Forderungscontrolling: Das Risiko von Zahlungsausfällen minimieren

Zusammenfassung

In Deutschland wird für 2021 ein Rekord an Insolvenzen erwartet. Der Grund liegt in der Corona-Pandemie, die zu einer Verlängerung der Insolvenzmeldefrist im Jahr 2020 geführt hat. Viele Unternehmen werden den Schritt in die Insolvenz also verspätet tun. Dadurch geht den Lieferanten und Geldgebern viel Geld durch die Zahlungsunfähigkeit der Schuldner verloren. Selbst große Konzerne wie Karstadt/Kaufhof oder DAX-Konzerne wie Wirecard sind nicht mehr allein durch ihre Größe vor der Insolvenz geschützt. Unternehmen mit Kunden im privaten Bereich werden nach dem neuen Insolvenzrecht mit zusätzlichen Forderungsverlusten bedroht. Nicht einzubringende Forderungen haben einen direkten Einfluss auf das wirtschaftliche Ergebnis.

1 Welche Gefahren bergen Forderungsausfälle in sich?

Im Kampf um jeden Auftrag auf den immer enger werdenden Märkten gelingt es kaum noch, eine Vorsorge für das Ausfallrisiko in die Angebotspreise einzukalkulieren. Damit können es sich gerade kleine und mittlere Unternehmen nicht erlauben, Forderungen im größeren Ausmaß zu verlieren. Fällt dennoch die eine oder andere Forderung aus, kann das zur Insolvenz des Lieferanten führen. Um dieses Risiko zu minimieren, sind Maßnahmen notwendiger denn je. Das zeigen Fälle wie Wirecard. Der DAX-Konzern musste aufgrund von kriminellen Machenschaften des Managements in die Insolvenz. Hunderte Lieferanten auf der ganzen Welt haben viel Geld verloren. Das sind zwar nicht immer Milliardenbeträge, wie sie jetzt bei den Kreditgebern von Wirecard fehlen. Doch auch kleine Forderungen können bei einem Ausfall zur Bedrohung für den kleinen oder mittelständischen Gläubiger werden.

Liquiditätsbelastung als Folge

Die Bedrohung für den Gläubiger beginnt jedoch bereits früher. Die Verschlechterung der Zahlungsmoral führt nicht nur zu vollständigen Forderungsausfällen, auch die Bezahlung ausstehender Rechnungen wird in einer solchen Situation oft verzögert. Die Lieferantenkredite in den Bilanzen steigen. Damit kann das Unternehmen als Empfänger der Zahlung erst später über seine Forderungen verfügen, die Liquidität wird belastet. Dies muss der Controller rechtzeitig erkennen, damit ebenso rechtzeitig entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können.

Überwachung der Forderungen

Das Controlling kann wesentlich dazu beitragen, die aus der beschriebenen Situation entstehenden Risiken zu minimieren. Eine effektive Überwachung der Forderungen führt zu einer frühzeitigen Erkennung von Problemen. Gemeinsam mit den Fachabteilungen können Maßnahmen zur optimalen Nutzung der Forderungen erarbeitet, nicht zu vermeidende Forderungen können zu Geld gemacht werden. Wichtig ist die Sensibilisierung der Fachabteilungen für diese Problematik, damit bereits frühzeitig in der Partnerschaft mit den Kunden die Risiken eines späteren Forderungsausfalls minimiert werden.

Praxis-Tipp

Auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen konzentrieren

Die Forderungen eines Unternehmens können unterschiedliche Gründe haben. Wichtig und beeinflussbar sind jedoch vor allem die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen des Unternehmens. Darauf sollten Sie, genau wie dieser Beitrag, zunächst Ihr Augenmerk legen. Die übrigen Forderungen haben meist andere Gründe, die separat und mit anderen Mitteln kontrolliert werden müssen.

2 Wie lassen sich Forderungen überwachen?

Nur wer schnell erkennt, dass sich im Zahlungsverhalten seiner Kunden etwas verändert, kann rechtzeitig und erfolgreich reagieren. Daher gilt es für den Controller, eine effektive Überwachung der Forderungen zu installieren. Dabei müssen sowohl Instrumentarien für die Kontrolle der Forderungen als Gesamtheit als auch für das Verhalten einzelner Kunden gefunden werden. Besonders wichtig ist dies aufgrund aktueller Entwicklungen im Geschäft mit privaten Verbrauchern, die z. B. im Rahmen eines digitalen Vertriebsweges im Onlineshop auf Rechnung beliefert werden. Der starke Schutz dieser Kundengruppe durch die einfachen Bedingungen für eine private Insolvenz machen es immer schwieriger, offenen Forderungen auch wirklich einzutreiben.

2.1 Die absolute Höhe der Forderungen

Zunächst wird die absolute Höhe der Forderungen und deren Verteilung untersucht. Für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens, ausgewiesen als Gewinn oder Verlust in der Bilanz, ist ein Geschäft mit der Fakturierung abgeschlossen. Die Bezahlung stellt nur noch einen Tausch zwischen zwei Aktivposten der Bilanz dar. Die Risiken steigen jedoch mit der absoluten Höhe der Forderungen:

• Je höher die Forderungen sind, desto größer ist der Finanzierungsbedarf; die anfallenden Zinsen verursachen Kosten.
• Je höher der Forderungsbestand ist, desto größer ist das Risiko des Forderungsausfalls.
• Je höher die Forderungen sind, desto schwerer sind sie zu überwachen.

Praxis-Tipp

Die absolute Höhe der Forderungen hat Einfluss auf den Cashflow und auf das Working Capital. Beides sind wichtige Kennzahlen, die bei der Analyse von Bilanzdaten durch Geld- und Kreditgeber eine immer wichtigere Rolle spielen.

Berechnung von Kennzahlen

Für die Erkennung von Risiken spielt vor allem die Verteilung der offenen Forderungen auf Kunden und Kundengrup...