Honorargestaltung für Steuerberater 10/2019 / 5 Kollegenecke: Wie sollen wir bei Mandatswechsel mit elektronischen Datenbeständen umgehen?

Frage: Anlässlich eines anstehenden Mandatswechsels stellt sich uns – wieder einmal – die Frage, wie wir mit den elektronischen Datenbeständen dieses Mandanten verfahren sollen. In dem konkreten Fall kommt erschwerend hinzu, dass der übernehmende Steuerberater eine andere Software einsetzt als wir.

Antwort: Die Bundessteuerberaterkammer hat am 5./6.3.2019 Hinweise veröffentlicht (bei den jeweiligen Steuerberaterkammern, z. B. www.stbk-koeln.de > Service für Mitglieder > Berufsrechtliches Handbuch). Diese geben u. a. Auskunft darüber, welche Unterlagen in Anlehnung an § 66 Abs. 1 StBerG aufzubewahren sind und für welche Herausgabeansprüche bestehen. Klar definiert wird darin auch, dass sämtliche elektronisch übertragenen Unterlagen, z. B. Kontoauszüge, Rechnungen, Buchführungsunterlagen, Steuerbescheide und der gesamte elektronische Schriftverkehr per E-Mail, Elster oder elektronischer Post (Gerichtspostfach) von diesen Herausgabeansprüchen umfasst sind. Auch elektronische Aktenvermerke über Besprechungen, die Sie für den Mandanten mit Dritten geführt haben, fallen unter den berufsrechtlichen Begriff der Handakte. Bemerkenswert ist, dass vom Steuerberater in elektronischer Form erbrachte Arbeitsergebnisse nicht Bestandteil der Handakte sind.

In einer tabellarischen Darstellung (nicht abschließend) sind die wesentlichen elektronischen Unterlagen benannt, die verpflichtend herauszugeben sind. Zudem äußert sich die BStBK zu den folgenden weiteren Fragen:

• Wie muss die generelle Übertragung der Datenbestände vollzogen werden?
• Wie ist zu Verfahren, sofern der Mandant die Datenübernahme ganz oder teilweise ablehnt?
• Welche Regelungen gelten, wenn der Mandant zu einem Steuerberater wechselt, der eine andere oder nicht kompatible Software nutzt? (= Bestandteil Ihrer Frage)
• Welche Möglichkeiten des Datenzugriffs hat die Finanzverwaltung in Fällen des Mandatswechsels?
• Möglichkeit der Übergabe der Daten in Form von Speicher- oder Archivierungsmedien und die damit erfüllte grundsätzliche Herausgabepflicht.

Hinweis

Verbindliche Auskunft stellen

Die BStBK weist u. a. auf die Möglichkeit hin, dass der Mandant, sofern eine Übertragung der Daten auf den neuen Steuerberater über Speichermedien erfolgt, von der Möglichkeit Gebrauch machen sollte, eine verbindliche Auskunft an die Finanzverwaltung zu stellen, da diese Art der Datenübertragung der Finanzverwaltung bei einer späteren Prüfung nur eine eingeschränkte Zugriffsmöglichkeit ( Z3-Zugriff) gewährt. Rechtsbegründend zur inhaltlichen Substantiierung der verbindlichen Auskunft werden hier § 148 AO und Art. 20 GG angeführt.

Für Sie als übergebenden Steuerberater ergibt sich die Verpflichtung, dass die noch bei Ihnen gespeicherten Unterlagen erst dann gelöscht werden dürfen, wenn die Antwort der Finanzverwaltung auf die verbindliche Auskunft beim neuen Steuerberater vorliegt.

Zudem verweist die BStBK inhaltlich diverse Male auf Abschn. 9.4 der GoBD/Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel.

Autorin: StB Ulrike Geismann, Dipl.-Kffr. (FH), Bonn (www.steuerberatung-seminare-geismann.de)