können. Dazu müssen aber die einzelnen Kennziffern genau beobachtet und interpretiert werden, gegebenenfalls mit Unterstützung des Steuerberaters. Mindestens einmal im Monat sollte Zeit für die Lektüre der Daten reserviert und der Betrieb aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden. Das Instrumentarium dazu liefert die BWA und die Buchhaltung.

Praxis-Beispiel

Wie die Aussagekraft der monatlichen BWA zum Beispiel erhöht werden kann

• Jahresabschlussbuchungen beeinflussen das Jahresergebnis einmalig. Unternehmer sollten sicherstellen, dass die wichtigsten Jahresabschlussbuchungen monatlich als sog. wiederkehrende Buchungen erfasst werden. Dies sind z. B. Rückstellungen. Jedes Jahr eingestellte Rückstellungsbeträge sollten geprüft werden und eventuell auf die einzelnen Monate verteilt eingebucht werden.
• Für eine zumindest ungefähre Abschreibungsermittlung sollte der Jahresbetrag der Vorjahresabschreibungen als monatlicher Betrag ermittelt werden – Anlagenzugänge und -abgänge sollten hier berücksichtigt werden.
• Sobald die Werte der Schlussbilanz feststehen, sollten die Eröffnungsbilanzwerte vorgetragen werden.
• Bei sonstigen Forderungen und sonstigen Verbindlichkeiten muss darauf geachtet werden, dass die Eröffnungsbilanzwerte im Lauf des Jahres aufgelöst werden.
• Bei Rechnungsabgrenzungsposten muss darauf geachtet werden, dass die Eröffnungsbilanzwerte aufgelöst werden.
• Berücksichtigung von Warenbestandsveränderungen.
• Die Werte für die Warenentnahmen können ebenfalls monatlich eingebucht werden. Damit ist die zu zahlende Umsatzsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung berücksichtigt.