Überfällige Forderungen in 4 Schritten erfolgreich eintreiben

Die Strategie eines abgestuften Vorgehens in vier Schritten

1. Unmittelbar reagieren: Dass man nicht sofort einschreitet, liegt häufig daran, dass der Geschäftspartner in der Vergangenheit stets zuverlässig war. Deshalb projiziert man dies auch in die Zukunft, um die gute jahrelange Geschäftsbeziehung nicht zu beeinträchtigen. Doch es ist falsch abzuwarten, statt die eigenen Interessen proaktiv zu vertreten und von Tag eins an ausbleibende Zahlungen anzusprechen. Aus Sicht eines Verhandlungsexperten gilt: Passives Abwarten und Schweigen ist die falsche Methode. Es gibt kein zu frühes Anmahnen von offenen Forderungen. Im Gegenteil, zögerliches Verhalten kann als Zeichen falscher Nachgiebigkeit und mangelnder Professionalität etwa bei der Kontrolle der Zahlungseingänge interpretiert werden.
   
   Allerdings sollte der Ton in der Kommunikation weiterhin freundlich und partnerschaftlich sein, wenn man auf die ausgebliebenen Zahlungen hinweist. Bei einer langjährigen Geschäftsbeziehung, die man fortsetzen will, besteht zudem die Gefahr, dass Kunden nachlässiges Verhalten gegenüber Zahlungszielen für normal bei einer guten Partnerschaft halten und daraus das Recht auf weitere Übertretungen ableiten. Gerade deshalb ist es wichtig, auf korrekter Bezahlung innerhalb der Fälligkeit zu bestehen, damit solches Verhalten nicht einreißt. Hier selbstbewusst die eigenen Interessen zu vertreten ist Ausdruck unternehmerischer Professionalität.
2. Nach striktem Fahrplan an die Zahlungen erinnern: Ist eine Forderung im Verzug, sollten Unternehmen gleich am ersten Tag eine freundliche, schriftliche Erinnerung schicken, dass die Zahlung noch offen ist. Zeigt das bis zum dritten Werktag keinen Erfolg, sollte man persönlich telefonischen Kontakt zum Schuldner suchen. Und explizit darauf hinweisen, dass man bei ausbleibender Zahlung eine Woche später den Prozess eskalieren wird, indem man den oder die Vorgesetzen des Schuldners einbezieht.
   
   Diese Eskalation ist notwendig, um dem Schuldner klarzumachen, dass es ernst wird. Damit dies nicht als persönlicher Zwist aufgefasst wird, kann man auf interne Richtlinien verweisen, die dieses Vorgehen erzwingen. Bleiben die Zahlungen weiterhin aus, sollten Gläubiger dann alle zwei Tage in den Hierarchiestufen nach oben gehen bis direkt zur Geschäftsführung beziehungsweise dem Vorstandsvorsitzenden
3. Den Mahnprozess starten, die Belieferung einstellen: Parallel sollte man den offiziellen Mahnprozess starten. Auf zwei Mahnschreiben folgt die Androhung eines Mahnverfahrens inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen. Dabei sollte man sich nicht von den Ausreden des Schuldners hinhalten lassen. Die in solchen Fällen gerne angeführten Fehler der Buchhaltung, zu wenig Personal oder Wechsel des Buchhaltungsanbieters können keine Rechtfertigung sein, um einen Zahlungsverzug zu begründen. Vielmehr sollte der Gläubiger als nächste Stufe der Eskalation ankündigen, dass er ab sofort die weitere Belieferung einstellt. Schon das Wort "Lieferstopp", verbunden mit einer Zeitangabe, kann wahre Wunder bewirken. Vor dieser Drohung sollte man nicht zurückschrecken, etwa weil man sich wegen der langjährigen Geschäftsbeziehung zur weiteren Belieferung verpflichtet fühlt.
4. Anwalt einschalten, Position ausloten: Parallel empfiehlt es sich, einen Anwalt hinzuzuziehen und einschätzen zu lassen, wie stark die eigene Position ist und ob sich die Forderung juristisch und materiell durchsetzen lässt. Fällt die Prüfung positiv aus und ist die Forderung weiter im Verzug, sollte man diesen Weg gehen, eventuell unter Einschaltung eines Inkasso-Büros. Denn, wie bereits oben ausgeführt: Je länger die Forderung nicht beglichen wird, umso wahrscheinlicher ist ihr Totalausfall.