Existenzgründungsberatung durch Steuerberater / 10.4 Arbeitsvertrag

Sofort fremdes Personal einzustellen ist aus Sicht des Existenzgründers immer mit Risiken verbunden, z. B. Ärger bei Kündigungen eines unzuverlässigen Mitarbeiters etc.

Um ein Vertragsverhältnis zwischen Partnern einer nicht ehelichen Lebensgemeinschaft oder zwischen freundschaftlich verbundene fremden Dritten grundsätzlich steuerlich infrage zu stellen, müssen besondere und schwerwiegende Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass Arbeits- oder sonstige Leistungen tatsächlich nicht erbracht werden oder dass bewusst ein überhöhtes Entgelt gewährt wird.^[1]

Die Überlassung eines Dienstwagens zur unbeschränkten und selbstbeteiligungsfreien Privatnutzung des Arbeitnehmers ist im Rahmen eines geringfügigen – zwischen Ehegatten geschlossenen – Minijob-Beschäftigungsverhältnisses fremdunüblich.^[2]

Die Mitarbeit durch den Ehepartner kann dann eine Alternative sein, wenn Letzterer auch die erforderlichen Kenntnisse besitzt und die vereinbarte Arbeit auch leistet. Zur steuerlichen Anerkennung als Betriebsausgabe ist einiges zu beachten.^[3] Bei Barauszahlungen müssen sämtliche Auszahlungsbestätigungen vorliegen. Werden Zahlungen auf ein Konto des mitarbeitenden Ehepartners überwiesen, werden diese nur anerkannt, wenn Unternehmer sie auf ein Konto einzahlen, über das sie selbst keine Verfügungsmacht haben.

In folgenden Fällen geht das Finanzamt von der Unwirksamkeit des Arbeitsverhältnisses aus: Der mitarbeitende Ehegatte hebt monatlich vom betrieblichen Konto einen größeren Betrag ab und teilt diesen anschließend in Arbeitslohn und Haushaltsgeld auf. Der monatliche Arbeitslohn wird mit einem Scheck ausbezahlt, der auf einem privaten Konto des Firmeninhabers gutgeschrieben wird.

Das Gehalt darf nicht übertrieben hoch sein. Angemessen heißt z. B., dass ein fremder Arbeitnehmer in vergleichbarer Stellung das Gleiche bekommen würde wie der Ehepartner des Unternehmers.

Der schriftliche Arbeitsvertrag sollte u. a. folgende Mindestangaben (§ 2 NachweisG) enthalten^[4]:

• Beginn des Arbeitsverhältnisses und Ausführungen zu Kündigungsmöglichkeiten/-fristen
• Fixierung der wöchentlichen Arbeitszeit und Festlegung des Urlaubsanspruchs
• Genaue Beschreibung der zu erbringenden Tätigkeit
• Eindeutige Aussage zur Höhe der Vergütung und zu den Zahlungsmodalitäten (Barauszahlung oder Überweisung)
• Detaillierte Ausführungen zu Sondervergütungen (Tantiemen, Gehaltsextras, Weihnachtsgeld) und Aussagen zur Gehaltsfortzahlung bei Arbeitsverhinderung
• Vertragsänderungen (sog. Nebenabreden)

Hinweis

Nachweis künftig in Textform möglich

Mit dem BEG IV – gilt ab 1.1.2025 – wird die Erfüllung der Formanforderungen des NachwG erleichtert. Das bedeutet, dass künftig die wesentlichen Arbeitsbedingungen i. S. d. § 2 NachwG in Textform (§ 126b BGB) abgefasst und elektronisch an den Arbeitnehmer übermittelt werden dürfen.

Arbeitnehmer können auch wie bisher verlangen, dass ihnen die Arbeitsbedingungen in Schriftform ausgehändigt werden.

Praxis-Tipp

Benzingutscheine und Altersentlastungsfreibetrag

Neben dem Gehalt dürfen dem mitarbeitenden Verwandten z. B. auch Benzingutscheine zugewendet werden (50 EUR pro Monat gem. § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).^[5] Diese haben den Vorteil, dass sie im Betrieb eine Gewinnminderung verursachen, beim Empfänger gehen sie unversteuert und sozialversicherungsfrei ein.

Haben die Eltern eines Gründers zu Beginn des Jahres bereits das 64. Lebensjahr vollendet, können sie etwas dazu verdienen. Ihnen steht ein Altersentlastungsfreibetrag zu. Liegen die gesamten Einkünfte (abzüglich Sonderausgaben) der Eltern unter dem Grundfreibetrag, müssen diese nichts versteuern.

Wichtig

Mitarbeit von Kindern des Gründers

Die Mitarbeit von Kindern des Gründers muss besonders genau überdacht werden. Befinden sich Kinder in der Erstausbildung, können sie unbeschränkt dazuverdienen, ohne dass das Kindergeld gefährdet ist.^[6] Allerdings haben die Einkünfte und das Einkommen von Kindern Einfluss auf das BAföG.

Mit Urteil vom 3.4.2008 hat das Finanzgericht Nürnberg^[7] zur Frage der steuerlichen Anerkennung eines Arbeitsverhältnisses zwischen nahen Angehörigen entschieden, dass für den Arbeitseinsatz des beschäftigten Sohns ein Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit geführt werden muss (z. B. Stundenzettel).^[8]

[1] Niedersächsisches FG, Urteil v. 16.11.2016, 9 K 316/15.

[2] BFH, Urteil v. 10.1.2018, X R 44/17, X R 45/17.

[3] BFH, Beschluss v. 10.8.2011, X B 228/10.

[4] Nachweisgesetz wurde reformiert zum 1.8.2022 lt. G. v. 20.7.2022, BGBl 2002 I S. 1174, erweitert die Liste der Regelungsgegenstände, die in einem Nachweis enthalten sein müssen.

[5] BMF, Schreiben v. 15.3.2022, IV C 5 – S 2334/19/10007:007, Rz. 26 ff.

[6] BZSt, Schreiben v. 30.4.2024, St II 2 – S 2280-DA/23/00001, DA-KG 2024 20.3., BStBl 2024 I S. 736: Familienleistungsausgleich; Kindergeldmerkblatt.

[7] FG Nürnberg, Urteil v. 3.4.2008, VI 140/2006.

[8] S. a. Sächsisches FG, Urteil v. 17.4.2009, 6 K 1713/05.