Datenschutz: Diese Regeln sollten im Unternehmen eingeha ... / 4.2 Daten über die Internet- und E-Mail-Nutzung eigener Mitarbeitenden

Die Internet-Nutzung und E-Mail-Nutzung Mitarbeitender kann technisch umfangreich protokolliert und ausgewertet werden. Dabei können z. B.

• Benutzeridentifikation,
• IP-Adressen,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Datenmenge
• sowie Zieladresse des Zugriffs

erfasst werden. Anhand dieser Daten wäre es für Arbeitgebende möglich nachzuvollziehen, wann Mitarbeitende was gelesen haben. Dies kann einen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte Arbeitnehmender darstellen. Was protokolliert und ausgewertet werden darf, hängt u. a. davon ab, ob eine private Internet- und E-Mail-Nutzung erlaubt wurde oder nicht.

• Wenn Arbeitnehmenden nur die dienstliche, nicht aber die private Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz gestattet ist, brauchen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Telekommunikationsgesetze nicht beachtet zu werden.
• Für die rein dienstliche Nutzung finden nur die subsidiären Datenschutzbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes Anwendung (§ 32 ff. BDSG).
• Anbieter digitaler Dienste wie E-Mail-Anbieter oder Internet-Anbieter sind zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet gem. § 3 Abs. 2 Nr. 1 TDDDG. Ergänzend legt § 3 Abs. 3 TDDDG fest, dass sich Anbieter keine Kenntnis über den Inhalt oder die näheren Umstände der Telekommunikation verschaffen darf. Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden die private Nutzung von Firmen-E-Mail-Accounts und dem Internet erlauben, können ebenfalls als E-Mail-Anbieter gelten und müssen dann das Fernmeldegeheimnis wahren.
• Danach dürfen die Daten nur verarbeitet und genutzt werden, soweit dies für die Erbringung des Internetdienstes und dessen Abrechnung erforderlich ist. Arbeitgebende sind jedoch nicht verpflichtet, die private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz zu gestatten. Wenn dies dennoch erlaubt ist, muss die Gestattung davon abhängig gemacht werden, dass die Arbeitnehmenden einer Protokollierung zur Durchführung einer angemessenen Kontrolle der Netzaktivitäten zustimmen. Diese Einschränkungen gelten bei einem Verbot der privaten Nutzung nicht. In jedem Fall gilt jedoch das Gebot der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO), d. h. es sollen nur die Daten erhoben werden, die tatsächlich notwendig sind.

Einsichtsrechte in E-Mails

• Eine Speicherung und inhaltliche Kontrolle von E-Mails oder Logfiles, die bei ihrem Versand entstehen, können vom Arbeitgebenden vorab festgelegt werden.
• Bei dienstlichen E-Mails ist die Einsicht durch Arbeitgebende zulässig.
• Bei privaten E-Mails hingegen darf die Inhaltskontrolle aus datenschutzrechtlichen Aspekten unabhängig von der Erlaubnis der Privatnutzung nur erfolgen, wenn ein begründeter Verdacht besteht, dass das Verhalten des Arbeitnehmers einen Straftatbestand erfüllt oder eine schwerwiegende Verletzung des Arbeitsvertrags sein könnte.
• Arbeitgebende dürfen aber nicht ohne eine solche vorherige Festlegung nachträglich zwecks Kontrolle auf E-Mail-Daten zurückgreifen, die gar nicht für diesen Zweck, sondern auf Vorrat gespeichert wurden.