Honorargestaltung für Steuerberater 10/2022 / 1 Digitale Kanzlei: Mitarbeiter führen, Mandanten betreuen – aber richtig!

Eine Videokonferenz ist günstiger als jede Reise zum Mandanten, eine E-Mail schneller geschrieben, als ein Telefonat geführt und die kurze Nachricht im Teamchat befreit davon, seinen Mitarbeitern alles doppelt und dreifach erzählen zu müssen. So einfach erscheint die digitale Arbeitswelt.

Digitale Kanäle sind oft nicht nur die praktischere, sondern auch die kostengünstigere und ressourcenschonende Wahl der Kommuni­kation zwischen Menschen. Wenn man als Steuerberater aber zu Ergebnissen kommen will und seinem Ruf nicht schaden möchte, sollte man die Besonderheiten der unterschiedlichen Kanäle kennen und sich über die Wahl des jeweiligen Mediums bewusst sein.

Führung über Distanz ist eine Kernkompetenz in der digitalen Steuerkanzlei

Digitale Technologien sind auf dem Vormarsch und verändern somit auch die Steuerberatung nachhaltig. Persönliche Begegnungen im Büro und die gemeinsame Mittagspause sind nicht mehr der Standard in der digitalen Kanzlei. Immer mehr Steuerkanzleien arbeiten standortübergreifend oder hybrid. Häufig sind nur noch wenige Mitarbeiter in den Kanzleiräumlichkeiten anzutreffen. Viele Steuerbüros geben Mitarbeitern ähnlich wie internationale Konzerne die Möglichkeit, tageweise im Homeoffice oder vollständig remote zu arbeiten. Wo Aufgaben erledigt werden, spielt zunehmend eine untergeordnete Rolle. Die Formen der Zusammenarbeit sind vielfältiger als früher und setzen sich oft aus einer individuellen Mischung an Präsenz und Remote-Arbeit zusammen.

Bei allen Überlegungen kommen Fakten wie steigende Raum- und Personalkosten hinzu. Diesen Kostenaufwand wollen sich immer mehr Steuerberater sparen. Digitale Kommunikation kommt da gerade recht und sorgt für schnelle Sparerfolge. Fast ganz nebenbei spielt auch ein wachsendes Umweltbewusstsein der Mandanten eine wichtige Rolle. Denn viele von ihnen verzichten gerne auf eine persönliche Besprechung mit ihrem Steuerberater.

Steuerberater sind die Gastgeber ihrer Mandanten, aber auch die ihrer Mitarbeiter

Steuerberater sind die Gastgeber ihrer Mandanten und Mitarbeiter. Das eigene Führungsverständnis prägt die Kommunikation mit dem gesamten Team. Heute geht der Trend in den Steuerkanzleien zum agilen Arbeiten. Das heißt für Steuerberater, dass sie sich an die Ansprüche der Mitarbeiter anpassen und ihnen über verschiedene Kommunikationskanäle beratend zur Seite stehen müssen.

Beim agilen Arbeiten hat der einzelne Mitarbeiter viel Entscheidungsspielraum und trägt Verantwortung. Steuerberater geben nicht mehr alle Details der Umsetzung vor, sondern verstehen sich zunehmend als sog. "Servant Leader", also als dienende Führungskräfte, die ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre Aufgaben zu erfüllen und sich weiterzuentwickeln.

Hinweis

4 zentrale Aufgaben der Führungskraft

Damit der Steuerberater in einer digitalen Kanzlei seine Rolle als Führungskraft umfassend ausfüllt, müssen 4 zentrale Aufgaben erfüllt werden:

1. Enable – ermöglichen,
2. Empower – ermächtigen,
3. Envision – vorstellen und
4. Energize – energetisieren.

Enable heißt: Der Steuerberater bemüht sich, die Fähigkeiten seiner Mitarbeiter auszubauen und weiterzuentwickeln. Welche Kompetenzen brauchen die Mitarbeiter? Welche Werkzeuge können helfen, um gemeinsame Ziele besser zu erreichen?

Beim Empowerment geht es darum, dass der Steuerberater Macht und Befugnisse innerhalb des Teams klug verteilt. Welche Verantwortlichkeiten können an Einzelne oder an das gesamte Team abgegeben werden? Welche Rechte brauchen Mitarbeiter, um ihre Aufgaben zu erfüllen?

Envision wiederum zeigt, dass es auch Aufgabe des Steuerberaters ist, Zukunftsvisionen sichtbar zu machen. Welche Vision ist für das Team geeignet und warum ist sie attraktiv? Wie ist sie mit den Zielen und der Strategie verbunden? Und wie kann sie jedes Teammitglied täglich spüren? Denn ohne Zukunftsvisionen verlassen Mitarbeiter schnell das Team.

Energize ist die vierte Aufgabe des digitalen Steuerberaters. Sie sorgt für Kraft und Energie im Team. Was gibt allen Teammitgliedern Energie? Wie steht es um die Stimmung der Mitarbeiter und das Klima im Team? Wie kann beides verbessert werden und wo kann Vertrauen wachsen?

Hinweis

Konzept der dienenden Führungskraft

Damit das Konzept der dienenden Führungskraft funktioniert, müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, sich gut selbst zu organisieren, und das Umfeld muss es ermöglichen, Verantwortung zu teilen. In manchen Steuerkanzleien sind diese Rahmenbedingungen noch nicht gegeben. Ein erster banal wirkender Schritt in diese Richtung ist ein an den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausgerichteter Arbeitsplatz.

Erfolgreiche Telefonate brauchen eine gewissenhafte Vorbereitung

Bei einem Telefonat mit Mandanten oder remote arbeitenden Mitarbeitern gilt: "Den größtmöglichen Schwierigkeiten mit größtmöglicher Vorsicht begegnen."

Wer ein entscheidendes Gespräch am Telefon führen muss, sollte vorab seine "innere Wetterlage" prüfen. Bin ich in guter mentaler Verfassung? Das ist die wichtigste Frage, die sich jeder vor jedem Telefonat stellen soll...