Lohn- und Gehaltskonto: Führung und Dokumentation / 1 Entgeltunterlagen

Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache elektronisch zu führen. Entgeltunterlagen sind auch für geringfügig Beschäftigte zu führen. Das Lohn- bzw. Gehaltskonto ist Teil der Entgeltunterlagen. Der Inhalt der Entgeltunterlagen ergibt sich aus § 8 BVV. Die dort aufgeführten inhaltlichen Anforderungen^[1] stellen Mindestanforderungen dar. Es bleibt dem Arbeitgeber unbenommen, weitere Daten (im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen) zu führen.

[1]

S. Abschn. 1.2.

1.1 Aufbewahrungsfrist

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres^[1] geordnet aufzubewahren.^[2]

Wichtig

Auskunftspflichten gegenüber den Krankenkassen

Die Arbeitgeber haben der Einzugsstelle über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind.^[3]

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die für die einzelnen Arbeitnehmer erstellten Bescheinigungen und Belege, einschließlich der Unterlagen aus dem Lohnkonto, elektronisch aufzubewahren.

Hinweis

Ausnahme für Privathaushalte

Die Regelungen über die Führung von Entgeltunterlagen und deren Aufbewahrung gelten nicht für in privaten Haushalten Beschäftigte.

Zu den Entgeltunterlagen gehören auch Firmenstammdaten, Personalstammdaten, Brutto-/Nettoabrechnungen einschließlich der Nebenbelege (z. B. Provisions- und Prämienabrechnungen, Stempelkarten, Stundenzettel, Fehlzeitenbelege, Zeiterfassungsprotokolle), die Daten der erstatteten Meldungen nach der DEÜV sowie die Daten nach § 25 DEÜV über alle im Vorjahr durch Datenübertragung erstatteten Meldungen.

Berichtigungen des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts, seine Zusammensetzung und Zuordnung, des Beitragsgruppenschlüssels, der von den Versicherten zu tragenden Anteile der Beiträge und des gezahlten Kurzarbeiter- oder Saison-Kurzarbeitergeldes oder Stornierungen sind besonders kenntlich zu machen. Die Angaben über die Beschäftigungsart, die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht in einem Versicherungszweig maßgebend sind, sowie die Einzugsstelle der Sozialversicherungsbeiträge (= Krankenkasse des Beschäftigten bzw. Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See für geringfügig entlohnte Beschäftigte) dürfen verschlüsselt werden. Der Arbeitgeber haftet für die korrekte Nachweisführung.

[1]

S. Rechner: Aufbewahrungsfristen.

[2] § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV.

[3] § 98 Abs. 1 SGB X.

1.2 Angaben

Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen u. a. folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:^[1]

• den Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal,
• das Geburtsdatum,
• bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,
• die Anschrift,
• den Beginn und das Ende der Beschäftigung,
• den Beginn und das Ende der Altersteilzeitarbeit,
• das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese bei Dritten zu kennzeichnen,
• die Beschäftigungsart,
• die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben,
• das Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie keine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz besteht,
• das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
• das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die anzuwendende Gefahrtarifstelle und die jeweilige zeitliche Zuordnung,
• den Unterschiedsbetrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b ATG,
• den Beitragsgruppenschlüssel,
• die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag,
• den vom Beschäftigten zu tragenden Anteil an den Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, jeweils nach Beitragsgruppen getrennt,
• die für die Erstattung von Meldungen erforderlichen Daten, soweit sie in den vorstehend geforderten Aufzeichnungen nicht enthalten sind,
• bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung im Ausland,
• das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen.

In Fällen, in denen Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen bestehen, sind diese durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden.

[1] § 8 Abs. 1 BVV.

1.3 Mindestlohn

1.3.1 Aufzeichnungs-/Dokumentationspflicht

In § 17 Abs. 1 MiLoG sind erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Diese gelten neben den bereits bisher tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften des Arbeitgebers auch für die Sozialversicherung, soweit die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss.

1.3.2 Verschärfte Aufzeichnungspflichten

Verschärfte Aufzeichnungspflichten gelten für 2 Fallgruppen:

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