Digitalisierung: Der Mensch im digitalen Rechnungswesen / 2.2 Aktualität wird wichtiger

Bisher, in den analogen oder teildigitalisierten Systemen, hat der monatliche und jährliche Rhythmus der Buchhaltung die Zeitvorstellung im Rechnungswesen bestimmt. Mit der weitergehenden Digitalisierung wird es möglich, sich von dem strengen Gerüst der Buchungsperioden zu lösen.

Hinweis

Nicht ohne Kampf

Die Mitarbeiter, vor allem in der Buchhaltung, aber auch im restlichen Rechnungswesen, sind mit der periodenorientierten Arbeit groß geworden. Die Monats- und Jahresabschlüsse vermitteln eine gewisse Sicherheit und strukturieren die Arbeit. Dies aufzugeben fällt vielen Menschen schwer. Ohne Kampf mit altgedienten Kolleginnen und Kollegen wird das nicht gehen. Doch auch das ist vorübergehend. Die nachfolgenden Mitarbeiter werden sich schnell daran gewöhnen oder gleich in eine auf Aktualität gebrachte Arbeitsweise kommen.

Aktuellere Berichte: Die Digitalisierung innerhalb und außerhalb des Rechnungswesens führt zu immer aktuelleren und detaillierteren Informationen. Daraus ergibt sich eine immer aktuellere Notwendigkeit für Entscheidungen, die durch Daten aus der Buchhaltung, der Kostenrechnung oder dem Controlling vorbereitet werden müssen. Der Bedarf an Ad-hoc-Berichten wird steigen. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen müssen entsprechende Fähigkeiten aufweisen, um diese Nachfrage zu befriedigen. Nicht alle Menschen sind in der Lage, sich von geplanten, gut vorbereiteten Regelberichten zu trennen und Verantwortung für aktuelle, individuelle und immer wieder neue Berichte zu übernehmen.

Unwichtige Perioden: Ähnliche Veränderungen gibt es in vielen Aufgaben, die heute noch periodenbezogen sind. Beispiele dafür sind Bewertungen und Analysen, die in den meisten Unternehmen aktuell zum Periodenende oder nach Abschluss einer Periode erfolgen. Die Aufgaben sind planbar und strukturiert. In einer digitalen Welt wird eine ständige Auskunftsbereitschaft mit Daten, die auch innerhalb der Periode aktuell sind, verlangt und möglich. Die Aufgabe des Menschen im Rechnungswesen verlagert sich von der wiederholten Ausführung dieser Arbeiten hin zur Steuerung und Überwachung der aktuellen digitalen Prozesse.

Neue Verantwortung entsteht:Verändern sich Aufgaben so dramatisch wie bei einer intensiven Digitalisierung, müssen die organisatorischen Strukturen angepasst werden. Das geschieht auch im Rechnungswesen, wobei es zu neuer Aufgabenverteilung und neuen Verantwortungsbereichen kommt. Das hat selbstverständlich Auswirkungen auf die Menschen mit ihren Fähigkeiten und Forderungen.

Veränderte Hierarchien: Der Umfang der operativen Arbeiten wird durch die Digitalisierung reduziert, Aufgaben für Steuerung und Überwachung der digitalen Prozesse kommen hinzu, werden zum neuen operativen Arbeiten. Damit werden hierarchische Ebenen in der Aufbauorganisation überflüssig. Verantwortung muss auf der unteren Ebene wahrgenommen werden, eine Instanz zwischen Führung und operativen Aufgaben ist nicht mehr notwendig.

Verschwindende Grenzen: Die Veränderung in der Verantwortung und die engere Zusammenarbeit im Rechnungswesen führen dazu, dass sich die Grenzen zwischen den Bereichen im Rechnungswesen auflösen, durchlässiger werden. Als Konsequenz daraus wird von den Mitarbeitern im Rechnungswesen eine wesentlich breitere Wissensbasis und breiter gefächerte Fähigkeiten verlangt. So wird z. B. die Kostenrechnung aus der Buchhaltung mit Daten versorgt und im Controlling werden die Ergebnisse verarbeitet. Optimal ist ein Prozess, der in der Buchhaltung beginnt und im Controlling endet, mit autonom erledigten operativen Berechnungen. Es entsteht ein Prozess, eine Verantwortung und ein organisatorischer Bereich.

Verlagerte Aufgaben: Im digitalisierten Rechnungswesen werden autonome Prozesse so konzipiert, dass sie alle Bereiche durchziehen, Schnittstellen auch zu anderen Fachbereichen haben. Die autonomen Abläufe aus dem Rechnungswesen sind teilweise logisch besser in den Abläufen der Fachbereiche integriert. Der Prozess bleibt im Verantwortungsbereich des Rechnungswesens, wird dort gesteuert und mit Daten versorgt. Er ist jedoch Bestandteil der digitalen Fachanwendung.

Praxis-Beispiel

Bonitätsprüfung

Anfragen von Kunden müssen schnell beantwortet werden. Neben der Lieferfähigkeit für das Produkt muss dabei auch die Bonität des Kunden sehr aktuell geprüft werden. Dieser digitale Ablauf wird im Shopsystem integriert, ist aber durch das Rechnungswesen geplant und gesteuert. Dieser Prozess greift auch direkt auf aktuelle Daten in der Buchhaltung zu. So ist gewährleistet, dass der korrekte Inhalt auch tatsächlich aktuell ist und vor allem schnell zur Verfügung steht. Für die operative Ausführung wird kein Mitarbeiter im Rechnungswesen benötigt.