Was Gründer von Steuerberatern erwarten

Gründer und Steuerberater: „Digitale Zusammenarbeit ist Pflicht“

Gründer und Start-ups haben spezielle Anforderungen an die Steuerberatung, da sie selbst sehr individuelle Herausforderungen mit ihren Geschäftsideen meistern müssen. Zwar sind sie flexibel, anpassungsfähig und risikobereit, aber vor dem Thema „Steuern“ haben viele größten Respekt. Die Anliegen, mit denen sie sich erstmals an einen Steuerberater wenden, sind sehr unterschiedlich – von der allgemeinen Gründungsberatung über Fördermöglichkeiten und Finanzierung bis hin zu Buchhaltung und Rechnungswesen. Zu Beginn der Gründungsphase geht es oft um grundlegende Themen wie die Wahl der richtigen Rechtsform (GmbH, UG, GbR, etc.) und die Grundlagen des Steuerrechts. In dieser Phase wollen Mandanten umfassend über die steuerlichen Pflichten und die finanziellen Aspekte der Unternehmensgründung informiert werden. Und dabei sind sie vor allem meist Eines: ungeduldig.

Klar kommunizieren, was, wann, wo passiert

„Gründer sind häufig hochmotiviert und wollen alles auf einmal und sehr schnell umsetzen. Daher ist es wichtig, sie manchmal zu bremsen und gezielt durch die einzelnen Schritte zu führen“, sagt Louis Metz, Steuerberater und Geschäftsführender Gesellschafter der Treuhand Heidelberg Steuerberatungsgesellschaft. Eine Erfahrung, die auch Marcus Dein, Steuerberater und Geschäftsführer der TAXABL Steuerberatungsgesellschaft, gemacht hat. Gründer, die sehr schnell loslegen wollen, müsse man mitunter auf den Boden der Tatsachen herunterbringen. „Als Kanzlei muss man gegenüber Gründern von Anfang an klar kommunizieren, was wann, wie passiert“, betont Dein. Man müsse transparent und auf Augenhöhe mit diesen Mandanten kommunizieren und einen detaillierten Ablaufplan bieten. Oft geht das über das Thema Steuern weit hinaus. „Wir sind mittlerweile ein Fulfillment-Sparringspartner, nicht nur in Steuersachen, sondern auch in Finanzfragen“, sagt Dein. Vom Businessplan bis hin zu einer klaren, finanziellen Struktur reiche der Beratungsbedarf.

Buchhaltung selbst erledigen, Jahresabschluss durch die Kanzlei

Neben grundlegenden Themen wie der Rechtsform des Unternehmens oder den steuerlichen Pflichten geht es in einer Erstberatung häufig um das gesamte Setup für die weitere Zusammenarbeit. Die Betreuung läuft häufig darauf hinaus, dass die jungen Unternehmer*innen ihre Buchhaltung mit Apps oder Software-Tools selbst erledigen und die Steuerkanzlei die Jahresabschlüsse übernimmt.

Manche Gründer lagern trotzdem gern die gesamte Steuerthematik aus, weil eine Kanzlei mit effizienten Prozessen nur einen Bruchteil der Zeit benötigt und die Firmen-Lenker diese wertvolle Zeit dann anderweitig nutzen können, um ihr Unternehmen aufzubauen. In der Praxis geht in vielen Fällen die einmalige Gründerberatung auf diese Weise in ein dauerhaftes Mandantenverhältnis über.

Damit dies möglich wird, müssen Kanzleien weitere speziellen Anforderungen ihrer jungen Klientel berücksichtigen: Dies reicht von der Flexibilität und Erreichbarkeit – Gründer arbeiten gern und viel und das oft mit unregelmäßigen Zeitplänen – bis hin zur Klärung weiterführender Fragen. So kann es für Steuerkanzleien hilfreich sein, auf ein Netzwerk von Partnern und Experten zugreifen zu können, um Gründern weiterzuhelfen, wenn diese beispielsweise rechtliche Fragen haben oder Fördermittel beantragen möchten. Um eine langfristige Partnerschaft aufzubauen, ist auch die technische Infrastruktur einer Steuerkanzlei nicht unerheblich.

