Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis / 1.1.1 Die digitale Form

Der einfachste Weg zur digitalen Rechnung ist es, nur das Abbild des Dokuments zu digitalisieren und ohne Rücksicht auf den Inhalt zwischen Absender und Empfänger auf digitalem Weg auszutauschen. Das Dateiformat PDF (Portable Document Format) hat sich dafür als Standard durchgesetzt. Dabei handelt es sich um eine sehr einfache Möglichkeit, die vor allem aus der Anfangszeit der Digitalisierung stammt. Sie ist einfach zu erzeugen, z. B. durch das Scannen des Papierdokuments. Dieser Weg wird aktuell vor allem im Onlinehandel genutzt.

Die Buchhaltung ist nicht an der Form, sondern am Inhalt der Rechnung im PDF interessiert. Sollen also die Daten vor allem aus einer digitalen Eingangsrechnung ermittelt werden, muss ein PDF-Dokument wie über eine Erkennungssoftware eingelesen werden. Dabei wird versucht, Inhalte zu extrahieren. Das kostet Zeit und verursacht trotz ständig verbesserter Qualität noch immer Fehler.

Die wichtigere Form einer digitalen Rechnung enthält die Inhalte zu dem Dokument digital aufbereitet als Datensätze. Dort werden unter anderem diese Inhalte definiert:

• der Rechnungssteller,
• der Rechnungsempfänger,
• die Liefer- und Zahlungskonditionen,
• die einzelnen Rechnungspositionen,
• die Umsatzsteuerinformationen

Diese digitalen Daten können ohne weitere Zwischenschritte in den digitalen Abläufen der Buchhaltung verarbeitet werden.

Sender und Empfänger müssen sich über die exakte Beschreibung der Datensätze einigen. Dazu sind entweder individuelle Definitionen notwendig oder die Einigung auf einen Standard. Aufgrund der Vielzahl der Beziehungen werden Standards für die inhaltliche Darstellung digitaler Rechnungen immer wichtiger. Ein recht alter, daher bewährter aber auch überladener Standard ist EDI (Electronic Data Interchange), der nicht nur Rechnungen, sondern auch alle anderen Dokumente im Geschäftsverkehr darstellen kann. Für die Verwendung sind in der Regel Dienstleister als Zwischenstationen notwendig. Ein anderer, nicht so alter Standard, ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), mit dem sowohl der Inhalt als auch ein Abbild der Rechnung digital erzeugt wird.

Hinweis

XRechnung kann für behördlichen und anderen geschäftlichen Rechnungsaustausch verwendet werden

Die XRechnung basiert auf dem Standard ZUGFeRD. Sie ist für den digitalen Rechnungsaustausch mit Bundesbehörden und anderen staatlichen Stellen vorgeschrieben. Viele Standardprogramme für die Fakturierung bieten die XRechnung an. Das Format kann selbstverständlich auch für den digitalen Rechnungsaustausch außerhalb der Behördenwelt genutzt werden.

Abb. 1: Eingangsrechnung als PDF oder mit digitalem Inhalt