Compliance bei der Nutzung und Archivierung von betriebl ... / 5 Elektronische Aufbewahrung: Sicherheitsvorschriften beachten

Vorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme enthält die AO. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt, können genannten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO). Vorgeschrieben ist, dass diese Systeme jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen müssen. Die digitalen Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Zudem müssen Belege über die Geschäftsvorfälle ausgestellt und zur Verfügung gestellt werden. Das Bundesministerium der Finanzen ist ermächtigt, weitere Anforderungen an die technischen Sicherheitseinrichtungen festzulegen. Unternehmen, die solche Systeme verwenden, müssen dem Finanzamt verschiedene Informationen über das System mitteilen.

Die Aufzeichnungen müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es ist sicherzustellen, dass die lesbar gemachten Daten mit den Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen. Sie müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit und unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar gemacht werden können. Auf Verlangen der Finanzbehörde müssen Unternehmer auf ihre Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen zur Verfügung stellen.

Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen (§ 146a Abs. 1 AO).

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst, hat den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht, § 146a Abs. 2 AO). Bei Verkauf von Waren an viel nicht bekannte Personen können die Finanzbehörden nach § 148 AO das Unternehmen von der Belegausgabepflicht befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.

Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. kurz Bitkom ist der Digitalverband Deutschlands und vertritt heute mehr als 2.700 Unternehmen der digitalen Wirtschaft, unter ihnen gut 1.000 Mittelständler, über 500 Start-ups und nahezu alle globalen Firmen. Den Leitfaden über sichere Archivierungsmethoden kann auf der Webseite heruntergeladen werden.