Mitlaufende Kalkulation / 3 Wie geht man bei der mitlaufenden Kalkulation vor?

Die Vorgehensweise bei der Umsetzung der mitlaufenden Kalkulation ist relativ einfach (vgl. auch Abb. 1): Ausgangsbasis für die mitlaufende Kalkulation ist immer die einem Auftrag oder Projekt zu Grunde liegende Angebotskalkulation. Dabei bricht man die Summen der geplanten Umsätze, Kosten und Investitionen, analog der klassischen operativen Unternehmensplanung, möglichst auf Monate bzw. Arbeitspakete oder Meilensteine herunter. Nach Ablauf eines Monats oder bei Erreichen eines Meilensteins werden der Angebotskalkulation die jeweiligen Istdaten gegenübergestellt. Wichtig ist, dass entweder die jeweils vorhergehende Version erhalten bleibt, damit etwaige Veränderungen nachvollzogen und analysiert werden können. Meist ist es aber günstiger, wenn die Planwerte erhalten bleiben und die Istwerte parallel zum entsprechenden Termin aufgezeichnet werden. So kann man beide Datenreihen direkt gegenüberstellen, miteinander vergleichen und Abweichungen identifizieren. Überschreiten die Abweichungen eine bestimmte, im Vorfeld festgelegte, Größenordnung, sollten geeignete Maßnahmen zu deren Verringerung eingeleitet werden.

Am Ende eines Auftrags ist es sinnvoll, Abweichungen, deren Ursachen sowie eingeleitete Maßnahmen und Erfolge zu dokumentieren. Die Dokumentationen liefern wertvolle Hinweise und helfen den weiteren Projekten, die Planungen noch präziser zu erstellen.

Beispiel einer mitlaufenden Kalkulation

Es empfiehlt sich, bei einem Herunterbrechen der Planung auf Monate oder Arbeitspakete zunächst sowohl die Spalten "Plan" als auch "Ist" mit Planzahlen zu füllen. Erst nach Ablauf einer Periode bzw. bei Erreichen des Meilensteins sollten die Planwerte durch Istzahlen überschrieben werden. Auf diese Weise liegt bereits zu Beginn der Planung ein guter Prognosewert für das gesamte Projekt vor.

Praxis-Tipp

Wirtschaftlichkeitsprinzip beachten

Zwar sollten Sie immer versuchen, auch die Werte bei der mitlaufenden Kalkulation möglichst präzise zu ermitteln. Es kann jedoch vorkommen, dass zu den von Ihnen angesetzten Terminen die Rechnungen von Lieferanten fehlen oder Behörden noch keinen abschließenden Bescheid ausgestellt haben. Hier genügt es in den meisten Fällen, wenn Sie zunächst auf Schätzungen zurückgreifen, z. B. auf die Daten aus den Angeboten Ihrer Lieferanten oder Angaben aus den Preislisten einer Behörde. Sobald die Abrechnungen vorliegen, können Sie die abschließende Version erstellen. Meist sind die Differenzen so gering, dass sich keine größeren Abweichungen mehr ergeben.