Kennzahlen zur Steuerung der Beschaffung - Mit Excel-Arb ... / 2.3 Schritt 3: Steuerung in Einkauf und Logistik mit Kennzahlen

Auch für Einkauf und Logistik lassen sich nahezu unendlich viele Kennzahlen bilden. Um hier einen Zahlenfriedhof zu vermeiden, sollte man versuchen, im eigentlichen Einkauf mit ca. 5 bis 10 Kennzahlen zu arbeiten, die die Leistung in der Beschaffung bzw. der Beschaffung für den Betrieb möglichst realistisch widerspiegeln. Zusätzlich können 5 bis 10 Logistikkennzahlen genutzt werden.

Unterschiedliche Ursachen für Veränderungen der Kennzahlenausprägungen möglich

Bei der Kennzahlennutzung sollte darauf geachtet werden, wie sich die Kennzahlen zusammensetzen und was zu Veränderungen führen kann. Abhängig davon, wo die Ursachen liegen, sind ggf. andere Maßnahmen erforderlich. Beispielsweise kann das Einkaufsvolumen zum Umsatz durch eine Veränderung von Mengen und Preisen verursacht werden. Verändern sich die Mengen im Verhältnis zum Umsatz oder den Absatzmengen, kann das z. B. auf Produktionsprobleme hindeuten. Verändern sich die Beschaffungspreise, liegen die Ursachen eher in der aktuellen Marktentwicklung. Zum Gegenzusteuern sind unterschiedliche Maßnahmen nötig; oft müssen neben dem Einkauf weitere Abteilungen einbezogen werden.

Kennzahlenauswahl im Einkauf und Logistik

Die Tabellen zeigen eine Auswahl möglicher Kennzahlen in Einkauf und Logistik, da beide Bereiche zur Beschaffung gehören. Je Kennzahl gibt es Formelvorschlägen und es werden Hintergründe und Aussagekraft erläutert. Die Vorschläge sollen zur Anregung und Orientierung dienen und können beliebig verändert oder ergänzt werden.

2.3.1 Kennzahlenauswahl Einkauf

Kennzahl	Formelvorschlag	Erläuterungen / Aussage
Einkaufsvolumen (Materialeinsatz	Einkaufsvolumen * 100 / Umsatz	Steigt das Einkaufsvolumen über mehrere Jahre schneller als der Umsatz, ist das oft ein Gefahrensignal. Wird nichts unternommen, sinken Rohertrag und Gewinn und die Liquidität wird belastet. In der aktuellen Situation mit regelmäßigen Preissteigerungen sollte überlegt werden, die Kennzahl zweizuteilen: In eine Mengen- (z. B. Einkaufsmenge * 100 / Absatzmenge) und eine Volumenkomponente (Einkaufsvolumen in EUR* 100 / Umsatz). So lässt sich besser erkennen, wodurch Veränderungen verursacht werden. Bleibt z. B. die Mengenkomponente stabil, funktioniert der Produktionsprozess i. d. R. gut und man hat "nur" ein Kostenproblem. Hier gilt es u. a. nach Möglichkeiten zu suchen, die Steigerungen an den Kunden weiterzugeben.
Vom Einkauf verantwortetes Volumen	Bestellvolumen durch Einkauf * 100 / Einkaufsvolumen	Je mehr Bestellvolumen durch den Einkauf abgewickelt werden, desto besser. Faustregel: möglichst deutlich über 95 %. Mit der Bündelung von Volumen ist es auch heute noch möglich, zumindest stabiler bleibende Beschaffungspreise zu erhalten, da man mehr Volumen ordert. Je kleiner das Volumen, desto unattraktiver ist man für einen Anbieter in der Regel. Zum anderen werden andere Mitarbeiter entlastet und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Es sollten Ausnahmen definiert werden, in denen "freihändige" Käufe ohne die Beschaffung möglich sind. Beispielsweise macht es in einem Handwerksbetrieb selten Sinn, wenn ein Monteur vor Ort ein Teil benötigt und sich an den Einkauf wenden muss, wenn er es direkt im Baumarkt erwerben und so seine Arbeit unmittelbar fortsetzen kann. Ggf. muss geprüft werden, wie es möglich ist, z. B. Monteure besser bzw. vollständig mit nötigem Material und Werkzeugen auszustatten.
Liefertermintreue Lieferanten	Anzahl pünktlicher Lieferungen * 100 / Gesamtzahl Lieferungen	Ein wichtiger Indikator für die Zuverlässigkeit von Lieferanten: Halten diese zugesagte Termine ein? Gibt es (nachvollziehbare) Gründe, wenn es zu verspäteten Lieferungen kommt? Sind die Gründe nicht nachvollziehbar? Kommt es in der Folge zu Verspätungen im eigenen Unternehmen?
Reklamationsquote Lieferungen	Anzahl reklamierte Lieferungen* 100 / Gesamtzahl Lieferungen	Ein wichtiger Indikator für die Qualität gelieferter Produkte oder Waren: Welche Anbieter liefern (weit gehend) fehlerfrei? Welche haben größere Probleme mit ihren Produkten? Wo gibt es ggf. andere Reklamationen, z. B. wegen Lieferterminen oder Verstößen gegen vertragliche Vereinbarungen, etwa, weil bereits zugesagte Lieferungen an Dritte versendet werden, die kurzfristig einen höheren Preis bieten?
Preissteigerungsrate	Anteil von Beschaffungsgütern mit Preissteigerungen * 100 / Gesamtzahl Beschaffungsgüter	Mit der Kennzahl kann geprüft werden, ob es Preissteigerungen auf breiter Front gibt oder ob sich die Preissteigerungen auf einzelne Segmente beschränken. Steigen die Preise wie im Moment in fast allen Bereichen, ist es oft sinnvoll, die Lager- und Sicherheitsbestände aufzustocken.
Versorgungssicherheit / Lieferfähigkeit	Anteil fristgerechter Lieferungen an die Produktion * 100 / Gesamtzahl Lieferungen	Zeigt, ob und in welchem Umfang der Einkauf in der Lage ist, die Produktion mit den nötigen Teilen zu beliefern. Kommt es zu Stockungen in der Produktion, können auch Kunden nicht oder nur teilweise bedient werden; es kann zu Absprüngen kommen. Bei niedrigen oder sink...