Kassenführung: Besonderheiten bei Gaststätten

Zusammenfassung

Überblick

Dieser Beitrag informiert darüber, welche Besonderheiten es bei der Kassenführung in der bargeldintensiven Gastronomiebranche gibt, z. B. wie sich die Betriebsprüfung gewandelt hat, weshalb die offene Ladenkasse noch genutzt werden kann, was hinsichtlich von Bewirtungsbelegen beachtet werden muss. Außerdem wird detailliert auf die Einzelaufzeichnungspflicht und die Kassen-Nachschau eingegangen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB)

§§ 140 ff. Abgabenordnung (AO)

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (GSchuMadiG) v. 22.12.2016 ("Kassengesetz")

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A4 – S 0316/19/10003:001 (GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff)

Kassensicherungsverordnung v. 26.9.2017 (KassenSichV – Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr) i. d. F. v. 30.7.2021

Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146 AO

Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146b AO

Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a AO

BMF, Schreiben v. 6.11.2019, IV A4 – S 0319/19/10002:001 (Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a AO ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung nach dem 31.12.2019)

BMF, Fragen- und Antwortenkatalog (FAQ) Orientierungshilfe für die Anwendung des § 146a AO und der KassenSichV

BMF, Schreiben v. 30.6.2020, III C 2 – S 7030/20/10009 :004 (Befristete Absenkung des allgemeinen und ermäßigten Umsatzsteuersatzes)

BMF, Schreiben v. 2.7.2020, III C 2 – S 7030/20/10006 :006 (Befristete Anwendung des ermäßigter Umsatzsteuersatzes für Restaurations- und Verpflegungsdienstleistungen zum 1.7.2020); Verlängerung durch BMF-Schreiben v. 3.6.2021 und v. 21.11.2022, III C 2 – S 7030/20/10006 :006

BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009 (Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO)

BFH, Urteil v. 16.9.2021, IV R 34/18

FG Hamburg, Urteil v. 29.8.2017, 2 K 238/16

FG Baden-Württemberg, Urteil v. 12.6.2018, 8 K 501/17

1 Die Kassenführung – ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung in der Gastronomiebranche

Wichtig

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und Zertifikat

Seit 1.4.2021 dürfen nur noch Kassen mit sog. TSE-Zertifizierung verwendet werden. Auch eine Nachrüstung alter Kassen musste bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführt worden sein. Nicht nachrüstbare Kassen, welche nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, durften bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden. Weitere Voraussetzung war, dass diese Kassen die "Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllten" (= Einzelspeicherung der Beträge, keine Verdichtungen).

Die Mitteilungspflicht, wonach TSE-Kassen beim Finanzamt (auf elektronischem Wege) angemeldet werden müssen,^[1] war zunächst ausgesetzt.

Das elektronische Mitteilungsverfahren per Programm "Mein ELSTER" und ERiC-Schnittstelle steht ab 1.1.2025 zur Verfügung. Bis zum 31.7.2025 sind alle vor diesem Zeitpunkt in Betrieb genommenen elektronischen Aufzeichnungssysteme zu melden.^[2] Alle nach diesem Zeitpunkt in Betrieb genommenen derartigen Systeme sind innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme zu melden.^[3] Binnen eines Monats ist darüber hinaus zu melden, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem außer Betrieb genommen wird (sofern die vorherige Inbetriebnahme gemeldet wurde).^[4]

Einen ganz besonderen Stellenwert im Rahmen der gesamten Buchhaltung hat die Kassenführung. Insbesondere bei Betrieben in denen – wie bei Gastronomiebetrieben – überwiegend Bargeld fließt, ist sie als Hauptbestandteil einer Buchführung entscheidend für die Beurteilung ihrer Ordnungsmäßigkeit verantwortlich.

[1] § 146a Abs. 4 AO.

[2] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

[3] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

[4] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

1.1 Die Gastronomie und ihr schlechter Ruf

Neben dem Einzelhandel zählt nicht zuletzt die Gastronomie zu den klassischen bargeldintensiven Branchen. Rund 183.000 Gastronomiebetriebe erwirtschaften jedes Jahr 55 Milliarden EUR. Das meiste davon bar. Während Gasthäuser und Restaurants nach Angaben der Bundesbank 70 % Bargeld vereinnahmen, liegt der Anteil bei Schnellrestaurants, Imbissstuben und Cafés sogar bei 94 %. Sicherlich mit ein Grund dafür, warum gerade Gastronomen immer wieder ins steuerliche Zwielicht geraten.

Dass sowohl der Bundesrechnungshof als auch die Finanzverwaltung und die Gerichte diesen Wirtschaftszweig zur Hochrisikobranche erklärt haben, lässt sich zum einen mit den einschlägigen Prüfungserfahrungen der Vergangenheit begründen, noch mehr aber wird der ständige Umgang mit Barem als Hauptursache hierfür genannt. Für die hohen Steuerausfälle wird überwiegend die Gastronomiebranche verantwortlich gemacht. Dabei gibt es genügend andere Unternehmenszweige, in denen ebenfalls fast ausschließlich bar bezahlt wird.

Immer wenn reichlich Bargeld fließt, menschelt es. De...