Fahrtkostenzuschuss / 4.1.4 Nutzung eines Dienstwagens

Lexikonbeitrag unter anderem enthalten im Haufe Steuer Office Excellence

Rainer Hartmann

Die Pauschalbesteuerung mit 15 % ist auch möglich, wenn dem Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Dienstwagen zur Verfügung steht.^{^[1]}

Praxis-Tipp

Vereinfachungsregel: 15 Arbeitstage pro Monat für die Lohnabrechnung

Benutzt der Arbeitnehmer für die arbeitstäglichen Fahrten zum Arbeitgeber seinen Pkw oder einen Dienstwagen gilt eine Vereinfachungsregelung. Um die Arbeit in der Entgeltabrechnung bei der Pauschalbesteuerung zu vereinfachen, kann im Lohnsteuerabzugsverfahren für die Berechnung der Pauschalsteuer ohne weiteren Nachweis davon ausgegangen werden, dass der Arbeitnehmer pro Monat mit seinem (Dienst-)Fahrzeug an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchgeführt hat. Dasselbe gilt bei Benutzung anderer motorisierter Fahrzeuge, etwa eines Motorrads, Motorrollers oder E-Bikes.^{^[2]} Allerdings ist in diesen Fällen bei der Berechnung der Pauschalierungsobergrenze der für die Entfernungspauschale geltende Höchstbetrag von 4.500 EUR zu beachten. Die 15-Tage-Regel gilt allerdings nicht, wenn der Arbeitnehmer einen Dienstwagen nutzt und für die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anstelle der 0,03-%-Monatspauschale den Ansatz der 0,002-%-Tagespauschale wählt.

Kürzung der 15-Tage-Regel

Die Vereinfachungsregelung geht von einer typischen 5-Tage-Woche des Arbeitnehmers aus. Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug aufgrund der arbeitsvertraglichen Festlegungen im Normalfall an weniger als 5 Arbeitstagen pro Woche, etwa bei Teilzeitarbeit, Homeoffice oder mobilem Arbeiten, ist die Anzahl von 15 Arbeitstagen pro Monat verhältnismäßig zu kürzen. Bei einer 3-Tage-Woche in der Firma darf nach der Vereinfachungsregelung die Pauschalbesteuerung für monatlich 9 Fahrten (3/5 von 15 Tagen) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchgeführt werden. Die Kürzung der 15-Tage-Regel ist erstmals für Lohnzahlungszeiträume ab 1.1.2022 anzuwenden.^{^[3]}

Die Pauschalbesteuerung durch den Arbeitgeber entfaltet keine Bindungswirkung für das Veranlagungsverfahren. Übersteigen die aufgrund der Vereinfachungsregelung pauschal besteuerten Beträge den Betrag, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann, ergibt sich im Rahmen der nach Ablauf des Kalenderjahres durchzuführenden Einkommensteuerveranlagung eine Nachversteuerung. Betragen die tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beispielsweise infolge einer längeren Krankheit weniger als 180 Arbeitstage, stellt der zu viel pauschalbesteuerte Fahrtkostenzuschuss in Höhe des Differenzbetrags steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, der das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers bei seiner persönlichen Einkommensteuerfestsetzung erhöht.

[1]

S. Fahrten: Wohnung zur Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten .

[2] BMF, Schreiben v. 18.11.2021, IV C 5 – S 2351/20/10001 :002, BStBl 2021 I S. 2315, Rz. 36-39.

[3] BMF, Schreiben v. 18.11.2021, IV C 5 – S 2351/20/10001 :002, BStBl 2021 I S. 2315, Rz. 41 und 45.

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