Digitale Zusammenarbeit in Steuerkanzleien / 2.3 Verantwortlichkeiten definieren

Wichtig: Wer digitalisiert, muss es kanzleiweit konsequent umsetzen. Auch in Vertretungsfällen sollte die Arbeit nahtlos weiterlaufen und darf nicht daran scheitern, dass Mitarbeiter mit digitalen Systemen unterschiedlich vertraut sind. Egal ob in der Kanzlei, im Home-Office oder in einer Niederlassung: jeder Mitarbeiter sollte stets die gleiche Sicht auf den Mandanten haben und ihm sollten alle digitalen Kommunikationsinstrumente zur Verfügung stehen. Routinen für den internen Know-how-Austausch – z. B. ein Jour fixe für den Erfahrungsaustausch zu einer neu eingeführten Lösung – können zur Akzeptanz und zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Insbesondere in größeren Kanzleien kann darüber hinaus das Etablieren einer eigenen Technikabteilung sinnvoll sein, die sich ausschließlich um interne und externe technische Lösungen kümmert. Dabei sollte auch über die Einstellung eines ausgebildeten IT-Fachmanns nachgedacht werden. Im kleineren Maßstab kann zumindest eine Person bestimmt werden, die über das nötige Know-how verfügt und sich um die technischen Belange kümmert.

Praxis-Tipp

10 Tipps für eine ortsunabhängige Zusammenarbeit

Das Tagesgeschäft erledigen, mit den Kollegen chatten, Termine planen, Projekte managen: viele Tools helfen Steuerkanzleien dabei, die interne Zusammenarbeit digital und ortsunabhängig zu gestalten. Damit die technischen Lösungen ihre volle Kraft entfalten können, sind einige Punkte zu beachten.

1. Nutzerakzeptanz statt Zwangssystem

Bei der Einführung neuer Lösungen sollte die Kanzleiführung alle Beteiligten ins Boot holen und individuelle Bedürfnisse möglichst berücksichtigen.

2. Wir statt ich

Ortsunabhängig zu arbeiten darf nicht bedeuten, dass die Kanzlei nun in Einzelkämpfer zerfällt. Regelmäßige virtuelle Teamtreffen sind nötig, z. B. über Videokonferenzen. Dafür sollten auch feststehende Termine gesetzt werden. Der gemeinsame Austausch der Mitarbeiter untereinander muss jederzeit gewährleistet sein.

3. Intuitive Tools statt Bedienungsanleitungen

Um ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, muss die Kanzlei-Führung technische Lösungen anbieten. Die zu nutzenden Tools sollten möglichst intuitiv bedienbar sein. Für komplexere Lösungen müssen Mitarbeiter im Vorfeld ausreichend geschult werden. Die Arbeit mit digitalen Lösungen sollte Spaß machen und darf keinen Frust erzeugen!

4. Vertrauen statt Kontrolle

Sind Mitarbeiter im Home-Office tätig, entfallen viele Kontrollmechanismen. Doch nicht zuletzt die Corona-Krise hat gezeigt, dass Arbeiten im Home-Office funktioniert. In vielen Fällen sogar so gut, dass es ins Standard-Repertoire aufgenommen wurde. Entscheidend ist es, feste Ziele zu definieren, anhand derer der Arbeitserfolg gemessen werden kann.

5. Freiräume statt Zwänge

Sollen zusätzlich zur Mandantenbetreuung besondere Projekte gestemmt werden, müssen die Mitarbeiter die Freiheiten dafür erhalten. Hier sollten Kanzlei-Chefs Projektfreiräume schaffen. Unter Umständen müssen Mitarbeiter von bestehenden Aufgaben entlastet werden, um an standortübergreifenden Projekten mitarbeiten zu können.

6. Definierte Zuständigkeiten statt Autoritäts-Chaos

Bei Projekten aller Art müssen Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche klar definiert werden. Das erspart Verunsicherungen der Mitarbeiter und zeitraubende Rückfragen.

7. Projektmanagement statt Planlosigkeit

Setzen Sie für Projekte auf webbasierte Projektmanagement-Tools. Sie bieten viele Möglichkeiten, um Prozesse effizient zu gestalten – von der Definition von Zuständigkeiten über die Aufgabenverteilung bis hin zur Dokumentation von Projektfortschritt und Erfolgskontrolle. Oft sind auch Möglichkeiten integriert, um die Kommunikation im Team sicherzustellen, z. B. über integrierte Chatfunktionen oder das Teilen von Dokumenten.

8. Ein Ziel statt alles auf einmal

Wer zu viel auf einmal möchte, läuft Gefahr sich zu verzetteln. Ein klar definiertes Ziel ist besser als ein ganzes Füllhorn. Große Projekte sollten in Teilschritte untergliedert werden.

9. Sprints statt Marathon

Für das Projektmanagement haben sich kurze Sprints bewährt. In regelmäßigen Abständen (meist 14 Tage) werden Ergebnisse und Projektfortschritt überprüft. Läuft das Projekt in eine falsche Richtung oder liefert nicht die gewünschten Ergebnisse, kann unmittelbar nachgesteuert werden.

10. Lebendige Kommunikation statt E-Mail-Stau

Um Teams remote zu führen, ist die Kommunikation im und mit dem Team von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört auch eine Regelung für Abwesenheit und Verfügbarkeit. Beschäftigt, abwesend, verfügbar, nicht stören, gleich zurück: sind keine festen Präsenszeiten vereinbart, sollte der Status jedes Teammitglieds für alle einsehbar sein. Viele Collaboration-Tools bieten dafür entsprechende Einstellungen. Integrierte Chatfunktionen erleichtern Rückfragen und die Kommunikation untereinander. Lassen sich Probleme besser Face-to-Face lösen, kann eine Videobesprechung mit Bildschirmfreigabe zu schnelleren Entscheidungen führen.