Digitalisierung in der Buchhaltung: Spezielle Lösungen / 4 Weitere Anwendungen für die Digitalisierung in der Buchhaltung

Neben den im Beitrag "Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis" beschriebenen großen Standardanwendungen

• digitale Rechnungen,
• digitales Banking und
• digitale Kommunikation und

den weit verbreiteten Spezialanwendungen für die Reisekostenabrechnung, die Kassenführung und die Bewertungen gibt es noch viele weitere Anwendungen in der Buchhaltung.

Diese haben je nach Branche des Unternehmens, je nach der individuellen Organisationsstruktur und Aufgabenverteilung eine unterschiedliche Bedeutung im Rechnungswesen. An dieser Stelle werden noch kurz 2 spezielle Anwendungen auf dem Weg in die Digitalisierung vorgestellt.

4.1 Buchhalterische Auswertungen

In der Buchhaltung gibt es typische Auswertungen wie eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz, einen Anlagenspiegel oder eine Cash-Flow-Rechnung. Darüber hinaus gibt es Auswertungen, die als Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) beschrieben werden. Diese beinhalten über das Buchhalterische hinaus Kennzahlen und Berechnungen, die oft im Controlling erledigt werden. Im typischen Ablauf muss die Erstellung der Auswertungen auf den Periodenabschluss in der Buchhaltung warten.

Der aktuelle Stand der Digitalisierung verwendet für die Beschaffung der notwendigen Daten die digitalen Speicher. Die Auswertungen werden mit Hilfe digitaler Berechnungs- und Präsentationssoftware erstellt. Dabei handelt es sich um die digitale Unterstützung der Abläufe, die im Grunde analog organisiert sind. Im nächsten Schritt der Digitalisierung werden echte digitale Prozesse installiert, die durch autonome Abläufe und mit Hilfe Künstlicher Intelligenz eine permanent aktuelle Auskunft über Abschlüsse und Auswertungen ermöglichen. Der Periodenabschluss in der Buchhaltung wird weniger wichtig.

Hinweis

Auflösung von Grenzen

An dieser Stelle wird deutlich, dass durch die Digitalisierung im Rechnungswesen eine Verschiebung von Aufgaben innerhalb des Rechnungswesens entsteht. Das Controlling erledigt viele Aufgaben, in denen es Daten aus der Buchhaltung und der Kostenrechnung verarbeitet und präsentiert. Autonome Abläufe können dies in Zukunft ohne menschliche Eingriffe tun, sodass die Aufgabe keine besondere Expertise in der Verarbeitung und Präsentation mehr benötigt. Die entsprechenden Auswertungen können dann sofort in der Buchhaltung entstehen und auch als buchhalterische Ergebnisse erkannt werden.

4.2 Liquiditätsplanung

Eine besondere Auswertung aus der Buchhaltung ist die Liquiditätsplanung. Hier werden Daten der Buchhaltung mit aktuellem Bezug und aus der Vergangenheit mit Plandaten aus dem Controlling zusammengeführt. Das Ergebnis ist ein Liquiditätsplan, der Probleme der Zahlungsfähigkeit in der Zukunft erkennen lässt. Schon heute ist die Digitalisierung so weit, dass Liquiditätspläne in entsprechenden Programmen vorbereitet und nach dem Periodenabschluss automatisch gefüllt werden. Durch die weitergehende Digitalisierung kann es gelingen, die Liquiditätsüberwachung wesentlich zeitnaher durchzuführen.

In autonomen Prozessen werden die aktuellen Buchungen für die Überwachung verwendet und zu einem immer aktuellen Plan zusammengestellt. Voraussetzung ist, dass in der Buchhaltung die entsprechenden Buchungen auch zeitnah erfolgen, also nicht als Sammelbuchung am Ende der Periode, sondern täglich, stündlich. Fehlende Werte werden aus den vorliegenden Daten und der Erfahrung aus der Vergangenheit durch Künstliche Intelligenz geschätzt. So entsteht durch weitere Digitalisierung ein wesentlich aktuelleres Bild der Liquiditätssituation. Probleme können so schneller erkannt werden.