Wann muss ein Arbeitsvertrag schriftlich geschlossen werden?

Ein Urteil des LAG Schleswig-Holstein zeigt, wie einfach ein Arbeitsvertrag durch tatsächliches Handeln als geschlossen gelten kann - nämlich dadurch, dass der Arbeitnehmer seine Arbeit aufnahm und der Arbeitgeber ihn ließ. Dabei war in diesem Fall eigentlich per Tarifvertrag die Schriftform gefordert.

Das Gesetz sieht für den Abschluss eines Arbeitsvertrages grundsätzlich kein Schriftformerfordernis vor - doch auch hier gibt es Ausnahmen. Das Nachweisgesetz garantiert Arbeitnehmenden zudem einen schriftlichen Nachweis über die wichtigsten Arbeitsbedingungen. Seit dem 1. August 2022 gibt es hier umfassende Änderungen, die von großer Bedeutung für die Praxis sind.

Was gilt also grundsätzlich für die Schriftformerfordernis bei einem Arbeitsvertrag- und welche Folgen haben Verstöße?

Arbeitsvertrag: Der Grundsatz ist Formfreiheit

Grundsätzlich besteht Formfreiheit für den Arbeitsvertrag. Das bedeutet, er kann sowohl schriftlich als auch mündlich, ausdrücklich oder stillschweigend durch schlüssiges Verhalten wie im oben erwähnten Fall geschlossen werden. In bestimmten Fällen gibt es jedoch ein Schriftformerfordernis. So ist ein zeitlich befristeter Vertrag schriftlich abzufassen, da die Befristungsabrede gemäß § 14 TzBfG immer der Schriftform bedarf. Auch durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen kann im Einzelfall die Schriftform vorgeschrieben sein.

Nachweisgesetz: Warum ein schriftlicher Arbeitsvertrag immer sinnvoll ist

Auch wenn es nicht immer erforderlich ist, den Arbeitsvertrag schriftlich abzuschließen, ist es für Arbeitgeber unerlässlich, die wichtigsten Arbeitsbedingungen schriftlich abzufassen. Ein Grund ist das Nachweisgesetz und seine nunmehr verschärften Vorgaben: Denn das Nachweisgesetz verpflichtet den Arbeitgeber dazu, wesentliche Angaben zu den Arbeitsbedingungen aufzuzeichnen, diese Niederschrift zu unterzeichnen und sie dem Arbeitnehmenden auszuhändigen. Dies muss innerhalb unterschiedlicher Fristen geschehen, teilweise sind Angaben be­reits zu Be­ginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen, andere können innerhalb einer Woche oder eines Monats gemacht werden.

Falls sich Arbeitsbedingungen im lau­fen­den Ar­beits­verhält­nis verändern, muss der Ar­beit­ge­ber zudem die Änderung bis zu dem Tag nach­weisen, an dem sie gelten soll. Diese Arbeitgeberpflicht, einen schriftlichen Nachweis aushändigen zu müssen, ändert nichts daran, dass Arbeitsverträge auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten geschlossen werden können. Sie soll aber der Rechtsklarheit und Rechtssicherheit dienen. 

Arbeitnehmende haben Anspruch auf schriftliche Nachweise

Grundsätzlich haben also alle Beschäftigte den Anspruch, zu Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich über wesentliche Aspekte ihres Arbeitsverhältnisses unterrichtet zu werden, wenn ihnen bis dahin nichts Schriftliches vorliegt. Mit der Neufassung des Nachweisgesetzes können auch Mitarbeitende in einem bestehenden Arbeitsverhältnis vom Arbeitgeber verlangen, dass ihnen die im Nachweisgesetz genannten wesentlichen Arbeitsbedingungen innerhalb von einer Woche ausgehändigt werden.

Arbeitgeber sollten Arbeitsverträge anpassen

Bisher mussten aufgrund des Nachweisgesetzes (NachwG) nur die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich abgefasst werden, so dass es effektiv war, diese bereits in einem schriftlichen Arbeitsvertrag zu fixieren. Auch weiterhin macht dies Sinn, denn ein Arbeitsvertrag, der durch das Nachweisgesetz geforderten Angaben enthält, entbindet den Arbeitgeber gemäß § 2 Abs.4 Nachweisgesetz von der Nachweispflicht. Für Neueinstellungen sollten bisherige Arbeitsverträge also um die umfassenden neuen Anforderungen des NachwG ergänzt werden.

Eine andere Möglichkeit ist es, den Nachweis der Arbeitsbedingungen separat zu erteilen, was sich für bestehende Arbeitsverhältnisse anbietet. Grundsätzlich ist ein schriftlich abgefasster Arbeitsvertrag auch aus Beweisgründen immer sinnvoll. Besonders wenn der Arbeitgeber - dort wo es ihm möglich ist - arbeitsvertragliche Vereinbarungen treffen möchte, die von gesetzlichen Regelungen abweichen.

Fehlen der Schriftform: Welche Auswirkungen hat das auf den Arbeitsvertrag?

Ist die Schriftform gesetzlich, durch tarifvertragliche Vorgaben oder Betriebsvereinbarungen gefordert, hat ein Verstoß keinesfalls immer die Nichtigkeit des Arbeitsvertrages zur Folge. Es muss vielmehr regelmäßig festgestellt werden, welchen Zweck die Formvorschrift hat, also ob die konkrete Regelung rein deklaratorischen oder begründenden Charakter hat. Ein Arbeitsvertrag kann beispielsweise trotz eines tariflichen Schriftformgebots zustande kommen - da der Sinn des Schriftformgebots nicht darin liegt, zu verhindern, dass ein Arbeitsverhältnis zustande kommt. Ein Verstoß gegen das Schriftformerfordernis gemäß § 14 Abs.4 TzBfG bewirkt, dass nur die Befristung des Arbeitsvertrags nichtig ist. (Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag "Schriftform im Arbeitsrecht: Klassische Fehler und deren Konsequenzen").

Verstoß gegen das Nachweisgesetz

Bei einem Verstoß gegen das Nachweisgesetz ist der Arbeitsvertrag trotzdem gültig. Das Gesetz kannte bislang keine Sanktion bei einer Pflichtverletzung. Das hatte zur Folge, dass es in der Praxis häufig ignoriert wurde. Arbeitgeber, die keine schriftlichen Arbeitsverträge schließen, erteilen erfahrungsgemäß auch keine Nachweise nach dem NachwG. Mit der Neufassung des Nachweisgesetzes werden ab dem 1. August 2022 erstmals Verstöße gegen bestimmte Vorschriften als Ordnungswidrigkeit behandelt. Damit droht eine Geldbuße von bis zu 2.000 Euro, wenn Unternehmen die wesentlichen Arbeitsbedingungen von Mitarbeitenden nicht in Schriftform niederlegen.

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