Dr. Dario Arconada Valbuena, Dipl.-Finanzwirt Werner Becker
Steuerberater befürchten oft, dass ihre Kanzlei Mandanten verliert, wenn sie das Honorar für ihre Tätigkeiten erhöhen. Natürlich kann es vorkommen, dass einzelne Mandanten wegen einer Honorarerhöhung zu einer anderen Kanzlei wechseln, aber das sind sicherlich nicht viele und bestimmt nicht die Mehrheit der Mandanten.
Die meisten Mandanten, die wegen einer Honorarerhöhung kündigen, waren oft schon vorher mit der Leistung der Kanzlei oder mit der Art der Zusammenarbeit nicht mehr zufrieden. Für diese Mandanten ist die Honorarerhöhung ein willkommener Anlass, sich von ihrem Steuerberater zu trennen, ohne die wahren Gründe für die Kündigung zu nennen und ohne sich für ihre Unzufriedenheit rechtfertigen zu müssen. Wenn es Ihnen in diesen Fällen trotzdem gelingt, in den letzten Gesprächen mit diesen Mandanten die wahren Gründe für die Kündigung zu erfahren, haben Sie zwar den Mandanten verloren, dafür aber vielleicht wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung der Kanzlei gewonnen.
Ein Ziel bei Honorarerhöhungen sollte es immer sein, dass die Erhöhung von möglichst allen Mandanten als angemessen und plausibel akzeptiert wird. Dafür ist nicht nur die absolute Höhe entscheidend, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des zukünftigen Honorars. Es kann durchaus sein, dass ein Mandant mit einem höheren, aber nachvollziehbaren Honorar zufriedener ist als mit einem niedrigen, aber unverständlichen Honorar.
Umfang und Nutzen Ihrer Leistung vermitteln
Vermitteln Sie Ihren Mandanten daher bei jeder geeigneten Gelegenheit den Umfang und insbesondere den Nutzen Ihrer Leistung, z. B. Steuerersparnisse aus genutzten Gestaltungen oder betriebswirtschaftliche Optimierungsvorschläge. Auf diese Weise steigt der vom Mandanten wahrgenommene Wert der Leistung und damit auch die Akzeptanz zukünftiger Honorarerhöhungen.
Allgemeine Honorarerhöhungen
Kleine, jährliche Honorarerhöhungen werden von den meisten Mandanten leichter akzeptiert als eine deutliche Erhöhung nach mehreren Jahren. Betriebliche Mandanten sind jährliche Preiserhöhungen von vielen Lieferanten und Dienstleistern gewohnt und akzeptieren geringfügige Honorarerhöhungen daher auch bei ihrem Steuerberater. Oft ist es eine Frage des "Fingerspitzengefühls", ob Sie die Honorare kommentarlos erhöhen oder ob Sie Ihre Mandanten schriftlich bzw. im persönlichen Gespräch über die Honorarerhöhung informieren und dabei auch die Gründe für die Erhöhung nennen. Sie können darauf hinweisen, wie lange das Honorar schon konstant war, obwohl viele andere Verbraucherpreise im gleichen Zeitraum jährlich gestiegen sind. Grund für eine Erhöhung kann auch ein gestiegener Bearbeitungsaufwand durch Gesetzesänderungen sein.
Selbstverständlich müssen Sie bei allen Honoraranpassungen die Regelungen der StBVV beachten.
Falls Sie wegen der Honorarerhöhung Mandatsverluste befürchten, fragen Sie sich doch einmal: "Wie viele Mandanten werden voraussichtlich kündigen, wenn ich meine Honorare um 1 %, 3 % oder 5 % erhöhe? Wie viele Mandanten werden kündigen, wenn auf der Rechnung statt 1.000 EUR nun 1.010 EUR, 1.030 EUR oder 1.050 EUR stehen?" Wenn Ihre Mandanten mit der bisherigen Zusammenarbeit zufrieden waren, wird der Umsatzverlust durch wenige abwandernde Mandanten wahrscheinlich deutlich geringer sein als die Umsatzsteigerung, die durch die Honorarerhöhung mit den übrigen Mandanten erzielt wird. Sie erwirtschaften dann zukünftig einen höheren Umsatz mit weniger Mandanten und vermutlich auch weniger Arbeitsaufwand.
Individuelle Honorarerhöhungen
Wenn bei einem bestimmten Einzelauftrag der Bearbeitungsaufwand unvorhersehbar höher ist als erwartet und das kalkulierte Honorar daher nicht ausreicht, können Sie möglichst zeitnah das Gespräch mit dem betreffenden Mandanten suchen. Sprechen Sie mit dem Mandanten über den Auftrag und den unerwartet gestiegenen Aufwand. Viele betriebliche Mandanten kennen "Kalkulationsirrtümer" und "unterschätzten Arbeitsaufwand" aus ihrer eigenen unternehmerischen Tätigkeit.
Versuchen Sie, mit einer nachvollziehbaren Begründung eine angemessene Honoraranpassung zu vereinbaren. Wenn Ihnen die nachträgliche Honorarerhöhung unangenehm ist oder der Mandant die Erhöhung nicht akzeptiert, können Sie die Bearbeitung dieses Einzelauftrags vermutlich nur noch als Maßnahme zur Mandantenbindung betrachten.
Nicht nur bei Einzelaufträgen, auch bei wiederkehrenden Tätigkeiten kann es vorkommen, dass kein positiver Deckungsbeitrag mehr erwirtschaftet wird, weil sich der Bearbeitungsaufwand verändert hat oder neue Aufgaben dazu gekommen sind. Führen Sie auch in diesem Fall ein Gespräch mit dem betreffenden Mandanten. Besprechen Sie die zurückliegenden Honorarrechnungen und erläutern Sie, warum die bisher berechneten Honorare nicht mehr ausreichend sind.
Viele Mandanten werden bei einer nachvollziehbaren Begründung akzeptieren, dass das zukünftige Honorar höher ist. Bei betrieblichen Mandanten eignet sich häufig auch die Frage: "Lieber Mandant, wenn Sie als Unternehmer einen wiederkehrende...