Fast Close / 5 Fast Close: Wirksame Möglichkeiten für den Mittelstand

Das Rechnungswesen vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen ist geprägt von jahrelang gewachsenen Strukturen und festgefahrenen Abläufen. Die Möglichkeiten zur signifikanten Verbesserung des Abschlussprozesses sind oftmals begrenzt durch die vorhandenen EDV-Systeme, hohe Abhängigkeiten von Steuerberatern und die Qualifikation des eigenen Rechnungswesenpersonals. Dennoch bietet der Fast-Close-Ansatz wirksame Maßnahmen für den Mittelstand, ohne dass die "großen Lösungen" umgesetzt werden müssen. Durch einen "Fast Close Light" lässt sich auch bei kleineren Unternehmen eine deutliche Beschleunigung bei der Erstellung des Jahresabschlusses erreichen.

Die Verlagerung von Abschlussarbeiten vor den Stichtag bringt eine erhebliche Entlastung zum Geschäftsjahreswechsel. So kann beispielsweise die Inventur im zulässigen Rahmen^[1] vor- oder nachverlagert und die Einholung von Saldenbestätigungen von Kreditoren und Debitoren vorgezogen werden.

Die aus Gründen der Zeitersparnis unterjährige Durchführung typischer Jahresabschlussbuchungen reduziert den Erfassungs- und Abstimmaufwand beim Jahresabschluss. Beispielsweise bieten viele EDV-Systeme eine Anlagen-Soforterfassung an, um bereits bei der Verbuchung von Eingangsrechnungen die Aktivierung im Anlagevermögen mit allen erforderlichen Daten vorzunehmen. Zudem können bereits unterjährig – beispielsweise im Rahmen eines Monatsabschlusses – Anlagenabgänge erfasst, bewertet und verbucht werden, um Abstimmarbeiten im Anlagevermögen zu reduzieren. Rechnungsabgrenzungsposten können bereits bei Erfassung der Belege gebucht werden; alternativ besteht die Möglichkeit, die entsprechenden Zeitverträge an das Geschäftsjahr anzugleichen, um Abgrenzungsaufwand zu vermeiden.

In vielen kleinen und mittleren Betrieben existieren kein zentraler Posteingang sowie keine zentrale Rechnungsprüfung. Eingangsrechnungen werden zur Prüfung und Freigabe mitunter in allen Abteilungen des Unternehmens verteilt; die Folge ist ein unkoordiniertes und langes Liegenbleiben von Rechnungen, das spätestens zum Jahresabschluss zu unnötigen Verzögerungen führt. Die Zentralisierung der Rechnungseingangsprüfung oder zumindest die Vereinheitlichung und Standardisierung des Freigabeprozesses schafft kurzfristig Abhilfe. Ein Dokumentenmanagementsystem mit digitalem Rechnungseingangsbuch (digitale Eingangsrechnungsverarbeitung) schafft weitere Transparenz, die zur Beschleunigung beiträgt.

Die monatliche oder zumindest quartalsweise Erfassung von Bestandsveränderungen durch automatisiertes Ermitteln und (vereinfachtes) Bewerten der Bestände dient nicht nur der Verbesserung der unterjährigen Berichterstattung, sondern beschleunigt auch Abstimmung und Abschluss der Jahresinventur. Gleiches kann durch unterjährige Erfassung der wichtigsten Rückstellungsposten (Urlaub, Überstunden, Rechtsstreitigkeiten) erreicht werden. Sobald der Rückstellungsspiegel aufgestellt ist, kann dieser an die Sachbearbeiter im Rechnungswesen ausgegeben werden, um bei Rechnungseingang die Auflösungsbuchungen zu den rückgestellten Sachverhalten direkt durchzuführen.

Für die wirksame Umsetzung all dieser Maßnahmen ist eine Projektplanung unter Einbindung aller betroffenen Mitarbeiter empfehlenswert.

[1] § 241 Abs. 3 HGB.