Mandanten durch den digitalen Wandel begleiten (Interview)

Zusammenfassung

Die Kanzlei Meschede & Wehmeier gilt als einer der digitalen Vorreiter der Steuerberaterbranche. Im Interview erläutert Steuerberater und Kanzlei-Partner Tobias Meschede, wie sich die Kanzlei der Herausforderung "Digitalisierung" stellt und dadurch völlig neue Geschäftsfelder erschließen konnte.

Alles spricht von der digitalen Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater. Was ist Wunsch und was Status Quo in der Branche?

Die Steuerberater-Branche ist unter Druck. Die meisten Steuerkanzleien erwirtschaften den Großteil ihres Umsatzes mit der Finanzbuchhaltung. Das ist ein Problem, denn genau in diesem Bereich wird stark automatisiert. Hier muss man aktiv werden, darf nicht einfach nur zusehen. Der Change-Management-Prozess, der längst angestoßen sein müsste, ist in den meisten Kanzleien aber nicht vorhanden. Mitunter wird er auch offen abgelehnt – beispielsweise aus Altersgründen.

Wie könnte ein solcher Change-Management-Prozess aussehen?

Es ist wichtig, dass die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant digitalisiert und automatisiert wird. Es gibt beispielsweise viele technische Lösungen am Markt, um das Deklarationsgeschäft einer Kanzlei – also im Wesentlichen die Buchführung – zu automatisieren. Wer als Steuerberater zukünftig in diesem Bereich noch wettbewerbsfähig sein möchte, muss die Digitalisierung mit seinen Mandanten voranbringen, denn auch der Preisdruck wird durch die Automatisierung zunehmen. Viele Unternehmen nutzen bereits eigene digitale Lösungen, die ihnen eine günstige Finanzbuchhaltung ermöglichen – weit günstiger, als wenn sie auf klassischem Weg mit einem Steuerberater zusammenarbeiten würden, der nicht digital mit ihnen vernetzt ist.

Was bedeutet das für die Steuerberater?

Ich gehe davon aus, dass die Finanzbuchhaltung für den Steuerberater in Zukunft vornehmlich noch ein Kundenbindungsinstrument sein wird. Viel wichtiger wird es sein, seinen Mandanten beratend zur Seite zu stehen. Und das nicht nur in steuerrechtlichen Fragen, sondern in allen Fragen der Digitalisierung und der Prozesse des Mandanten. Beispielsweise gibt es in unserer Zielgruppe, Kleinunternehmen und Mittelstand bis 200 Mitarbeiter, viele Unternehmer die ganz klein angefangen haben und plötzlich mehr als 100 Mitarbeiter führen sollen. Hinzu kommt die Herausforderung der Digitalisierung. Hier gibt es einen großen Beratungsbedarf, den eine Steuerkanzlei mit Digital-Know-how sehr gut abdecken kann. Eine moderne Kanzlei sollte die Mandanten mit Herausforderungen der Unternehmensführung nicht allein lassen.

Aber wie schafft das eine Steuerkanzlei?

Eine technische Anbindung der Mandanten ist nötig, um betriebswirtschaftlich, steuerlich, rechtlich und auch organisatorisch beraten zu können. Das wird für Kanzleien immer wichtiger. Damit aktuelle Unternehmenszahlen permanent vorliegen, muss der Steuerberater technisch die Möglichkeit haben, jederzeit Einblick in die aktuellen Zahlen des Mandanten zu erhalten. Diese Informationen sollten nicht per Telefon eingeholt werden müssen, sondern dies muss per Mausklick möglich sein. Um optimal beraten zu können, ist eine enge Verbindung zum Mandanten nötig. Künstliche Intelligenz, Big Data und Automatisierung – solche Themen sind für alle Unternehmen hochrelevant, sie finden täglich statt weil sich viele Unternehmen in einer digitalen Transformation befinden. Für diese Unternehmen spielt nicht nur der Datenaustausch mit dem Steuerberater eine Rolle. Es geht auch um die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Banken. Hier können Steuerberater ansetzen und die Mandanten unterstützen. Dazu müssen sie in die digitalen Prozesse der Kunden eintauchen. Da ein Unternehmen normalerweise aber nicht damit rechnet, dass eine Steuerkanzlei diese Beratungsthemen abdeckt, sind die digitalen Kompetenzen auch zu vermarkten – das ist eine weitere, neue Aufgabe für die Steuerkanzlei der Zukunft. Dafür ist es nötig, die bisherige Komfortzone zu verlassen.

Aber längst nicht alles ist Zukunftsmusik. Ihre Kanzlei ist in Sachen Digitalisierung schon weit fortgeschritten …

Das ist richtig. Etwa 10 - 15 % der Kanzleien denken und handeln in dieser Richtung. So auch wir. Seit 2016 treiben wir intern die Digitalisierung voran und befinden uns in einem intensiven Veränderungsprozess. Wir arbeiten papierarm, verfügen über ein digitales Dokumenten- sowie Qualitätsmanagementsystem und nutzen unsere Kanzleisoftware als Software-as-a-Service. Das bedeutet, dass alle unsere Mitarbeiter mit ihren Firmen-Laptops von jedem Ort der Welt über eine sichere Verbindung darauf zugreifen können. Das verbessert unsere Prozesse. Arbeit kann sowohl zeitlich als auch räumlich flexibler erledigt werden, was gleichzeitig den Bedürfnissen unserer Mitarbeiter entspricht. Um glaubwürdig beraten zu können, muss man Digitalisierung vorleben. Daher war es für uns wichtig, dass wir uns zunächst mit den digitalen Abläufen in unserer Kanzlei befasst haben. Diese Erfahrungen fließen heute auch in unsere Beratungen ein.

Wie hat sic...