Einnahmen-Überschussrechnung: Privatnutzung von Waren, Kfz und Telefon

Zusammenfassung

Überblick

Ist die Buchführung geprüft und sind alle Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen erledigt, kann mit den eigentlichen Abschlussarbeiten begonnen werden. Zu diesen gehören u. a. das Erfassen der Privatnutzung von Fahrzeugen und Telefon sowie der Entnahme von Waren für private Zwecke.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Erläuterungen zur 1 %-Methode, Fahrtenbuchmethode, Fahrten zur regelmäßigen Tätigkeitsstätte und der Kostendeckelung: BMF, Schreiben v. 24.1.2018, BMF, Schreiben v. 21.9.2017, BMF, Schreiben v. 5.6.2014, BMF, Schreiben v. 18.11.2009, BStBl 2009 I S. 535 und v. 1.4.2011, BStBl 2011 I S. 301; BFH, Urteil v. 9.3.2010, VIII R 24/08, BFH/NV 2010 S. 1182; BFH, Urteile v. 22.9.2010, VI R 54/09, VI R 55/09 und VI R 57/09, BStBl 2010 II S. 354, 358 u. 359: Zur 1 %-Regelung bei mehreren Kfz im Betriebsvermögen. OFD Frankfurt/M., Verfügung v. 10.10.2012, S 2297b A – 1 – St 222, betr.

Private Warenentnahmen für 2023: BMF, Schreiben v. 21.12.2022, IV A 8 -S 1547/19/10001 :004

1 Privatnutzungs-Check

Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass Unternehmer Gegenstände oder Leistungen aus dem Unternehmen auch für private Zwecke verwenden. Zu den wichtigsten Sach- bzw. Leistungsentnahmen für private Zwecke gehören die Warenentnahme, die private Kfz-Nutzung und die private Nutzung des betrieblichen Telefons.

Der Wert der Privatentnahmen zzgl. Umsatzsteuer ist als Betriebseinnahme zu erfassen. Aufwendungen etwa für Waren, Auto oder Telefon dürfen Unternehmer im Gegenzug in voller Höhe als Betriebsausgaben ansetzen.

Wurde bei den Betriebsausgaben Vorsteuer^[1] geltend gemacht, ist die Privatnutzung grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig.^[2]

Unentgeltliche Wertabgabe bei Unternehmern

Entnimmt der Unternehmer Waren oder Leistungen, ist dies grundsätzlich als umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme Gewinn erhöhend zu erfassen.

Sachbezug bei Arbeitnehmern

Auch wenn Unternehmer ihren Arbeitnehmern ein Fahrzeug oder Waren unentgeltlich überlassen, ist das in der Einnahmen-Überschussrechnung zu berücksichtigen. Bei Arbeitnehmern spricht man von Sachbezügen.

Diese Sachbezüge führen bei den Arbeitnehmern i. d. R. zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn und zu sozialversicherungspflichtigem Entgelt. Sachbezüge werden monatlich innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuert. Allerdings existieren für verschiedene Arten von Sachbezügen einige Freigrenzen und Freibeträge, sodass bestimmte Sachbezüge steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.

Grundsätzlich sind die Sachbezüge auch umsatzsteuerpflichtig. Beim Arbeitnehmer führt der Sachbezug zzgl. Umsatzsteuer zu Arbeitslohn. Der Arbeitgeber muss die enthaltene Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

[1] § 15 UStG.

[2] § 3 Abs. 9a UStG.

2 Private Warenentnahmen erfassen

Warenentnahmen für private Zwecke müssen Gewinn erhöhend berücksichtigt werden. Aus Vereinfachungsgründen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jährlich die aktuellen Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben.

^[1]

^[2]

Infographic

Abb. 1: Pauschbeträge für Sachentnahmen 2023

Infographic (Bitte wählen Sie das Jahr über das Dropdown-Menü aus.)

Abb. 2: Pauschbeträge für Sachentnahmen 2022

Grundlage dieser Pauschbeträge sind Berechnungen des Statistischen Bundesamts. Die Behörde ermittelt die Aufwendungen privater Haushalte für Nahrungsmittel und Getränke und setzt darauf basierend die Pauschbeträge fest. Sie beruhen auf Erfahrungswerten und bieten dem Unternehmer die Möglichkeit, die Warenentnahmen monatlich pauschal zu verbuchen. Damit entfallen Aufzeichnungen für Einzelentnahmen.

Die Werte dienen der Vereinfachung. Damit ist es auch nicht möglich, Änderungen aufgrund individueller Verhältnisse vorzunehmen – etwa wegen persönlicher Ess- oder Trinkgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub.

Für Kinder gilt:

• Bis zum vollendeten 2. Lebensjahr muss kein Wert berücksichtigt werden.
• Bis zum 12. Lebensjahr ist die Hälfte der jeweiligen Pauschbeträge anzusetzen.

Hinweis

Die Pauschbeträge gelten nur für Lebensmittel und Getränke

Tabakwaren sind in den Pauschbeträgen nicht enthalten. Wenn diese entnommen werden, müssen die Pauschbeträge erhöht und der Warenwert geschätzt werden.

Bei gemischten Betrieben (Fleischerei/Metzgerei oder Bäckerei mit Lebensmittelangebot oder Gaststätten) ist nur der höhere Pauschbetrag der jeweiligen Gewerbeklasse anzusetzen.

Abrechnung der tatsächlichen Privatentnahmen

Wem die Pauschbeträge zu hoch erscheinen, muss sich die Mühe machen und dem Finanzamt durch Aufzeichnungen nachweisen, dass der tatsächliche Eigenverbrauch niedriger ist.

[1] Für 2023 mit BMF, Schreiben v. 21.12.2022, IV A 8 – S 1547/19/10001 :004.

[2] Für 2022 mit BMF, Schreiben v. 20.1.2022, IV A 8 – S 1547/19/10001 :003

2.1 Private Warenentnahmen durch Unternehmer

Die privaten Warenentnahmen werden Gewinn erhöhend erfasst. Bei umsatzsteuerpflichtigen Entnahmen ist Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen.

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1880	Unentgeltliche Wertabgaben	1.190	8910*	Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens ...