Digitale Zusammenarbeit in Steuerkanzleien / 3.3 Die neue Flexibilität: Tools für ortsunabhängige Zusammenarbeit

Ein weiteres Digitalisierungsfeld für die interne Kommunikation ist die standortunabhängige Zusammenarbeit. Die Erschließung eines Regionalmarkts, der Aufbau einer neuen Standortvertretung, die kanzleiweite Einführung einer neuen Software oder sogar der Relaunch der Kanzleiwebsite: Hinter vielen Vorhaben können sich große oder kleine Projekte verbergen, die gemeinsam und standortübergreifend bearbeitet werden müssen.

Bei einem Projekt handelt es sich um ein einmaliges und zielgerichtetes Vorhaben, das mit geeigneten Maßnahmen gesteuert wird, Vorgaben einhalten (Ressourcen) und zu einem bestimmten Termin erledigt sein muss. Dazu müssen mehrere Personen für ein gesetztes Ziel zusammenarbeiten – oft sind es Experten aus unterschiedlichen Bereichen, die sich nun temporär zusammenfinden. Diese Zusammenarbeit ist für den Erfolg eines Projekts unverzichtbar. I. d. R. ist es schwierig, alle Projektteam-Mitglieder gleichzeitig an einen Tisch zu bekommen. Doch egal, ob Mitarbeiter an verschiedenen Standorten verteilt sind oder zu bestimmten Tagen im Homeoffice arbeiten: Projektmanagement-Tools sind eine gute Lösung für solche Herausforderungen. Mit ihnen lassen sich Projekte ortsunabhängig und zeitversetzt bearbeiten. Steuerberater haben die Möglichkeit, Aufgaben, Zuständigkeiten und Zeitlinien klar zu definieren und sie den Projektteam-Mitgliedern zuzuweisen.

Da alle Informationen und Dokumente zentral im Projekt-Tool hinterlegt werden können, ist die Bearbeitung jederzeit transparent. Visualisierungen machen Projektfortschritte auf einen Blick sichtbar. Werden Fehlentwicklungen erkannt, kann frühzeitig eingegriffen und korrigiert werden. Da jeder Mitarbeiter den aktuellen Status des Projekts jederzeit einsehen kann, werden Nachfragen und Telefonate oft überflüssig. Damit sparen die Tools viel Zeit und Aufwand. Auch agile Projekte lassen sich mit solchen Lösungen umsetzen.

Nicht immer ist die große funktionale Bandbreite eines komplexen Projektmanagement-Tools nötig, um die Zusammenarbeit im Steuerkanzlei-Team zu organisieren. Als nützlich können sich in solchen Fällen Collaboration-Lösungen erweisen, die nur wenige Kernfunktionen besitzen, sich aber individuell durch die Integration von zahlreichen Apps deutlich erweitern lassen. So wie die Kommunikationslösung Slack. Nutzer können sich dort untereinander Nachrichten senden, anrufen und sogar Videotelefonate führen. Per Mausklick lassen sich dann verschiedenste, weitere Apps zum Arbeitsbereich hinzufügen – von der Kalender-App bis hin zum Datei- oder Büromanagement. Dann ist es z. B. einfacher, Dokumente zentral abzulegen oder Outlook-E-Mails direkt aus dem Tool zu initiieren. Wer sich auf diese Weise mit oft benutzten Tools und Services verbindet, kann seine digitale Arbeit erledigen, ohne das Tool zu verlassen.

Mitunter sind es kleine, einfache Lösungen, mit denen die Effizienz von Arbeitsabläufen bereits verbessert werden kann. Tools für das Task-Management ermöglichen es z. B., Aufgabenlisten anzulegen und diese mit den Mitarbeitern der Steuerkanzlei zu teilen. Digitale To-Do-Listen und Notizen können die gelben Klebezettel ersetzen.

Hinweis

Der Vorteil der digitalen Variante

Aufgaben können Mitarbeitern zugewiesen und zeitliche Vorgaben definiert werden. Bei einige Lösungen können auch Dateien hochgeladen, geteilt und kommentiert werden. Auf diese Weise entstehen virtuelle Orte, an denen gemeinsam über Probleme diskutiert werden kann. Die Übergänge zum Projektmanagement sind oft fließend.