Erstberatungsbrief: Elektronische Rechnungen und Belege / Anschreiben

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

Sie haben sicherlich bemerkt, dass meine/unsere Kanzlei dazu übergegangen ist, die Rechnungen elektronisch zu versenden. Da ich/wir mit dieser Form des Rechnungsversands sehr gute Erfahrungen gemacht habe/haben, möchte ich/möchten wir die Gelegenheit nutzen, Ihnen das Thema "elektronische Rechnungen und Belege" näher zu bringen. Denn der Rechnungsversand per E-Mail bietet für jedes Unternehmen hohes Einsparpotenzial! Die Arbeitsabläufe im Unternehmen können effizienter und beschleunigt gestaltet werden, Zahlungsverzögerungen werden minimiert und neben den Portokosten sparen Sie auch bei den Druckkosten. Zudem wird die Transparenz verbessert und der Vorgang der Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt. Es gibt aber auch einige Punkte, die beim elektronischen Rechnungs- oder Belegversand zu beachten sind, auch wenn der Gesetzgeber bereits durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die elektronische Rechnung mit der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt hat.

Wo liegen die Vorteile der elektronisch übermittelten Rechnung im Vergleich zur Papierrechnung?

Sie sparen die Personalkosten für den Postversand und für Briefpapier, Porto und Briefumschlag. Darüber hinaus sparen Sie Druckkosten, Transportwege und Archivierungskosten. Zudem gehen elektronisch übermittelte Rechnungen dem Empfänger schneller zu, werden schneller bezahlt und sorgen daher in Ihrem Unternehmen für eine Liquiditätssteigerung. Wichtige Informationen erreichen schneller ihr Ziel. Zudem kann es beim Scannen von Papierrechnungen zum Medienbruch kommen. Das bedeutet, dass die Lesbarkeiten eingeschränkt werden kann

Welche Möglichkeiten bieten sich zur Übermittlung einer elektronischen Rechnung?

Zum einen kann die Rechnung als Anhang, z. B. im PDF-Format, bei der Übersendung einer E-Mail mitgeschickt werden. Zum anderen besteht für den Rechnungsaussteller die Möglichkeit, die Rechnung im Downloadbereich seiner Webseite abzulegen, damit sie dort vom Rechnungsempfänger heruntergeladen werden kann. Auch über ein sog. Computer-Fax ist eine Übertragung der Rechnung möglich. Ebenso kann eine Übermittlung durch den sog. Datenaustausch per EDI erfolgen. Hierbei handelt es sich um eine Form des elektronischen Datenaustauschs mit strukturierten Nachrichten. Gerne informiere ich/informieren wir Sie über die verschiedenen Wege in einem persönlichen Gespräch.

Welche Anforderungen werden an eine elektronische Rechnung gestellt?

Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Es müssen also für beide Arten von Rechnungen

• die Herkunft,
• die Unversehrtheit des Inhalts
• und die Lesbarkeit

jederzeit gewährleistet sein. Jedem Unternehmer steht es frei, seine Rechnungen auf elektronischem Weg oder über den regulären Postweg zu versenden. Für den Versand der Rechnung auf elektronischem Weg hat es der Gesetzgeber jedoch zur Auflage gemacht, dass der Empfänger der elektronischen Rechnung diesem Übermittlungsweg im Vorfeld zugestimmt hat. Für die Einholung der Zustimmung hat der Gesetzgeber jedoch kein konkretes Formerfordernis vorgegeben. Er setzt lediglich ein Einvernehmen bezüglich einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger voraus. Das heißt, der Unternehmer hat zum einen die Möglichkeit, im Rahmen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf die elektronische Versendung der Rechnungen hinzuweisen. Zum anderen kann er die Einwilligung des Rechnungsempfängers im Vorfeld direkt bei diesem einholen. Wurde die Rechnung bereits versandt, ohne an die Einholung der Einwilligung im Vorfeld zu denken, so besteht auch im Nachhinein die Möglichkeit, die Einwilligung einzuholen.

Welche weiteren Systemanforderungen werden an die elektronische Rechnung gestellt?

• Rechtsformkonformität muss gewährleistet sein. Das bedeutet, die Rechnungen müssen den steuerlichen und handelsrechtlichen Anforderungen genügen.
• Die Rechnungen müssen dem Datenschutz Rechnung tragen hinsichtlich der Anwendung von Passwörtern, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen und gesetzeskonformem Löschen der Daten.
• Die technischen Voraussetzungen müssen vorhanden sein.

Bei Geschäftspartnern im Ausland muss die internationale Kompatibilität gewährleistet sein.

Wie können die Anforderungen "Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit" nachgewiesen werden?

Als Unternehmer müssen Sie sicherstellen, dass der Inhalt der Rechnung richtig ist, der richtige Zahlungsempfänger in der Rechnung benannt wird, und dass die korrekte Leistung abgerechnet wird. Das heißt, es ist ein Verfahren zu identifizieren, das den 3 genannten Faktoren in ausreichendem Maß gerecht wird. Sie können die eigenen Rechnungen z. B. mit einer elektronischen Signatur bzw. einer digitalen Signatur verschlüsseln. Zur Anwendung dieser Verschlüsselungsmethode benötigen Sie neben einem zer...