Forderungscontrolling: Das Risiko von Zahlungsausfällen ... / 2 Wie lassen sich Forderungen überwachen?

Nur wer schnell erkennt, dass sich im Zahlungsverhalten seiner Kunden etwas verändert, kann rechtzeitig und erfolgreich reagieren. Daher gilt es für den Controller, eine effektive Überwachung der Forderungen zu installieren. Dabei müssen sowohl Instrumentarien für die Kontrolle der Forderungen als Gesamtheit als auch für das Verhalten einzelner Kunden gefunden werden. Besonders wichtig ist dies aufgrund aktueller Entwicklungen im Geschäft mit privaten Verbrauchern, die z. B. im Rahmen eines digitalen Vertriebsweges im Onlineshop auf Rechnung beliefert werden. Der starke Schutz dieser Kundengruppe durch die einfachen Bedingungen für eine private Insolvenz machen es immer schwieriger, offenen Forderungen auch wirklich einzutreiben.

2.1 Die absolute Höhe der Forderungen

Zunächst wird die absolute Höhe der Forderungen und deren Verteilung untersucht. Für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens, ausgewiesen als Gewinn oder Verlust in der Bilanz, ist ein Geschäft mit der Fakturierung abgeschlossen. Die Bezahlung stellt nur noch einen Tausch zwischen zwei Aktivposten der Bilanz dar. Die Risiken steigen jedoch mit der absoluten Höhe der Forderungen:

• Je höher die Forderungen sind, desto größer ist der Finanzierungsbedarf; die anfallenden Zinsen verursachen Kosten.
• Je höher der Forderungsbestand ist, desto größer ist das Risiko des Forderungsausfalls.
• Je höher die Forderungen sind, desto schwerer sind sie zu überwachen.

Praxis-Tipp

Die absolute Höhe der Forderungen hat Einfluss auf den Cashflow und auf das Working Capital. Beides sind wichtige Kennzahlen, die bei der Analyse von Bilanzdaten durch Geld- und Kreditgeber eine immer wichtigere Rolle spielen.

Berechnung von Kennzahlen

Für die Erkennung von Risiken spielt vor allem die Verteilung der offenen Forderungen auf Kunden und Kundengruppen eine ausschlaggebende Rolle. Ein hoher Forderungsbestand, der sich auf viele kleine Kunden verteilt, ist i. d. R. sicherer vor einem großen Ausfall als derjenige, der sich nur auf wenige große Schuldner bezieht. Der Controller sollte daher entsprechende Kennzahlen für sein Unternehmen entwickeln.

Kennzahlen für die Forderungsanalyse
durchschnittliche Forderungshöhe	Summe der Forderungen
	Anzahl der Kunden mit offenen Forderungen
prozentualer Anteil der drei größten Schuldner an Gesamtforderungen	Ermittlung der drei größten Schuldner; Division derer Verbindlichkeiten durch die Gesamtforderungen
durchschnittliches Alter der Forderungen	Alter jeder Forderung x Höhe der Forderung
	Gesamtforderungen
Anteil der fälligen Forderungen	Ermittlung der fälligen Forderungen; Division des Betrages durch Gesamtforderungen

Tab. 1:Kennzahlen für die Forderungsanalyse

Im individuellen Fall können weitere oder veränderte Kennzahlen notwendig sein. Diese zu ermitteln ist Aufgabe des Controllings. Dazu können regelmäßige Berechnungen z. B. in den Monatsabschluss des Rechnungswesens integriert werden. Digitale Anwendungen in der Finanzbuchhaltung beinhalten solche Kennzahlen bereits.

Praxis-Tipp

Die Kennzahlen selbst beschreiben eine Situation zu einem bestimmten Zeitpunkt. Für weiter gehende Aussagen ist es notwendig, Veränderungen im Zeitablauf festzustellen. Ermitteln Sie die Kennzahlen daher regelmäßig und tragen Sie diese in Tabellen ein, damit Sie Veränderungen erkennen können.

Kundengruppenbezogene Auswertungen

In der täglichen Arbeit mit den Forderungen hat sich in vielen Anwendungen erwiesen, dass die Sicherheit der Forderungen auch von bestimmten Kundengruppen abhängt. Verkauft das Unternehmen seine Produkte gleichzeitig an private Kunden und, vielleicht unter einer anderen Marke, an Händler, sind die Konditionen und das Zahlungsverhalten für die beiden Gruppen mit großer Wahrscheinlichkeit unterschiedlich. Alle Überlegungen über Maßnahmen, die zur Verringerung des Forderungsbestandes und zur Vermeidung von Risiken getroffen werden, müssen für jede der unterschiedlichen Kundengruppen separat angestellt werden.

Wichtig ist auch hier, Verschiebungen schnell zu erkennen und für die Liquidität zu berücksichtigen. Wird z. B. der Anteil des Verkaufs ins Ausland (nicht EU) erhöht und zahlen diese Kunden sofort (z. B. gegen Dokumente), so erhöht sich der finanzielle Spielraum des Unternehmens. Sinkt der Umsatzanteil dieser Kundengruppe, kann sich die Liquidität verschlechtern, ohne dass sich die Gesamtsituation des Unternehmens verändert.

Kundengruppe		Umsatz / Jahr	Forderungen	%-Anteil Umsatz	%-Anteil Forderungen	durchschn. Alter (Tage)
1	Intercompany	1.500.000	165.000	12,2 %	12,9 %	15,3
2	Einzelhandel	2.850.000	310.000	23,2 %	24,3 %	41,8
3	Großhandel Inland	4.852.500	298.750	39,5 %	23,4 %	11,1
4	Großhandel EU-Ausland	2.150.050	485.000	17,5 %	38,1 %	63,0
5	Großhandel, nicht EU	785.250	15.300	6,4 %	1,2 %	84,6
6	Sonstige	145.850	515	1,2 %	0,0 %	0,0
		12.283.650	1.274.565			39,7

Tab. 2:Analyse der Forderungen nach Kundengruppen

KG	Kunde	Umsatz / Jahr	Forderungen	%-Anteil Umsatz	%-Anteil Forderungen	durchschn. Alter (Tage)
1	Merlin AG	1.200.500	98.500	9,8 %	7,7 %	10,0
1	Wupperflach GmbH	299.5...