Kosten einsparen durch Lageranalyse / 4 So arbeiten Sie mit der Musterlösung

Mit der Musterlösung Lageranalyse können Sie die wichtigsten Kennzahlen für Ihren Lagerbestand einfach und schnell ermitteln. Sie bietet die Möglichkeit, durch sukzessive Veränderungen die individuelle Situation des Unternehmens einzuarbeiten.

Hinweis

Mehrere Lager analysieren

Wenn Sie mehrere Lager analysieren müssen, sollten Sie die Tabelle für jedes Lager einzeln führen. Also mischen Sie nicht das Fertigwarenlager mit dem Rohstofflager. Für eine Gesamtbetrachtung müssen Sie dann nur noch wenige Werte aus den Tabellen addieren. Sie halten die Arbeit mit der Tabelle dadurch übersichtlicher und können auch Analysen der einzelnen Lager durchführen.

4.1 Die Vorbereitung

Im Tabellenblatt Stammdaten müssen einmalig die Artikel und Materialien, die im Lager geführt werden, erfasst sein. Benötigt werden die Artikelnummer als Identifikationsmerkmal, die Bezeichnung, die Minimalzeit und die Maximalzeit der Lagerreichweite. Als Startmonat für das jeweilige Lagergut ist der erste Monat der Bestandsführung anzugeben. Für Güter, die bereits ab Januar geführt werden, wird eine 1 erfasst, für andere Güter die Nummer des jeweiligen Monats. Die leeren Zeilen am Schluss der Daten sollten in der ersten Spalte eine 99 enthalten. Dieser Wert dient als Abfrage in den anderen Blättern und verhindert Fehler in Leerzeilen (s. Abb. 1).

Abb. 1: Die Tabelle Stammdaten der Musterlösung

• Jeder später in einem Monatsblatt aufgeführte Artikel muss im Stammdaten-Blatt erfasst sein. Fehler, Leerfelder und nicht schlüssige Werte in den Auswertungen sind meist auf Fehler in den Stammdaten zurückzuführen.
• Artikel, die im Laufe des Jahres aus dem Lager entfernt werden, müssen bis zum Ende des Jahres in dieser Tabelle mitgeführt werden, da sich sonst die Durchschnittswerte verfälschen.
• Neue Lagergüter werden vor den weiteren monatlichen Datenübernahmen als Erstes in diesem Blatt erfasst.
• Die Daten können auch aus anderen Excel-Blättern hineinkopiert werden, z. B. aus einer Übernahme-Datei aus dem ERP-System. Die Überschrift muss genau eine Zeile betragen, ab Zeile 2 sind Werte notwendig.
• Die Reihenfolge der Artikel und Materialien in diesem Blatt bestimmt die Reihenfolge der Anzeige in allen weiteren Blättern. Sie können die Daten individuell sortieren.

Im ersten Augenblick erscheint die Verwaltung der Stammdaten sehr aufwändig. Sie muss jedoch nur einmalig durchgeführt werden. Danach werden nur noch Zugänge eingefügt. In der Praxis haben sich Übernahmedateien aus der Warenwirtschaft bewährt.

4.2 Das monatliche Füllen

Für jeden Monat gibt es in der Tabelle ein eigenes Blatt. Dort werden die zum Monatsende ermittelten Daten zur Analyse eingetragen. Auch hier gilt, dass die erste Zeile die Überschrift enthalten muss und ab Zeile zwei die Artikeldaten stehen. Die Reihenfolge muss nicht mit der in den Stammdaten oder den anderen Monaten übereinstimmen. Benötigt wird die Artikelnummer, über die eine Verbindung der Monatswerte zu den Stammdaten hergestellt wird. Der Lagerbestand am Ende des Monats und die in diesem Monat verbrauchte Menge sowie der Bewertungspreis des Lagergutes werden erfasst.

Die Erfassung kann manuell erfolgen, es ist aber auch die Übernahme aus anderen Excel-Dateien oder aus Dateien im Excel-Format möglich. Bitte beachten Sie, dass Sie für unterjährig auslaufende Produkte auch Null-Bestände in jedem aktuellen Monatsblatt erfassen müssen, um eine aussagekräftige Auswertung zu erhalten (s. Abb. 2).

Abb. 2: Das Monatsblatt der Musterlösung

Nach der Übernahme der monatlichen Artikelwerte muss noch im Blatt Ausw. Anzahl in der ersten Zeile der Monat als aktuell gekennzeichnet werden. Dazu muss in das Tabellenfeld eine 1 eingetragen werden. Nicht aktuelle Monate enthalten in diesem Feld keinen Eintrag, auch keine Null.

Hinweis

So erkennen Sie die Veränderungen des letzten Monats

Sie können jederzeit aktuelle Monate auf nicht aktuell setzen, wenn Sie das entsprechende Feld über dem Monatsnamen löschen. Sie erkennen dann die Veränderungen des letzten Monats.

4.3 Die Analyse

Die Blätter Ausw. Anzahl, Ausw. Euro, Summe und Grafiken stellen die Werte für Ihre Analyse zur Verfügung.

Mit dieser Musterlösung ist die gleichzeitige Analyse von 20 Produkten möglich. Sie können jedoch ohne Weiteres diese Anzahl erhöhen. Sie müssen dazu die beiden Auswertungsblätter noch der Anzahl der Artikel, die Sie in der Tabelle Stammdaten angelegt haben, anpassen. Kopieren Sie hierzu die letzte belegte Zeile in den Blättern Ausw. Anzahl und Ausw. Euro einfach komplett nach unten.

Achtung: Falls Sie zu wenige Zeilen kopieren, fehlen gelagerte Güter in den Auswertungen. Sie sollten diese Erweiterung daher unbedingt kontrollieren.

Im Blatt Ausw. Anzahl zeigt sich für jedes Lagergut der Verlauf der Bestände und des Verbrauchs über die Monate. Außerdem werden ein durchschnittlicher Bestand und ein durchschnittlicher Verbrauch ermittelt. Der Durchschnittsverbrauch wird dazu verwendet, die Lagerreichweite des Lagergutes zu berechnen. Angegeben wird die Reichweite in Monaten. Die Ziffern des Wertes sind schwarz, wenn sich die Reichweite innerha...