New Work: Flexibilität braucht Verbindlichkeit

Die Wirtschaft geht am Stock, der Stellenmarkt schrumpft und gleichzeitig steigen die Preise und Lebenshaltungskosten. So mancher Kanzleiinhaber fragt sich, ob er sich New-Work-Maßnahmen überhaupt noch leisten kann. Doch die Corona-Pandemie hat einen Großteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer darauf konditioniert, neue Freiheiten einzufordern. Home-Office, Vier-Tage-Woche oder flexible Arbeitszeiten sind nur einige Forderungen, die immer öfter vorgetragen werden und mit denen sich auch Inhaberinnen und Inhaber von Steuerkanzleien und Chefinnen und Chefs von Steuerberatungsgesellschaften auseinandersetzen müssen.

Ende vergangenen Jahres gingen die Null-Bock-Tage eines Berliner Startups viral. Wer dort keine Lust zu arbeiten hat, kann einfach zu Hause bleiben. Die oberflächlich schlüssige Begründung für solche Null-Bock-Maßnahmen: Stimmt an einem Tag die innere Einstellung nicht, ist auch die Produktivität im Keller. Mit einem Null-Bock-Tag wäre somit beiden Seiten geholfen. In Großbritannien ist das Phänomen unter der Bezeichnung „Reset Days“ bekannt. Doch realistisch betrachtet: Wie weit darf New Work gehen?

Digitalisierung und New Work Hand-in-Hand

Nach Einschätzung von Ursula Vranken, Gründerin und Managing Director des IPA – Institut für Personalentwicklung & Arbeitsorganisation, braucht es in einer Zeit der Krisen keine neuen New Work Luftblasen. „Null Bock“ ist aus ihrer Sicht kein Konzept. Für Unternehmen könnten solche Tage vielmehr Produktivitätsverluste, Planungsschwierigkeiten und damit auch höhere Kosten mit sich bringen. „Es bleibt dabei“, sagt Vranken, „Kunden sollten im Mittelpunkt stehen und dabei sollten sich die Arbeitszeiten entsprechend um die Servicezeiten drehen. Wenn die Servicezeiten eingeschränkt werden müssen, dann muss das klar kommuniziert werden.“ Ob Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allerdings rund um die Uhr verfügbar sein müssen, dürfe bezweifelt werden, so die Expertin.

New Work galt lange Zeit als Revolution für die Arbeitswelt. Das Konzept, das bereits in den 1980er Jahren entwickelt wurde, war und ist eine Reaktion auf die traditionellen Arbeitsmodelle und umfasst eine Vielzahl von Aspekten, von der Selbstbestimmung der Arbeitnehmer über die flexible Arbeitsmodelle und Werteorientierung bis hin zur Work-Life-Balance. 

Durch die zunehmende Digitalisierung und Technologisierung der Steuer-Branche ist es auch im Kanzleiumfeld zu einem wichtigem Thema geworden. In der breiten Gesellschaft werden die einzelnen Aspekte immer öfter erwartet und in Vorstellungsgesprächen gefordert – oft ohne zu wissen, dass hinter den Einzelaspekten ein umfassendes Konzept steckt. Während einige Branchen bereits sehr viele Aspekte umgesetzt haben – beispielsweise im Technologie- oder Software-Sektor – ist die Steuerbranche eher ein Spätzünder. Doch auch hier führt die zunehmende Digitalisierung der Prozesse quasi automatisch zu Überlegungen nach mehr Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und Arbeitszeiten, bessere Selbstverwirklichung und höhere Zufriedenheit.

Steuerkanzlei: Keine Flexibilität ohne Regeln

„Flexibilität in Steuerkanzleien funktioniert dann gut, wenn sie mit Verbindlichkeit einhergeht. Da Fristenmanagement und Erreichbarkeit essenziell sind, braucht es klare Regeln, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten“, sagt die selbstständige Kanzleiberaterin Angela Hamatschek. Gleichzeitig können der Beraterin zufolge Modelle wie die 4-Tage-Woche, kurzfristige Auszeiten oder gelegentliches Remote-Work die Attraktivität der Kanzlei als Arbeitgeber erheblich steigern. „Entscheidend ist, dass solche Angebote nicht zulasten des Teams oder der Mandantenbetreuung gehen“, so die Beraterin.

Auch in der aktuellen Wirtschaftslage stehen Steuerkanzleien vor der Herausforderung, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und zu halten. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben machen Steuerkanzleien für junge Talente attraktiver – dies ist auch eine Erfahrung aus anderen Branchen. Um diese Flexibilität zu ermöglichen, müssen die Prozesse angepasst werden. „Steuerberater sollten die Digitalisierung nutzen und ihre Prozesse optimieren, um Zeit zu sparen“, rät Vranken.

Die Digitalisierung ermöglicht darüber hinaus ortsunabhängiges Arbeiten, effizientere Prozesse und reduziert administrativer Aufgaben. Cloud-Lösungen und KI-gestützte Software können in der Kanzlei Routinetätigkeiten übernehmen, so dass Steuerberater sich auf strategische Beratung konzentrieren können. Ein weiterer positiver Effekt von New-Work-Elementen: Zufriedene Mitarbeitende sind produktiver und engagierter. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeitszeit und Freizeit kann die Motivation steigern und die Fluktuation in Kanzleien verringern. Expertin Vranken rät dazu, Anreize zu schaffen, die individuell abgestimmt sind, anstatt sie mit der Gießkanne auszuschütten.

Für New Work in der Steuerkanzlei die richtige Balance finden

Der Weg hin zu mehr New Work ist oft anspruchsvoll. Die Steuerbranche muss zudem einige spezifische Herausforderungen berücksichtigen: Steuerkanzleien verarbeiten hochsensible Daten. Ein dezentrales Arbeiten erhöht hier das Risiko von Datenlecks und Cyberangriffen. Strenge Sicherheitsrichtlinien und Verschlüsselungstechnologien sind daher unabdingbar. Außerdem erfordern steuerrechtliche Vorgaben und Fristen eine hohe Disziplin und eine strukturierte Arbeitsweise aller Beteiligten. Die Flexibilität von New Work darf nicht dazu führen, dass gesetzliche Fristen oder Vorgaben vernachlässigt werden. Und keinesfalls darf unter New Work die fachliche Qualität leiden.

Soll in einer Steuerkanzlei mehr New Work gewagt werden, sollte es daher nie darum gehen, alle Aspekte von New Work auf einmal umzusetzen. Stattdessen sollte man gezielt diejenigen auswählen, die zur Kanzlei und den Bedürfnissen der Mitarbeiter passen. Eine schrittweise Einführung mit regelmäßigen Feedback-Schleifen kann dabei helfen, die richtige Balance zu finden. Entscheidend ist, dass die Maßnahmen auch praktisch umsetzbar sind. „Mit klaren Spielregeln – etwa durch feste Erreichbarkeitszeiten und transparente Absprachen im Team – lassen sich Freiheit und Struktur harmonisch verbinden“, sagt Hamatschek. Und die Beraterin ist überzeugt: „Wenn Flexibilität als Gestaltungsspielraum und nicht als Freifahrtschein verstanden wird, profitieren alle Beteiligten.“