Fahrzeugcontrolling als Grundlage für die steuerliche Op ... / 4 So arbeiten Sie mit der Excel-Lösung

Die Excel-Tabelle gliedert sich in einen Stammdaten- und Planungsbereich und in den Bereich des Controllings selbst. Der Planungsbereich ist die Voraussetzung für die Unterstützung bei den steuerlichen Entscheidungen. Das Controlling verwendet alle bereits eingegebenen Daten, Sie müssen nur noch monatlich die entstandenen Ist-Daten erfassen. Der Aufwand dafür ist minimal.

4.1 Die Stammdaten

Im Excel-Blatt Stammdaten Unternehmen erfassen Sie die generell gültigen Werte. Neben dem Namen Ihres Unternehmens sind das:

• Mehrwertsteuersatz: Der Mehrwertsteuersatz beträgt zurzeit 19 Prozent. Wenn Sie diese Excel-Lösung für Ihre private Kostenermittlung nutzen, setzen Sie den Mehrwertsteuersatz auf Null.
• Prozentsatz für die Finanzierungskosten: Geben Sie an dieser Stelle ein, wie teuer ein Kredit zur Finanzierung Ihres Fahrzeugs ist. Benutzen Sie dazu den effektiven Prozentsatz. Zahlen Sie den Betrag aus liquiden Mitteln, setzen Sie hier den Zinssatz für mittelfristige Geldanlagen ein.
• Grenzsteuersatz: Der Grenzsteuersatz gibt an, mit wie viel Prozent Steuern ein zusätzlich verdienter Euro belastet ist. Bei den Entscheidungen stehen die vom Unternehmer selbst genutzten Fahrzeuge im Vordergrund. Daher muss der individuelle Grenzsteuersatz der Privatperson verwendet werden. Sie erhalten diesen von Ihrem Steuerberater oder aus dem letzten Steuerbescheid.
• Kilometerpauschalbetrag: Laut Gesetz können Sie zurzeit für jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer 0,30 EUR als Pauschale ansetzen, wenn Sie mit Ihrem Privatfahrzeug fahren. Ein Nachweis der Kosten ist nicht notwendig. Wenn sich dieser Satz ändert, können Sie dies an dieser Stelle nachvollziehen.
• Geldwerter Vorteil: Für die private Nutzung des Geschäftswagens muss der Unternehmer einen geldwerten Vorteil versteuern. Dieser kann pauschal berechnet werden, indem derzeit 1 Prozent vom Listenpreis pro Monat angesetzt wird. Hinzu kommen 0,03 Prozent für jeden Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und dem Arbeitsort.

Das Excel-Blatt Stammdaten Fahrzeug enthält alle Informationen zum Fahrzeug selbst. Wenn Sie die Excel-Lösung für mehrere Fahrzeuge nutzen wollen, können Sie die Datei mehrfach unter anderen Namen speichern. Erfasst werden hier:

• Fahrzeugdaten: Um das Fahrzeug in den Anzeigen und auf dem Controlling-Ausdruck identifizieren zu können, werden das Kennzeichen, der Hersteller, der Typ des Fahrzeugs und das Datum der Erstzulassung eingegeben. Außerdem tragen Sie hier die Nutzungsdauer in Jahren ein. Für Pkw gilt zurzeit eine 6-jährige Abschreibung.
• Anschaffungskosten: Der Listenpreis des Fahrzeugs wird für die Berechnung des geldwerten Vorteils nach der 1-Prozent-Regelung benötigt. Er muss alles Zubehör (Ausnahme: Autotelefon) enthalten und inkl. der Mehrwertsteuer eingegeben werden. Aus dem Kaufpreis inkl. Mehrwertsteuer errechnet das System automatisch den Nettokaufpreis. Die Nebenkosten sind nicht immer mit Mehrwertsteuer belastet (z. B. Anmeldegebühren). Sie müssen daher sowohl den Brutto- als auch den Nettowert manuell erfassen. Wenn Sie das Fahrzeug über eine Leasinggesellschaft finanzieren, geben Sie die Höhe der monatlichen Leasinggebühr inkl. der Mehrwertsteuer ein. Das System errechnet daraus die Netto-Jahresgebühr.
• Laufende Jahreskosten: Eng mit den technischen Daten des Fahrzeugs verbunden sind die Kfz-Steuern und die Kfz-Versicherung. Daher die Erfassung der Jahreswerte an dieser Stelle.

Aus den Angaben zu den Anschaffungskosten errechnet das System automatisch die jährlichen Abschreibungen und Finanzierungskosten, getrennt nach geschäftlicher und privater Nutzung des Fahrzeugs. Erfahrungsgemäß werden Privatfahrzeuge kaum geleast, daher werden nur die geschäftliche Abschreibung und die geschäftliche Finanzierung gelöscht, sobald eine Leasinggebühr erfasst wurde.

4.2 Die Plandaten

Um die Ist-Werte im Fahrzeugcontrolling mit Plandaten vergleichen zu können, müssen im Blatt Plandaten Annahmen über das kommende Jahr gemacht werden. Diese dienen auch dazu, die Entscheidung im steuerlichen Bereich treffen zu können.

Hinweis

Entscheiden Sie sich rechtzeitig

Sie müssen vor der Entstehung der Kosten die Entscheidung treffen, wie Sie Ihren Geschäftswagen behandeln wollen. Spätestens bei der ersten Umsatzsteuererklärung müssen Sie die Rechnungen, die das Fahrzeug betreffen, berücksichtigen oder als Privatausgaben behandeln.

Plankilometer: Planen Sie die Kilometer, die das Fahrzeug im kommenden Jahr fahren soll. Unterscheiden Sie dabei private von geschäftlichen Kilometern. Die Excel-Tabelle addiert die Kilometerzahlen für das Gesamtjahr.

Treibstoffkosten: Um die Treibstoffkosten einfacher planen zu können, verlangt das System von Ihnen die Angabe des durchschnittlichen Verbrauchs pro 100 Kilometer. Die benötigten Gesamtliter pro Jahr werden aufgrund der eingegebenen Kilometer errechnet. Geben Sie einen Planwert für die Treibstoffkosten pro Liter an. Dabei sollten Sie einen Mittelwert für das Jahr schätzen. Die Excel-Tabelle errechnet dann die Gesamtkosten für Treibstoffe (brutto und netto).

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