Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG und die Pauschalierungsmöglichkeit nach § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 EStG bestehen auch, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein von diesem erworbenes Deutschland-Ticket erstattet, ohne dass er eine entsprechende Rahmenvereinbarung mit einem Verkehrsbetrieb abgeschlossen hat.
Nachweispflichten: Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den vom Arbeitnehmer selbst erworbenen Fahrtberechtigungen, hat er als Nachweis der zweckentsprechenden Verwendung die vom Arbeitnehmer erworbenen und genutzten Fahrausweise oder entsprechende Belege (z.B. Rechnungen über den Erwerb eines Deutschland-Tickets oder eine Bestätigung des Verkehrsträgers über den Bezug eines Deutschland-Tickets) zum Lohnkonto aufzubewahren[6].
Beraterhinweis Z.B. würde hier sicherlich eine Bestätigung seitens der Deutschen Bahn im Excel-Format mit den Namen der Mitarbeiter ausreichend sein. In dieser Tabelle sollten alle erforderlichen Informationen – ähnlich einer Rechnung oder eines Fahrausweises – enthalten sein.
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