Digitale Zusammenarbeit und monatliche BWAs

„Digitale Zusammenarbeit ist Pflicht“, sagt Marina Eibl, Steuerberaterin und Geschäftsführerin der Life Steuerberatungsgesellschaft. Sie führt eine komplett digitale Kanzlei, mit Mitarbeitern, die von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten. Laufkundschaft gibt es keine. Digitale Mandanten umso mehr. 95 Prozent aller Interessenten wollen ausschließlich digital mit der Steuerkanzlei zusammenarbeiten. „Insbesondere Gründer wollen kein Papier und sie bekommen von uns auch keines“, sagt Eibl. Überzeugungsarbeit für eine digitale Zusammenarbeit müssen Kanzleien bei solcher Mandantschaft in der Regel nicht leisten.

Hat sich ein Unternehmen als Start-up etabliert und wächst, ändern sich auch die Möglichkeiten für die Steuerkanzleien, junge Unternehmen steuerlich zu begleiten. „Insbesondere wenn Investoren-Runden anstehen und Kapitalerhöhungen durchgeführt werden sollen, ist es wichtig, dass aktuelle Betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung stehen“, sagt Eibl. Die Steuerexpertin rät den jungen Firmen daher dazu, monatlich betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellen zu lassen, damit man stets auf dem aktuellen Stand ist.

Hohe Transparenz und moderne Medien

Vor allem in den frühen Phasen befinden sich Start-ups oft in einer finanziell angespannten Lage. Daher ist für diese Firmen eine klare Kostenstruktur für Steuerberatungsdienstleistungen besonders wichtig. Eine transparente Honorargestaltung ermöglicht es den oft unerfahrenen Jungunternehmern, ihre Ausgaben besser zu planen und zu kontrollieren. Gleichzeitig schafft eine solche Transparenz Vertrauen, was ein wichtiger Grundstein für eine langfristige Zusammenarbeit sein kann.

Bei der Art der Kommunikation sollten Steuerberater flexibel sein. Mitunter müssen sie sich auf die Nutzungsgewohnheiten ihrer jungen Mandanten einstellen. Viele Gründer möchten beispielsweise über WhatsApp kommunizieren. Das ist aus Mandanten-Sicht sehr schnell und bequem. „Allerdings ist die rechtliche Situation nicht immer einfach, da der Datenschutz und die Vertraulichkeit von Informationen gewährleistet sein müssen. Kanzleien sollten daher alternative, sichere Kommunikationsplattformen anbieten, die ähnliche Vorteile bieten“, rät Steuerberater Metz.

Achtung Fallstrick: Steuer-Tipps aus Social Media

Darüber hinaus macht eine weitere Gewohnheit der Jungunternehmer manchen Kanzleien zu schaffen. Häufig schnappen die Firmengründer steuerliche Tipps aus den sozialen Medien auf. Diese Informationen sind jedoch nicht immer korrekt oder vollständig. Metz rät daher dazu, dass Steuerberater gut informiert und in der Lage sein müssen, diese Tipps kritisch zu beurteilen und den Gründern fundierte Ratschläge zu geben. „Gründer lieben ‚kostenloses Wissen‘“, sagt Metz. Deshalb helfe es nicht nur, auf Plattformen wie LinkedIn aktiv zu sein, sondern zum Beispiel auch einen eigenen Newsletter zu verschicken. Der Vorteil: Die darin enthaltenen Informationen können die Unternehmer konsumieren, wann sie wollen.

Existenzgründer und Start-ups suchen also nach einer Steuerkanzlei, die nicht nur steuerliche Pflichten erfüllt, sondern als Partner umfassend in allen finanziellen und strategischen Belangen fungiert und ihre Mandanten über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden hält. Eine flexible und digitalisierte Arbeitsweise ist dafür ebenso hilfreich wie der Fokus auf das Wesentliche: „Gründer wollen nicht zig Ausnahmen und Paragrafen erläutert haben. Sie wollen wissen, ob ein Weg funktioniert oder nicht“, sagt Eibl. „Kurz und knapp“.

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