Kanzlei der Zukunft: "Für umfangreiche Beratung kann es keine Flatrate geben"

Herr Paschhoff, Sie waren vor über zwei Jahren Teilnehmer beim ersten Workshop der Initiative Zukunftskanzlei und haben sich damals Gedanken zur Steuerkanzlei der Zukunft gemacht. Was hat sich seither in Ihrer Kanzlei verändert?

Die Art der Beratung hat sich verändert, denn sie findet vermehrt über Videokonferenzen statt. Das funktioniert tatsächlich besser, als ich es vor Corona noch gedacht hätte, und sie funktioniert nicht nur aus unserer Perspektive gut, sondern auch aus der der Mandanten. Anfangs war die virtuelle Beratung eine Notwendigkeit, jetzt gehört sie einfach dazu.

Findet diese virtuelle Kommunikation auch in anderen Bereichen statt?

Viele Fortbildungen werden jetzt virtuell angeboten oder in einer hybriden Form. Allerdings muss ich sagen, dass ich persönlich stärker von Fortbildungen in Präsenz profitiere.

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft werfen: Werden Kanzleien nur noch virtuell kommunizieren?

Die virtuelle Kommunikation wird nicht mehr verschwinden. Allerdings wird es immer Themen geben, über die wir mit unseren Mandanten persönlich kommunizieren. Wenn mein Team und ich mit neuen Mandanten eine Verbindung aufbauen möchten, und die braucht es in unserem Beruf, dann geht das am besten über das persönliche Gespräch. Fachliche Themen wie Beratungsgespräche, Quartalsgespräche oder das Jahresabschlussgespräch kann man hingegen sehr gut virtuell führen.

Merken Sie bei Ihren Mandantinnen und Mandanten einen Unterschied in der Bereitschaft zum virtuellen Austausch?

Diejenigen, die täglich am PC arbeiten, tun sich leichter als unsere Mandanten, die zum Beispiel aus dem Handwerk kommen, ganz unabhängig von ihrem Alter.

Wie steht es um die Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei? Findet sie virtuell oder vor Ort statt?

Als die Pandemie losging, konnten wir allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anbieten, von zu Hause aus zu arbeiten. Manche Mitarbeiter haben im Homeoffice gearbeitet, andere wollten lieber in die Kanzlei kommen und mussten sich dort an bestimmte Maßnahmen halten. Diese Wahlmöglichkeit haben wir beibehalten. Im Kanzleikalender kann jede Person eintragen, von wo aus sie arbeitet, sodass das Team Bescheid weiß. Den Kontakt untereinander halten wir über Microsoft Teams. Das nutzen wir außerdem, um Prozessabläufe weiter zu vereinfachen.

Wer in der Kanzlei übernimmt das?

Wir haben ein Kanzleientwicklungsteam. Das besteht aus Mitarbeitern, die gerne über den Tellerrand hinausblicken, die einen unternehmerischen Blick haben und an der Entwicklung der Kanzlei arbeiten möchten.

Die Kanzleistrategie wird nicht nur von Ihnen vorgegeben?

Ich als Kanzleiinhaber hatte immer die Überzeugung, dass ich vorgeben muss, wo ich meine Kanzlei hin entwickeln will. Ich muss die Mitarbeiter aber auch davon überzeugen. Während der Zeit, in der viele im Homeoffice gearbeitet haben, ist diese Kommunikation eingeschlafen. Daraufhin hat sich eine Unzufriedenheit aufgebaut. Die Mitarbeiter hatten den Eindruck, dass sie nicht mehr mitbekommen, was auf sie zukommt. Das haben meine Partner und ich zum Glück rechtzeitig erkannt. Diesen Sommer haben wir einen Tagesworkshop gemacht, um gemeinsam mit allen zu schauen, vor welchen Aufgaben wir in Zukunft stehen.

Können Sie ein Beispiel für so eine Aufgabe nennen?

Wir wollen erreichen, dass mehr Mitarbeiter in die direkte Beratung mit den Mandanten gehen. Dafür braucht es bestimmte Kompetenzen, die sie über Fortbildungen erlangen können.

Sehen Sie bei der Beratung der Mandanten in Zukunft weitere Veränderungen auf die Kanzlei zukommen?

Wir hören von allen Seiten und merken es auch selbst, dass es in Steuerkanzleien immer stärker um die Beratung der Mandanten gehen wird. Ich selbst verstehe mich als Berater. Allerdings müssen wir damit auch die Erwartung der Mandanten erfüllen.

Möchten nicht alle Mandantinnen und Mandanten beraten werden?

Das ist genau die Frage, die man immer wieder mit den Mandanten klären muss. Manche von ihnen sind vielleicht nur auf der Suche nach einem Steuerberater, der die Buchführung übernimmt. Andere wiederum wollen das volle Paket, denken aber, dass das inklusive ist, wenn sie für die Buchführung bezahlen. Für gute und umfangreiche Beratung kann es aber keine Flatrate geben.

Wie stellen Sie das klar?

Indem ich mit den Mandanten über ihre Erwartungen spreche. Denn die bleibt oft unausgesprochen. Diese Kommunikation geht über das Erstgespräch hinaus. In der Kanzlei führen wir mit den Mandanten zum Beispiel Herbstgespräche und schauen, wie das Jahr gelaufen ist, aber auch, was der Gesetzgeber an Änderungen für den Jahreswechsel plant und was in dem Jahr noch zu tun ist. Außerdem überlegen wir uns immer ein Thema, das wir allgemein ansprechen möchten.

Welche Themen können das sein?

Ich spreche zum Beispiel über die Vorsorgevollmacht und erkläre, warum man dafür ein vernünftiges Konzept braucht. Oft bekomme ich dann die Rückmeldung von den Mandanten, dass sie das Thema schon eine Weile vor sich herschieben, und manche möchten es direkt angehen. Das ist aber nur ein Beispiel für viele Beratungsanlässe, die man schaffen kann, wenn man sie nur anspricht.

Was muss man noch berücksichtigen, wenn man eine ganzheitliche Beratung anbieten möchte?

Unserer Kanzlei hilft es, dass wir uns auf eine bestimmte Mandantengruppe spezialisiert haben, Zahnärzte und Ärzte. Mit dieser Spezialisierung sind wir Mitglied im Verbund METAX und haben uns freiwillig zu bestimmten Standards verpflichtet. Zweimal im Jahr haben wir Tagungen innerhalb dieses Netzwerks und bilden uns fort in den Themen, die unsere Klientel betreffen. So können wir mit unseren Mandanten auf Augenhöhe sprechen und sie natürlich auch entsprechend beraten. Dank des Netzwerks können wir außerdem auf Erfahrungswerte von Kollegen zurückgreifen.

Netzwerken wird in Zukunft also einen noch größeren Stellenwert im Kanzleialltag erhalten?

Viele Beratungsleistungen muss man sich als Steuerberater zuerst selbst einmal aneignen. Ein Netzwerk wie etwa METAX bietet dazu die Weiterbildungen und den Austausch. Aber auch an anderer Stelle sind gute Netzwerke wichtig. Als Berater muss ich in der Lage sein, meinen Mandanten an andere Experten zu verweisen, wenn ich ihm nicht weiterhelfen kann. Das sollte im besten Fall jemand sein, den ich kenne und der weiß, was er tut.