Möglichst wenig Aufwand und unkomplizierte Abläufe – so lautet der Wunsch der meisten Unternehmen, wenn es um ihre Organisation geht. Dazu zählen natürlich auch Empfang und Versand von Rechnungen. Umso verständlicher ist die Unsicherheit bei vielen Verantwortlichen bezüglich der E-Rechnung. Entsprechend groß ist bei manchen daher die Versuchung, die großzügigen Übergangsregelungen so weit wie möglich auszunutzen. Eine schnelle Umstellung der eigenen Systeme ist jedoch stattdessen zu empfehlen, da sich dem Unternehmen durch die elektronische Rechnung auch einige Vorteile bieten.
Erste Schritte bei der Umstellung
Eine erste Prüfung sollte sich daher der eigenen Software widmen. Dabei gilt es zu ermitteln, welches der zulässigen Datenformate bereits im Unternehmen gelesen und verarbeitet werden kann. Neben der XRechnung könnte dies das ZUGFeRD-Format sein. Bei letzterem ist allerdings zu beachten, dass künftig die enthaltene XML-Datei den Vorrang vor dem PDF-Dokument erhält. Ist bisher keine Software für den Empfang und Versand von E-Rechnungen vorhanden, steht deren Beschaffung an. Dabei sollten Verantwortliche auch die benötigten Speicherkapazitäten und ihre Hardware im Blick haben. Auch hier ist bei Bedarf eine Erweiterung zu planen.
Im nächsten Schritt gilt es, sich einen Überblick über die im Unternehmen etablierten Abläufe rund um die Rechnungslegung zu verschaffen. Zu berücksichtigen ist dabei die gesamte Organisation – von der Rechnungserstellung bis hin zur Archivierung. Hier stellt sich die Frage, ob diese in der bisherigen Form beibehalten werden können oder ob sie im Rahmen der Umstellung auf die elektronische Rechnung angepasst werden sollten. Dabei kommt es bezüglich der elektronischen Verarbeitung von Rechnungen vor allem auf die Zugriffsberechtigungen an.
Zu beachten ist außerdem, ob Teile der Bearbeitung extern erfolgen. Erledigt z. B. ein Steuerberater die Buchführung, sollten Unternehmen die erforderlichen Maßnahmen für die Weiterleitung der E-Rechnungen abklären. Bei Bedarf sind die Systeme entsprechend anzupassen oder aufeinander abzustimmen.
Organisatorische und gesetzliche Voraussetzungen schaffen
Grundsätzlich müssen künftig die elektronischen Rechnungen den gesetzlichen und organisatorischen Regelungen genügen. Dies ist vergleichbar mit den bisher geltenden Voraussetzungen bei Rechnungen in Papierform oder anderen zulässigen Formaten. Demnach müssen Rechnungsempfänger deren Echtheit sicherstellen und die Identität des Ausstellers belegen können. Hinzu kommt, dass der Inhalt einer Rechnung garantiert unverändert sein muss. Um diese Anforderungen rechtssicher zu erfüllen, ist ein Kontrollverfahren nötig. Im Idealfall sollte dieser Prüfpfad in elektronischer Form ablaufen. Nur so lässt sich der Vorgang beschleunigen und Medienbrüche sind ausgeschlossen.
Einen Rechnungseingang sollten Unternehmen nachweisen können, indem sie die zugehörigen Daten oder E-Mails speichern. Dieser Nachweis geht allerdings über die bloße Benachrichtigung über das Vorliegen einer Rechnung hinaus. Dazu ist z. B. der Eingang beim Web-Download einer Telefonrechnung zu dokumentieren. Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System einsetzen, profitieren hier von der automatischen Erfassung der Dokumente und von dem integrierten Zeitstempel.
Die Voraussetzungen für den digitalen Rechnungsversand erfüllen Unternehmen am besten durch die Anlage eines jeweils eigenen Verzeichnisses für Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Der besseren Übersicht dient dabei die Unterteilung nach Jahren und Geschäftskontakten. Im Rahmen der Aufbewahrungsfrist muss dabei die Lesbarkeit sichergestellt sein. Dabei kommt es darauf an, dass die E-Rechnungen im Eingangsformat archiviert werden. Das heißt, der strukturierte Teil der elektronischen Rechnung ist so speichern, dass er in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt und den Anforderungen an die Unveränderlichkeit genügt. Außerdem ist die maschinelle Auswertung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform reichen daher nicht. Allerdings dürfen Unternehmen die Dateien umbenennen, wenn dies für das eigene Ablagesystem erforderlich ist.
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