Konzernkonsolidierung: Organisation, Aufgaben und System ... / 3.2 Intercompany-Abstimmung

Nicht selten ein Bündel von Maßnahmen

Die Standardsysteme für die Konsolidierung haben i. d. R. Funktionen, die die IC-Abstimmung unterstützen. Diese sind typischerweise in den Prozess der Datenbereitstellung integriert und unterstützen im Standard eine Abstimmung auf Saldenebene, sofern die von den Meldeeinheiten bereitgestellten Meldedaten einen entsprechenden Aufriss nach Geschäftspartnern enthalten. Sofern wir von einer Matrixkonsolidierung sprechen, steigen die Anforderungen, da dann häufig auch Partnerinformationen auf Ebene Segment oder Business Unit etc. erforderlich sind.

Lösungsansätze zur Optimierung

Insbesondere im Rahmen von Projekten zur Optimierung bzw. Beschleunigung der Abschlusserstellung wurden in den letzten Jahren verschiedene Lösungsansätze zur Optimierung der IC-Abstimmung umgesetzt. Dies reicht von organisatorischen Lösungen über Richtlinien mit klaren Eskalationsverfahren, vorgezogenen Abstimmungsprozessen auf Salden- oder Einzelpostenebene bis zu Konzepten zur "Durchbuchung". In der Praxis sind häufig Mischformen anzutreffen.

Bei einem diversifizierten Konzern mit hunderten Gesellschaften bestand bspw. die Herausforderung, den Abschlussprozess zu optimieren. Hierbei war ein wesentlicher Engpass die Abstimmung der Differenzen aus den IC-Geschäften. Die konzerninternen Geschäftsbeziehungen waren jedoch sehr unterschiedlich ausgeprägt. Es gab Bereiche mit einer täglich großen Anzahl an IC-Vorgängen und Bereiche mit wenigen, dafür aber wertmäßig sehr großen internen Vorgängen. Differenzen gab es in allen Bereichen. Zudem wurden dezentral weitere Teilkonzernabschlüsse erstellt. Hier wurde eine maßgeschneiderte Lösung auf Ebene des übergeordneten Konzerns erarbeitet und umgesetzt, die aus verschiedenen Maßnahmen bestand. Diese umfasst zunächst eine neue IC-Richtlinie mit definiertem Vorgehen für den gesamten IC-Prozess, beginnend bei der Bestellung über die Lieferung bis hin zur Zahlung. Auf diese setzte dann eine im Abschlussprozess vorgezogene systemtechnisch unterstützte Lösung zur IC-Abstimmung auf Saldenebene auf. Parallel dazu würde für einen Bereich mit vielen IC-Vorgängen eine systemgestützte und laufende Abstimmung auf Einzelpostenebene eingeführt. Zur Behandlung von Differenzen wurde als organisatorische Maßnahme ein fristengebundener Eskalationsprozess eingeführt, der die Fachbereiche in der IC-Abstimmung wesentlich in der Einhaltung von Fristen unterstützte.

Abstimmung auf Einzelpostenebene

Zur Abstimmung der IC-Vorfälle bieten viele ERP-Anbieter mittlerweile eine integrierte Abstimmung auf Einzelpostenebene an. Ob diese eine passende Lösung darstellt, kann erst nach Sichtung der IC-Sachverhalte bewertet werden. Schwierig wird es, wenn nicht alle Vorgänge im selben ERP-System gebucht werden. Daher ist es möglicherweise sinnvoll, ein Drittsystem für die IC-Abstimmung heranzuziehen. In der Praxis treffen wir auch auf individuell realisierte Lösungen für die IC-Abstimmung auf Einzelpostenebene. Erfahrungsgemäß sollte vor der Umsetzung einer individuellen Lösung geprüft werden, ob dies nicht auch im genutzten ERP-System oder in einer Standardsoftware für die IC-Abstimmung realisiert werden kann.