Eigenbelege: Der richtige Umgang mit Eigenbelegen und Er ... / 5 Ersatzbeleg/Notbeleg für nicht mehr vorhandene Belege

Ersatzbelege werden auch als Notbelege bezeichnet. Darunter versteht man Ersatzausfertigungen für verloren gegangene Originalunterlagen. Diese Belege werden als Ersatz von Fremdbelegen im Notfall ausgestellt, z. B. wenn der Taxifahrer nicht die Möglichkeit einer Belegausstellung hatte.

Ein Ersatzbeleg bzw. Notbeleg kann aus vielfältigen Gründen ausgestellt werden. Es handelt sich dabei um einen Ersatz für eine Rechnung bzw. Quittung. Grundlage hierfür ist, dass kein Fremd- bzw. Eigenbeleg vorliegt. Folgende Gründe können beispielhaft vorliegen:

• Verlust des Originalbelegs (Fremdbelegs) durch Umweltkatastrophen wie z. B. Überschwemmungen, Brand oder Hochwasser sowie infolge von Einbrüchen mit Vandalismus.
• Originalbelege werden üblicherweise nicht erstellt für z. B. bei Nutzung von (Münz-)Automaten (Telefon, Kopierer, Parkplatzgebühren, Porto, Staubsaugerkosten bei der Wagenwäsche).

5.1 Verlust des Originalbelegs

In einem geordneten Unternehmen sollte i. d. R. kein Beleg verloren gehen. Jedoch kann es vorkommen, dass Belege verschwinden oder irrtümlich vernichtet werden. Besonders in kleineren Handwerksbetrieben, wo neben der eigentlichen Tätigkeit auch die gesamte kaufmännische Abwicklung vom Chef übernommen wird, herrscht oft Bürochaos. Zudem geht in der Hektik einer Geschäftsreise oder beim Büromaterial-Einkauf kurz vor Ladenschluss schon einmal ein Beleg verloren. Wenn das Fehlen Tage oder Wochen später in der Buchführung auffällt, ist es für die Anforderung einer Zweitausfertigung beim Aussteller meist zu spät oder aber der Betrag steht in keinem Verhältnis zu den dafür erforderlichen Recherchen, Telefonaten oder gar Briefwechseln.

Achtung

Oberster Grundsatz

Im Unternehmen sollten sowohl der Chef als auch die Angestellten immer beachten:

1. Fremd- bzw. Eigenbelege sind die Regel und
2. Ersatz- bzw. Notbelege bleiben die absolute Ausnahme

Die Finanzämter haben es in Betriebsprüfungen insbesondere auf Ersatz- bzw. Notbelege abgesehen. Diese werden sorgfältig geprüft. Im Steuerrecht gilt der Grundsatz: Bücher, Aufzeichnungen und Geschäftspapiere müssen vorgelegt werden können!^[1] Keine Chance besteht beim Finanzamt, mit einem Eigenbeleg durchzudringen, wenn auch ein Fremdbeleg beschaffbar gewesen wäre. Aus diesem Grund sollten in den Ersatz- bzw. Notbeleg möglichst alle Informationen aufgenommen werden, die bekannt sind. Dies wären z. B.:

• Aussteller der Rechnung mit vollständiger Anschrift
• Zeitpunkt und Nachweis der Zahlung
• die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel/Dienstleistungen, Informationen über die empfangene Leistung (Grund und Art)
• Hinweis auf Zeugen, die bei der Zahlung anwesend waren
• Grund für das Fehlen oder den Verlust des Belegs
• Datum und Unterschrift des Ausstellers oder zumindest Kennzeichnung mit Handzeichen^[2]

Bei einer Bewirtung im Restaurant ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Die ergänzenden Angaben (Anlass u. Teilnehmer) können auf dem Ersatzbeleg vermerkt werden.

Bei einer Restaurantrechnung muss es sich grundsätzlich um eine ordnungsgemäße Rechnung^[3] handeln. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Die Rechnung muss auch den Namen des Auftraggebers enthalten; jedoch nicht, bis zu einem Gesamtbetrag der Rechnung von 250 EUR.

Die Finanzverwaltung erkennt bei einem Rechnungsbetrag über 250 EUR auch an, dass der Gastwirt den Namen des Auftraggebers (Unternehmers) handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.^[4]

Hat das Finanzamt Zweifel an der Echtheit des Ersatz- bzw. Notbelegs, muss der Unternehmer nachweisen, dass der Beleg den tatsächlich vorgefallenen Geschäftsvorgang wahrheitsgetreu widerspiegelt.^[5]

Praxis-Tipp

Ersatz- bzw. Notbeleg ist immer die letzte Wahl

Ein Ersatz- bzw. Notbeleg sollte wirklich immer die letzte Möglichkeit sein. Besser ist es, vom Aussteller eine Kopie des Originalbelegs anzufordern, auch wenn es mit Mühe verbunden ist. Ein ordnungsgemäßer Beleg muss teilweise für steuerliche Vergünstigungen vorgelegt werden. Ein Notbeleg kann diese Voraussetzungen nicht erfüllen.

Das Finanzamt kann verlangen, die Empfänger der geltend gemachten Betriebsausgaben genau zu benennen. Dies ist auch bei einer Vielzahl von Geschäftsvorfällen rechtmäßig. Betriebsausgaben werden nicht berücksichtigt, wenn der Steuerpflichtige dem Verlangen der Finanzbehörde nicht nachkommt, die Empfänger zu benennen.^[6] Der Finanzbehörde kommt dabei ein Ermessen zu, von dem sie in doppelter Weise Gebrauch macht. Zunächst entscheidet das Finanzamt, ob es ein Benennungsverlangen an den Steuerpflichtigen richten soll. Dann trifft es eine Entscheidung darüber, ob und inwieweit es Ausgaben, bei denen der Empfänger nicht benannt ist, zum Abzug zulässt.^[7]

Praxis-Tipp

Bei Kleinbetragsrechnungen ist Vorsicht geboten

Kassen- und Zahlungsbelege werden vielfach noch auf Thermopapier ausgedruckt (z. B. am Postschalter, an der Tankstelle oder im Einzelhandel). Diese Belege haben einen Nachteil: Sie haben keine lange Lebensdauer und verblassen nach relativ kurzer Zeit. Insbesondere, wenn der Bele...